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21世纪是电子商务时代，无纸化办公已成了大势所趋，很多人每天都要通过邮件与人打交道。虽然说使用邮件十分方便，但也带来了一个问题，那就是“该如何整理这些数量庞大的邮件呢”？
Gartner研究公司发表的一项报告显示，美国工人每天上班时间平均要花费49分钟来处理大堆的电子邮件，而其中24%的人每天用于处理电子邮件的时间超过了一个小时。
Gartner公司高级分析师卡普兰·格雷认为，虽然员工大量使用电子邮件有助于工作并能增进交流，但如沉溺其中则会起到相反的效果。“事实上，电子邮件已充斥于员工的信箱并填满了服务器空间，如此巨大的信息量已造成生产力的下降，”格雷说，“在经济增长放慢、企业急于削减成本和提高生产力的情况下，去掉不需要的电子邮件将能起到立杆见影的效果。”
对于企业的管理人员来说，职位越高，需要处理的邮件就会越多。假如你一天收到几十封邮件，你没有时间立即回复每封邮件，几个月后，你的收件箱中将会塞满上千封邮件。可以说，邮件的整理已经成为现代商务人士的一大烦恼了。所以，我们必须运用整理术迅速对其进行整理：
1.将检查邮件的时间间隔变成15～30分钟，不要来一封就停下工作处理一封，每小时特定时间处理一次就可以。
2.创建三个文件夹：“待处理”“感兴趣”“工作备忘”。每次检查完邮件后就把相关邮件放入这三个文件夹中。等有时间的时候，只要看这几个文件夹，完成相应的工作，就不会让你迷失在一大堆邮件里了。
3.清空你的收件箱。把所有的邮件都堆在收件箱里并不是一个好习惯。每天下班前，整理收件箱，该移的移，该存的存，该删的删，迎接焕然一新的一天。
4.不要舍不得删邮件。有一些垃圾邮件，如“把这个在一小时内转发给10个人，你将交好运；否则就会受到诅咒”之类的邮件，需马上删除。
5.使用“智能文件夹”。很多邮件管理程序都支持按照搜索条件来创建智能文件夹，善用这个功能可以提高处理邮件的效率。
《福布斯》杂志的创始人——马尔科姆·福布斯曾经说：“一封好的商务邮件，可以让你得到一次面试的机会，帮你摆脱困境，或者为你带来财富。”也就是说，写好邮件在一定程度上能够给职场人士带来很大的经济利益。
但如何才能写一封得体的电子邮件呢？这恐怕不是件简单的事儿。
（1）直奔主题
你要明白你写的是邮件而非小说，所以你需要抛开那些无聊空洞的长篇大论，直奔主题。如果你想写封邮件安慰某个心灵受伤的朋友，开头先把你的建议亮出来，然后再用你的亲身经历来辅助说明。
（2）将内容编号
若是关于向人提问题的邮件，最好将问题一条条列举出来，以便于他人对每个问题作答，尤其当某些人更倾向于对问题只回答“是”和“否”的时候。
（3）一次邮件交代完整信息
最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。
（4）尽可能避免拼写错误和错别字
许多人都很讨厌错别字。当他们发现错别字时就会停止阅读。所以，在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。
收到他人的重要邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的，因为这是对他人的尊重。如果对收到的邮件置之不理，继续忙手头的工作，一方面会因为惦记应给对方回复而不能安心工作；另一方面会在客户心中留下不好的印象。有些客户会根据对方回复邮件的快慢来判断这个公司的工作精神，以及对方项目负责人处理工作的方法是否科学。
如果谈论的事情太过重大，无法给对方以明确的回答，你也应该及时回复说“邮件已收到，我们正在商量解决办法，一旦有结果就会及时回复”等，千万不要让对方苦苦等待。
如果让对方等得太久，对方说不定会再发一封邮件过来，或是打电话过来询问，这样会让好不容易建立起来的信赖关系受到损害，对双方都是一种损失。
如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
下面是一些回复邮件的技巧：
（1）回复不得少于10个字
对方给你发来一大段邮件，你却只回复“收到”“对”“谢谢”等字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。
（2）不能给予对方模棱两可的答复
切记，邮件千万不能给予对方模棱两可的答复，如确实有难言之隐，不妨电话沟通，以免造成不必要的误会。
（3）不要就同一问题多次回复讨论
如果双方就一件事情互发邮件超过三次，就表明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。
（4）主动控制邮件的来往
为避免无意义的回复，浪费时间，可在文末指定需不需要回复。如“全部办妥，无须回复”“尽快回复”等。
总之，尽快回复邮件不仅可以提高工作效率，更有助于建立起商业伙伴之间的信赖关系。