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几种不同的形式
电子邮件因接收双方的关系和信件内容等的不同而分为多种形式，依照写作要求，电子邮件大体上可以分为以下三种形式：
1. 公函、申请类邮件
商务邮件和政府官员之间的邮件属于公函类，人们写作这类邮件时要相当严谨，需要使用严格正规的电子书信格式。此外，在写作公函邮件时，稍有不慎就可能会酿成极大的错误，因此要切记用词得当，尽量使用书面语。
大多数人一般在申请留学或申请工作时使用的邮件就是申请类邮件。写作这种邮件时要使用正规书信格式。这类邮件一般由称呼Salutation、信的正文Body of Letter、结束语Complimentary Close和写信者的姓名Name等构成。
2. 一般邮件
一般类邮件因具体情况不同，在书写格式上介于严谨和随意之间。例如，公司下达的通告、领导下发的通知、会议进程记录和下级向上级递上的汇报、建议、辞呈等需要用词严谨，态度规范严肃。而同事之间由于处于平级关系，所以在写邮件时可以相对随意一些，能够表达清楚，把问题解决就可以了。
3. 生活类邮件
生活类邮件在范围上相对更广一些，书写格式或以叙述为主，或以议论为主，篇幅也长短不一。这类邮件多用于同事、朋友和亲人之间。因此，内容较为随意，在称呼上多用“Hi”甚至干脆省略。总体上讲，生活类邮件偏向于口语化，并且相对于其他邮件也更加贴近生活。
格式
同中文电子邮件一样，英文电子邮件也有其特定的格式和组成部分。通常情况下，英语电子邮件包括信头、日期、封内地址、称呼、正文、结尾敬语和签名七部分，但根据实际需要，有时也会增加信函编号、经办人姓名、事由、附件、抄送和附言等部分。
1. Letterhead（信头）
写信人的地址和姓名。其中包括写信人的公司名称、街道名称、城市名称、国家名称、电话号码（区号）、E-mail地址、传真、邮政编码、公司负责人姓名和头衔等。这些信息都位于“信纸”的最上面。值得注意的是，英文地址与中文不同，要按照从小到大的顺序填写。例如：
XYZ Trading Co.
101 John Palace
Washington
MF28 PQB
Tel: 02456 678032 Fax: 02456 549034
2. Reference Number（信函编号）
用来存档和查阅往来书信，通常位于日期上方或与日期齐平靠左。信息包括写信人的姓名缩写和秘书的姓名缩写，其中写信人的姓名缩写用大写字母而秘书的姓名缩写用大小写均可。例如：
Our Ref. NT/JS
Your Ref. BH/ZCX
3. Date（日期）
包括日、月、年且年份必须全部写出；月份最好用英文全称；日、年必须用数字。日期位于信头下方3到4行处，在“信纸”的最左边或者最右边。例如：
7th April, 2009 或7 April, 2009（英式）
April 7th, 2009或April 7, 2009（美式）
4. Inside Name and Address（信内地址和姓名）
这里指的是收信人的地址和姓名，包括收信人的姓名、头衔、单位名称、街道和门牌号、城市名称、国家名称、邮政编码。信内地址和姓名位于“信纸”左上角且低于日期。例如：
Mr. David Herbert
Manager
Newton Co.
35 Unit Avenue
New York 0989
England
5. Attention Line（经办人）
信函即便是写给某个公司或机构的，也经常由某个特定成员受理，因此写上经办人姓名有助于加快信函受理的进度。经办人姓名写在封内地址后称呼前通常加线。例如：
Attention—— Mr. Jack, Sales Manager
6. Subject（事由）
一般要全部大写或者加下划线,位于称谓的上方或下方，也可以与称谓并排。主题可以直接写标题，也可以用几个词开头。例如：
Reference, Subject, Re:.
7. Salutation（称谓）
人名前所加的称呼和头衔。位于信内地址之下隔一行处。称呼可以分为三种：
（1）不知道收信人姓名：Dear Sir/Madam，如果要给某个公司写信，要用Dear Sirs.
（2）知道收信人姓名：Dear Mr./Mrs./Ms./Miss Smith.
（3）熟悉的人，如亲人、密友：My Dear Brother或Dear Lucy
8. Body（内容）
内容包括开头语、正文和结尾。
9. Complementary Close（结束语，落款）
是内容结束后的客气话语，位于内容下面空一行处。例如：
Yours sincerely
10. Signature（签名）
内容一般有公司名称、写信人的手写签名和打印签名、写信人的头衔。例如：
Trading Co.
David Smith（打印名）
David Smith（手写名）
Manager
11. Enclosure（附件）
要在信中说明的随信附寄的东西。例如：
Enclosure:..
En...
12. Carbon copy/C.C（抄送）
用于函件抄送给其他单位。例如：
C.C: The Bank of China
Copies to: Managers
13. Postscript（附言）
如果没有必要，通常不建议使用附言。附言可缩写为P.S.处于附件下方或信的最后一行。
写完电子邮件后一定要检查自己是否写完整了，遗漏某一部分很可能让收信人得到模棱两可的信息从而事倍功半。