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超限效应:越简短越有力

美国著名作家马克·吐温曾经听一位牧师讲道,最初,他感觉牧师讲得非常好,并打算牧师讲完后便慷慨解囊;十分钟后,牧师还没有讲完,他开始不耐烦了,于是便决定只捐些零钱;又过了十分钟,牧师还在台上滔滔不绝,此时,他决定不再捐款。当牧师终于结束了演讲开始募捐时,过于生气的马克·吐温不仅分文未捐,甚至还从募捐盘里拿走了两元钱。

这种因为刺激过多、过强或者作用时间过久,而引发逆反心理的现象,就是心理学中所讲的“超限效应”。“超限效应”对秘书口才塑造有着积极的帮助。如果你不懂得简洁之道,而是过于滔滔不绝的话,那么,听者轻则心理会极不耐烦,重则甚至会被激起逆反心理,与你“对着干”。

秘书文乐平日工作勤奋,但一直得不到重用,原因就在于,他是一个说话常常不在点子上的人。一旦有什么事情让他向下传达,他往往会滔滔不绝,而这样的结果往往是大家都不爱听。这使得他虽然是个年轻的小伙子,但同事们都叫他“文大妈”。

每次轮到文乐传达信息时,他就好像害怕别人听不懂一样,一个简单的命令也要重复地解释好几次,而且解释的内容总是东一句西一句地抓不住重点。讲到最后,自己精疲力竭,别人也听得晕头转向。

同事们因此而打趣他:“不管什么时候,听文乐讲话,我可以放心大胆地睡一个小时,因为醒过来了以后,我照样能听懂他的讲话内容,因为他还在重复说我睡觉以前的内容呢!”

鉴于他的这个说话特点,每次开会,不管是部门会议还是公司员工发表意见时,经理都会安排他最后一个发言。由于害怕耽误大家的时间,有很多次,他的话还没有说到一半,经理便不耐烦了:“行了行了,别啰唆了,你直接说重点!”有几次,甚至干脆命令他不要再说了。

这样一来,文乐在同事们中间便成了笑料。

一个人的言语表达能力并不在于他能够将有限的内容扩展到多少,而在于他说的是什么。一些人之所以说话太多,是想要显示自己的才能:他们误将讲长话当成了有水平的表现,但事实上,说起话来唠叨不停的人往往不考虑听者的感受,不考虑自己所说的话别人是否需要,也经常不给他人说话的机会,从而招人讨厌。

人类语言学家拉克夫曾说过三个说话的原则:说话不要咄咄逼人;让别人也有说话的机会;让人觉得友善。而想要做到这三个原则,就必须要学会简洁地表达观点、传递内容。

意识到“超限效应”的严重性

儿时我们多半会有这样的体会:在家里或者学校里,当我们犯了错误以后,父母与老师总是一个劲儿地批评我们。开始时,我们还会感觉自己是真的不应该犯下这样的错误,并因此而感觉到内疚。可一旦这种教育变成了没完没了的数落时,我们往往会开始厌烦。

工作中也是一样:领导作报告时,开始时我们还会听得挺有兴趣,但是,当领导一再反复地强调那几个问题时,我们便会反感,而且对领导的印象分也开始降低,最后很可能会非常讨厌这个领导。那么推己及人,若你习惯滔滔不绝地讲话,你也应想象到,听者对你会形成怎样的印象。

明确想说什么、要对谁说

秘书在对话过程中,一定要记住你在与谁说话、在说些什么,哪怕你是在台上进行公众讲话,你也要很明确:你的听众是谁,你这一次的讲话目的是什么。

沟通的目的是让对方了解自己的意思,消除误会,或是说服对方,使对方可以接受自己的说法与做法。但在面对冲突时往往会出现焦点模糊的情况,沟通双方会将吵赢当成最重要的事情,反而忘记了自己原本的目的是什么。因此,在沟通以前,你可以告诉自己:“这场对话我需要达成什么样的目的?我想让他了解什么?”

在对话过程中,很可能会受多种因素影响而造成离题,此时,秘书也需要不断地提醒自己,聚焦于沟通目的。

减少他人倾听的负担

身为说话者,你可能非常清楚自己想要说什么、要花费多长时间去说,这种对自己说话内容以及说话顺序的整体把握,使我们在脑海中将它们总结了起来,形成了一个整体的印象,同时也令它们变得更加立体、更加明确。

但是,听话者对于我们总结起来的话语构成与内容却一点也不了解。听者只能按说话者的说话顺序去听,而说话者的每一句内容都是崭新的,这就意味着,听者只能从头听到尾,才能了解说者到底在讲什么。

所以,假设这一对话要花费大量时间,那么,为了能够使对方长时间地集中注意力,我们应该尽可能地减轻听话者的负担,而恰当地在开头之处透露一些信息,是非常有必要的。比如,“这一次的会议是关于上级领导有关××地区的治安治理问题”,“经理希望你能了解一下新运营计划的重点”。

限定自己的说话时间

职场上所有人都很忙,所以秘书在交流过程中应该本着“为双方节约时间”的目的去沟通。当你必须与某人沟通或者必须站在台上针对某一主题讲话时,务必先在台下计划好:这一话题需要多长时间?需要我怎样去说?在对话未开始以前,先在草稿纸上写清楚你的计划,同时预先估算一下完成对话需要的时间,在时间限定以后,完成主要的对话重点。此时,根据这一对话计划,概括出一个短时内容,比如“一分钟内容”。

“一分钟内容”存在的必要性在于,如果对方真的很忙的话,一开始就讲得巨细无遗只会让对方讨厌,而如果用“耽误您一分钟好吗”来开头,且只向对方说一分钟的精简版内容,对方会更愿意听听你所说的关键信息,而一旦听了你的关键信息,对方就会更清楚,自己是不是要细细地听你讲一下相关细节。

而且,就算对方真的只听了你的内容精简版,你没有将想说的话完全说完,那也是因为,对方认为自己已经了解了事情的严重性,光听一分钟精简版就已足够——这就要求秘书在短时内容上下大功夫,将内容做到概括而全面。

简洁的语言系统不是一蹴而就的,而是需要训练才能达到。因此,在每一次重要的对话、讲话以前,秘书不妨让自己先打打腹稿,想清楚:我要和他说哪些问题?哪个要先说?哪个要后说?哪些是需要我告诉他的,哪些是他已经知道的?我的谈话时间要控制在多长时间内?同时,运用“因为……所以”“不仅……而且”等连词,不仅可以让语言变得更有逻辑,更能表现出你出色的概括力。 j8cJ2w8yOqZEMR3yFqMQg/yIn+V4/Sd4s9zDFTT7jJzIvwvXeCivl3s16pIaqJ2G

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