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美国著名作家马克·吐温曾经听一位牧师讲道，最初，他感觉牧师讲得非常好，并打算牧师讲完后便慷慨解囊；十分钟后，牧师还没有讲完，他开始不耐烦了，于是便决定只捐些零钱；又过了十分钟，牧师还在台上滔滔不绝，此时，他决定不再捐款。当牧师终于结束了演讲开始募捐时，过于生气的马克·吐温不仅分文未捐，甚至还从募捐盘里拿走了两元钱。
这种因为刺激过多、过强或者作用时间过久，而引发逆反心理的现象，就是心理学中所讲的“超限效应”。“超限效应”对秘书口才塑造有着积极的帮助。如果你不懂得简洁之道，而是过于滔滔不绝的话，那么，听者轻则心理会极不耐烦，重则甚至会被激起逆反心理，与你“对着干”。
秘书文乐平日工作勤奋，但一直得不到重用，原因就在于，他是一个说话常常不在点子上的人。一旦有什么事情让他向下传达，他往往会滔滔不绝，而这样的结果往往是大家都不爱听。这使得他虽然是个年轻的小伙子，但同事们都叫他“文大妈”。
每次轮到文乐传达信息时，他就好像害怕别人听不懂一样，一个简单的命令也要重复地解释好几次，而且解释的内容总是东一句西一句地抓不住重点。讲到最后，自己精疲力竭，别人也听得晕头转向。
同事们因此而打趣他：“不管什么时候，听文乐讲话，我可以放心大胆地睡一个小时，因为醒过来了以后，我照样能听懂他的讲话内容，因为他还在重复说我睡觉以前的内容呢！”
鉴于他的这个说话特点，每次开会，不管是部门会议还是公司员工发表意见时，经理都会安排他最后一个发言。由于害怕耽误大家的时间，有很多次，他的话还没有说到一半，经理便不耐烦了：“行了行了，别啰唆了，你直接说重点！”有几次，甚至干脆命令他不要再说了。
这样一来，文乐在同事们中间便成了笑料。
一个人的言语表达能力并不在于他能够将有限的内容扩展到多少，而在于他说的是什么。一些人之所以说话太多，是想要显示自己的才能：他们误将讲长话当成了有水平的表现，但事实上，说起话来唠叨不停的人往往不考虑听者的感受，不考虑自己所说的话别人是否需要，也经常不给他人说话的机会，从而招人讨厌。
人类语言学家拉克夫曾说过三个说话的原则：说话不要咄咄逼人；让别人也有说话的机会；让人觉得友善。而想要做到这三个原则，就必须要学会简洁地表达观点、传递内容。
儿时我们多半会有这样的体会：在家里或者学校里，当我们犯了错误以后，父母与老师总是一个劲儿地批评我们。开始时，我们还会感觉自己是真的不应该犯下这样的错误，并因此而感觉到内疚。可一旦这种教育变成了没完没了的数落时，我们往往会开始厌烦。
工作中也是一样：领导作报告时，开始时我们还会听得挺有兴趣，但是，当领导一再反复地强调那几个问题时，我们便会反感，而且对领导的印象分也开始降低，最后很可能会非常讨厌这个领导。那么推己及人，若你习惯滔滔不绝地讲话，你也应想象到，听者对你会形成怎样的印象。
秘书在对话过程中，一定要记住你在与谁说话、在说些什么，哪怕你是在台上进行公众讲话，你也要很明确：你的听众是谁，你这一次的讲话目的是什么。
沟通的目的是让对方了解自己的意思，消除误会，或是说服对方，使对方可以接受自己的说法与做法。但在面对冲突时往往会出现焦点模糊的情况，沟通双方会将吵赢当成最重要的事情，反而忘记了自己原本的目的是什么。因此，在沟通以前，你可以告诉自己：“这场对话我需要达成什么样的目的？我想让他了解什么？”
在对话过程中，很可能会受多种因素影响而造成离题，此时，秘书也需要不断地提醒自己，聚焦于沟通目的。
身为说话者，你可能非常清楚自己想要说什么、要花费多长时间去说，这种对自己说话内容以及说话顺序的整体把握，使我们在脑海中将它们总结了起来，形成了一个整体的印象，同时也令它们变得更加立体、更加明确。
但是，听话者对于我们总结起来的话语构成与内容却一点也不了解。听者只能按说话者的说话顺序去听，而说话者的每一句内容都是崭新的，这就意味着，听者只能从头听到尾，才能了解说者到底在讲什么。
所以，假设这一对话要花费大量时间，那么，为了能够使对方长时间地集中注意力，我们应该尽可能地减轻听话者的负担，而恰当地在开头之处透露一些信息，是非常有必要的。比如，“这一次的会议是关于上级领导有关××地区的治安治理问题”，“经理希望你能了解一下新运营计划的重点”。
职场上所有人都很忙，所以秘书在交流过程中应该本着“为双方节约时间”的目的去沟通。当你必须与某人沟通或者必须站在台上针对某一主题讲话时，务必先在台下计划好：这一话题需要多长时间？需要我怎样去说？在对话未开始以前，先在草稿纸上写清楚你的计划，同时预先估算一下完成对话需要的时间，在时间限定以后，完成主要的对话重点。此时，根据这一对话计划，概括出一个短时内容，比如“一分钟内容”。
“一分钟内容”存在的必要性在于，如果对方真的很忙的话，一开始就讲得巨细无遗只会让对方讨厌，而如果用“耽误您一分钟好吗”来开头，且只向对方说一分钟的精简版内容，对方会更愿意听听你所说的关键信息，而一旦听了你的关键信息，对方就会更清楚，自己是不是要细细地听你讲一下相关细节。
而且，就算对方真的只听了你的内容精简版，你没有将想说的话完全说完，那也是因为，对方认为自己已经了解了事情的严重性，光听一分钟精简版就已足够——这就要求秘书在短时内容上下大功夫，将内容做到概括而全面。
简洁的语言系统不是一蹴而就的，而是需要训练才能达到。因此，在每一次重要的对话、讲话以前，秘书不妨让自己先打打腹稿，想清楚：我要和他说哪些问题？哪个要先说？哪个要后说？哪些是需要我告诉他的，哪些是他已经知道的？我的谈话时间要控制在多长时间内？同时，运用“因为……所以”“不仅……而且”等连词，不仅可以让语言变得更有逻辑，更能表现出你出色的概括力。