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◆ 如果我们单纯地为了及时回复邮件而不断刷新邮箱的话，每一封新的邮件都会打断一次手头上正在处理的工作，我们的工作时间都会被邮件所吞噬掉。
◆ 处理邮件只是我们每天工作职责的一部分，不是全部。所以我们要占据主动，控制邮件，让自己来决定什么时候处理它，用什么样的方式处理它，既科学又高效，同时又不会影响寄件人对我们的期望。
◆ 我们一天只收两次，最多收三次邮件，那么我们就可以安心地关掉那该死的“收件自动弹出提示”窗口，专心执行自己的工作计划了。
许多港资企业、美资企业还有大公司内部，特别是有许多分厂的公司，都习惯用邮件彼此沟通。每天我们都有不轻的工作量，如果还要时不时上线看看有没有待处理的邮件，遇到一些需要处理的又马上去回复，这样一来，我们的时间就被打成了无数的碎片，工作效率自然也提升不了。干脆到了晚上再一次性回复邮件呢？这样显然也不行，大家有可能觉得你能力不行，办事效率有问题，对你个人也会有看法。那怎样才能既不影响我们的工作，又不影响我们的形象呢？
如果我们单纯地为了及时回复邮件而不断刷新邮箱的话，每一封新的邮件都会打断一次手头上正在处理的工作，我们的工作时间都会被邮件所吞噬掉。
难道每一封邮件里面都写着“请下一秒立刻回复我”吗？肯定不会！
我们工作的本质是什么？是履行岗位职责，高质量高效率地完成任务。
你在什么状态下能更好地履行职责？当然是饱含热情，有一切尽在掌握的感觉时。
那么，如果你只是被动地让邮件拖着走，任自己的思路和行动不断被打断，如救火队员一般忙东忙西，又怎么会有一切尽在掌握的感觉呢？
邮件内容往往是让我们尽快回答或者做一件事，极少人会期待下一秒就得到回应。处理邮件只是我们每天工作职责的一部分，不是全部。所以我们要占据主动，控制邮件，让自己来决定什么时候处理它，用什么样的方式处理它，既科学又高效，同时又不会影响寄件人对我们的期望。
如果你确定邮箱里每天躺着的20-30封邮件都不会有什么紧急的情况发生，那么恭喜你，你只需要淡定地早晚各收一次邮件即可。
早上来到公司8：00-9：00之间把前一天的邮件先打开处理掉，把一些需要去做的工作也迅速列入你的工作计划范围内。
晚上快下班的5：00-6：00把今天的邮件做一个了结，尽量做到今日事今日毕。只留下极少量的待办事宜明天去办。
当然，像我以前所在的企业昌利行手套公司，有500多位办公室职员，我们主要是通过邮件内部沟通，以及与香港办公同事，与70多家分厂之间沟通。很多职位的工作，例如：跟单员、物料员、排单员、QA、发货员、收货员等等都可能面临邮箱里面每天会出现100封左右的待处理邮件；并且时而会有紧急的事情等你回复，如果你一直等到很晚才回复，可能就会迎来投诉，或者别人以为你没收到邮件而反复发送相同内容给你；另外还可能有一些耐性不好的人以为你不尊重他，看不起他，所以才回复慢，以后对你也爱理不理的，无形之中影响了同事之间的关系。怎么办？在下午上班的时候增加一次收邮件的时间段，可以安排在13：00-14：00之间。也就是我们每隔3小时左右集中处理一次邮件，这样就不会错过那些比较紧急的事情。
可能有人会说那万一还是错过了非常紧急的邮件怎么办？我觉得如果真的有十万火急的事情，对方应该打电话通知你，而不是通过发邮件这种方式。既然是发邮件，延时三小时处理也不会有太大的问题，你想想看平常即使你知道也被你延时三小时才做的事情难道少吗？在这三小时内你没及时出现，天不会塌的。
好吧，我们一天只收两次，最多收三次邮件，那么我们就可以安心地关掉那该死的“收件自动弹出提示”窗口，专心执行自己的工作计划了。在清理邮件的时候，我们可以分三个文件夹，垃圾邮件区、已完成邮件、未完成邮件，把那些邮件读完后分类处理即可。