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在与人沟通时，我们常常会发现这样的情况：有些时候，自己本没有说过激怒对方的话，但对方却莫名其妙地发火，令沟通变得困难或者出现一些问题，比如与同事之间的意见分歧进一步加大。其实，这往往源于一个原因，即沟通的时机不对。
早晨刚上班时，秘书部一位新入职的秘书便找到了赵刚，说她最近负责与公司市场部经理进行一项重要事务的求证，但自己打过三次电话，对方每一次都显得非常暴躁，电话一通就很急躁地说他很忙，有时间会找她，随后便挂了电话，这明显是敷衍，因为他甚至都没有问一下这位秘书的联系方式。这样一来，工作受阻，再打电话自己心里又发怵，到底要怎么办？
赵刚的指导方法只有一条，让这位新秘书去找对方的秘书：公司有不成文的规定，经理级别的管理人员，其行程是由秘书协调的，找到对方的秘书，查询一下这位经理的行程排期，挑选他相对空闲的时间，自然不会让对方讨厌。
结果，下班以前，新秘书高兴地找到赵刚道谢：“那位经理果然态度不同了，今天他竟然很有耐心地和我针对相关工作进行了一番沟通，问题顺利地解决了。”
也许你自己同样深有体会：心情好时，感觉世界一切都是美好的。其实他人也有同样的心理。那么，倘若我们可以在别人心情好时与他们沟通，或者努力去解决难以沟通的问题，许多问题便简单多了。
生活中类似的例子有很多：一位员工想要请公司加薪，那么选择什么时候去谈这个问题非常关键——若老板现在正在气头上，那么，别说加薪，甚至还有被大骂一通的可能性。只有当老板心情好时，向他提出这一要求，员工的加薪才可能会实现。这便是心理学中的“好心情原理”：心情决定事件结果，而选择对方心情较好的时段，避开对方心情不佳的时段，才是沟通能否顺利进行的关键。
美国知名婚姻咨询专家约翰·葛雷博士曾在自己的书中提到一个有趣的时间——“洞穴时间”。这一时间是指，有些男性需要在生活中找到独处时间，若是以夫妻相处而言，做丈夫最明显的“洞穴时间”是下班进家门后的两个小时，待他从报纸堆或者电视新闻中抽身而出，丈夫的角色才算是真正地回到了家，从此刻开始，他才开始注意到家人的举止和言谈。
工作时间中，多数人也有其“洞穴时间”。
每天工作时间中的第一个小时
一般来说，早上刚上班的一个小时里，多数人都不喜欢被人打扰，通常在这一时间段内，很多人都要规划一下当天的工作，也有人要浏览一下当天的报纸，了解一下时事新闻。所以，这一时间里，很多人是不希望被人打扰的。若此时秘书前去沟通，碰钉子的可能性会非常大。
快下班前的一个小时
临近下班前的一小时，很多人也不希望被人打扰，此时，多数人希望自己可以调整一下情绪，或者考虑一下下班后的安排。大家会自觉地在心理上放松，而这种放松就意味着，不再愿意考虑工作上的事情。因此，秘书人员也需要避开这样的时间段。
值得注意的是，多数人是不喜欢刚进办公室或者刚回到家就被人打扰的，而一旦进入洞穴时间，人与人之间的表现是不同的：他可能在做工作，也可能干脆只是在发呆。他们看似有空，但事实上，这一时间段内，即使他们有空，也不愿意与人沟通。
秘书叶明曾经听上司说过这样一句话：我早上十点、下午四点时，工作不多、心情不错，是我最喜欢与别人交流的时段。叶明对比了不少客户企业的老板后发现，这两个时间点的确是很多管理人员的有效沟通频段。
当然，不同的人会有不同的沟通频段，秘书人员要在难得的沟通过程中，摸索出沟通对象的沟通时机。在合适的时间，讲合适的话，沟通才会事半功倍。比如，当你需要与某位同事或客户正式通话以前，不如先发一条短信或者先在QQ一类的即时通讯软件上打个招呼，看对方是不是有时间、有心情。否则，一个电话打过去，对方没有时间，而话题又是对方当下不想谈的，那沟通只会出现更多的障碍。
日本知名职业顾问桑原晃弥认为，不管是以何种目的为结果的沟通，一旦错过了时机，就会变得毫无意义，甚至会形成反效果。所以，传达心意，最重要的是不可弄错时机。桑原先生提出了三个共同的原则：
祝福要“当场传达”
当他人达成了某种成果时，秘书最好当场坦率地加以称赞。若你想“现在太忙了，以后再恭喜他吧”，把本应及时出现的赞美延后，很容易会被误解。错过恰当时机的恭喜，不仅无法传达你的心意，还会引发更大的误会。
道歉要在“事发当天”
这一点在“上下沟通”中尤其重要，若你与上司的沟通出现了问题，即使你认为自己没有错，但在下班回家以前，告诉对方一句：“今天给您添麻烦了。”第二天，你们的关系就会大不相同。但是，如果你闹脾气，将这件事情放任不管，你与上司的关系便很难及时走向和谐状态。
完事要“比承诺还早”
有些工作的确是需要花费时间去做的，但是，如果比承诺期更早地完成，会提高他人对你的信赖。哪怕是在下班马上要离开办公室时，听到对方的电话留言或是收到传真时，回复一句“我知道了，详细情况我们明天谈”，让对方尽早地得到回复，也会大大地提升你们的沟通效率。
所以说，沟通需要选对时间，我们都不想做一个自讨没趣的人，就必须要更懂得找准了时间再与对方沟通。当然，每一个人的习惯不同，其所谓的“洞穴时间”、正确沟通频率都会存在差异。如果不小心碰到了正处于不愿意在当下进行沟通的人时，不妨先问一声：“现在方便谈一谈吗？”使对方有选择或者调整的机会，将会大大增加你在对方心目中的印象分。