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交流过程中很容易出现这样的情况：当我们与他人发生争执时，我们无谓的解释与反驳极有可能会使对方停止陈述，但这并不意味着对方已经接受了我们的观点，他们很可能只是表面屈服，或是因言辞不力而被迫停止激烈的论述，抑或仅仅是不屑于再与持不同观点的你进行讨论，而对某事开始保持暂时的缄默——这种时候，对方内心极有可能被对立的情绪所充斥，我们因此而难以获得对方发出的真实信号与信息。但相反的是，若我们保持安静，则可以令对方心情放松，并充分地发表真实的看法与意见，在心理学上这被称为“缄默效应”。
安洁受总经理委托，向市场部当面宣读一份客户针对当下合作项目的意见书。
在听完安洁的宣读后，市场部主管李司告诉她：“客户提出的要求对我们团队有些困难，我们需要更多的人、更多的资金来帮助我们。”此时，安洁说：“我知道，但是这正是体现我们公司‘团结一致、积极进取’精神的关键点，每一个人都多花一些时间，大家都学会节约，那么，我们一定能够完成！”
“这不是节约不节约的事，也不是加班就能完成的工作，这项工作最困难的地方在于，它需要多个部门的联合与沟通……”
安洁打断了他的话：“总经理在事前就告诉我，希望我告知你们：‘有困难就解决困难，没有困难就要全力以赴。’加油！别让总经理对你们失望！”
李司一听安洁的话，整个会议再也没有发言，但在后续的工作过程中，他将所有困难都写入了意见书中，直接递交给了总经理。这让总经理大为光火，他将安洁叫来：“你怎么做工作的？我早就告诉过你，团队有困难及时反馈，你回来说大家热情高涨，现在市场部说当下情况不可能完成，你要我怎么和客户解释？”
安洁委屈极了：像李司这样的主管公司多了去了！他们就如同一个坏掉的唱片机一样，总是重复叫苦，一点底气与信心都没有！当时怎么不早说自己真的完不成？
而李司同样对安洁不满：身为一个秘书，根本不愿意听别人说了什么，这样的秘书如何做好沟通工作？
安洁与李司之间的对话不是一个有效的对话，安洁或许口才不错，但可惜的是，她忽视了沟通是双方的事。真正的有效沟通意味着观点的碰撞和彼此的受益启发,意味着你或对方在沟通中获得了意见、建议和真知灼见,意味着在沟通中情感或心灵受到了抚慰和滋润。回顾他们之间的对话，连其中一条都不占据，李司在安洁面前的沉默，也恰恰是因为再费口舌也是无益的——因为安洁根本不愿意专注于当下的沟通，她想要的只是在回上司的话时，能够给出漂亮的回答。
“缄默效应”的存在证实了这样的现实：与人交流时，若我们可以保持安静，不插话、不反驳，只是静静地倾听，待对方说完以后，再进行解说与论述，便有可能获得更多的准确信息，而无需自行猜测或是妄断对方的想法。这样的做法也避免了我们因为采用语言或者某种强迫的手段让对方中止表述，给对方留下反感的印象。
理想的交流，应该是可以传达出“我们相互理解”的意思，而且，双方都可以总结、回顾对方所说过的内容。但遗憾的是，很多秘书在沟通过程中，往往会犯下这样的错误：
明明是要听对方说话，却总是把话题拉到自己身上
有些人经常听到一半就说：“对啊，我也有相同的经验，那时候……”如此一来便只是老调重弹地讲述自己的过往，而没办法营造出人与人之间互相了解的氛围。
感觉要认真与对方沟通，所以表情僵硬、全身紧绷
好的沟通应该双方都如同在听音乐一般，放松彼此的心情，将自己交给对方，这才是沟通的真诚态度，而这种专注应立足于抱着感同身受的态度，思考与接纳对方的话语，就如同张开全身的毛孔一样，想要与对方达到心灵相通。
在这种基础上，我们应该更恰当地去规避“缄默效应”。
