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听一位做中学教师的朋友向我哭诉，她为了做学生管理的表格汇总，和几个姐妹们忙到深夜。什么衣服型号一张表、缓考申请一张表、请假信息一张表……，各种合并单元格采用人工数数，数了一遍又一遍，生怕出错。她们当时心里就想，明明是重复的信息，为什么还会用那么长时间，现在才几百个学生的信息就弄成这样，以后还不得做到吐血？
她还告诉我，学校管理工作非常看重数据管理，无论是学生基本信息、学生成绩管理、请假信息，还是考试管理、教学设施管理、教材采购，都离不开数据。多数情况下，这些报表都是依靠手工录入、制作完成的，数据庞大、表格数据繁多，数来数去有几十张报表。
除了埋头做表，也要不停地思考，怎么做才能使处理复杂数据的工作变得简单。我们的文件夹之所以总是满满的，存放着各种各样的报表，一项工作牵扯到了几十张Excel表，里面的数据大量重复，却没有一份是完整的。关键是心里根本没有基础表的概念，自己总是边汇总边调整，然后合并单元格。
相反，坚持一项工作一张基础表，做到“手中无表，心中有表”，一张表格走天下，随时“变”出N张分类汇总表。做好基础表，即便与很多数据打交道，也可以做到“我的Excel文件比你少”。