不论何时，避免“缄默效应”都非常重要，但在以下几种情形中，理解他人、接受他人能够更好地实现交流的价值。
你不确定对方的心情如何、对方到底在想什么：此时，你必须要闭上嘴巴，打开耳朵，才能够得到理解对方所必需的信息。
对方感觉自己不被理解：一个人感觉不被理解时，轻则感觉沮丧，严重时甚至会有愤怒与厌恶情绪。如果你花费一些精力与时间去与对方专注沟通，对方就很容易感受到你的诚意，进而使两人关系向着好的方向发展。
你想要表达善意：当你专注于这种沟通时，你传达出的信息是，我对你感兴趣，我也表现了自己的好感与尊重，当你传达出了信任与善意时，对方也会以此回馈你。
对方情绪不佳：情绪不佳的人通常很难沟通，也不容易共事。专注与对方沟通，不仅可以帮助对方摆脱坏情绪，还有可能将其从“麻烦人物”变成“伙伴”。
你需要双赢策略：在一件事情的处理过程中，如果你要找到一个对双方都有利的解决办法，你就需要彻底地了解对方的需求，最好的办法就是在倾听的基础上获得自己想要的信息。
有时候，你虽然知道自己在认真地与对方沟通，但对方很可能并没有意识到，也就是说，在这种情况下，你并没有表现出专注的样子。
你可以设想，如果他人在听你讲话的时候，不仅嘴唇紧闭，甚至连眼睛都是看向别处的，你能认为对方是在认真地与你沟通吗？如果你在沟通的过程中做到以下几点，对方便大致可以判断你是在认真地倾听他的话。
眼睛盯着谈话对象并且眼中有神采；
手上没有小动作，手上的动作随着谈话的进程发生反应，而不是僵硬地保持一个姿势；
及时附和说话者的观点，在关键地方点头表示同意。
如果他不提出让你发表看法，一般不要插话中断对方的思路，当然在一些细节问题上可以重复对方的语句，以表示重视。
卡耐基在专注沟通上有自己独特的理论：“不管在何种场合下，受人欢迎的捷径都在于多倾听、少说话。如果别人有满腹的话想要向你倾诉，他怎么会有兴趣听你发表高论？如果你想要做一个具有魅力、受大家欢迎的人，你应该常说：‘真精彩！还有呢？再告诉我一些吧！’”
由此可见，仅听到对方所表达的感情是不够的，你还需要在沟通的过程中，对对方所表达的情感做出适当的反应，这样才能够使说话者知道，他所要表达的内容你都明白了。有时候，说话者所要表达的感情远比他们所表达的内容重要。当有人说“我简直想把这台该死的电脑扔到垃圾箱”时，对这句话本身的内容做出任何反应都是欠妥当的，而对这句话所表达的情感做出反应才是最重要的。在这种情况下说“你肯定很灰心或肯定累坏了”才是较适合的回答。
如果你想使对方进一步敞开胸襟，多给予同情、理解和共鸣是十分必要的。对对方的话题表现出有兴趣、关心与赞同的态度，使对方产生一种被认同的强烈感受，在这种情况下，出现“缄默效应”的概率会大大下降。
在某件事情的阐述过程中，当对方的叙述开始陷入混乱时，往往意味着对方太过于在意这件事情，为了让对方能够更清楚地表达自己的内心思想和内心世界，你可以帮助他提示“台词”。
提示“台词”的最简单办法就是帮助他归纳，给出一个恰当的“开窗”，从而使双方保持较高的谈话兴致。比如，当对方喋喋不休地抱怨时，询问他：“这件事让你非常愤怒，对吗？”让对方知道，你是完全地理解他的感受，就算你不理解，你也在尝试着去设身处地地为他着想。
你可以经常这样表达：“你谈到的这点我也同意，虽然我并不完全这样认为，但我感觉你讲得很有道理。”这样便于彼此之间加强共同点，促进双方的理解与沟通。
越重要的沟通越需要专注和努力，因为你必须要足够认真地投入，才有可能获得自己想要的沟通效果。需要提醒的是，在沟通的过程中，应全力避免有可能引发“缄默效应”的情形，或是暗中盘算自己要说什么去辩解。你甚至不需要表示你是否同意，你只需要清空脑袋，专注于当下的沟通即可。