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“南风效应”也被称为“温暖法则”，它来源于法国作家拉·封丹所写的一则寓言：有一天，北风与南风偶然间相遇，它们谁都不服谁，于是，二者决定比一下，看到底谁的威力大。它们一起来到路上，看到一个穿着厚大衣的路人，比赛规则就此定下：谁可以让路人将身上的大衣脱掉，谁就是胜利者。北风首先上场，它鼓起风来，对着那个可怜的路人一通猛吹，想要借冷风将行人的大衣吹掉。寒风凛冽，路人被冻得直跺脚，非但没有将身上的大衣脱掉，反而将大衣越裹越紧了。精疲力竭的北风只好狼狈地败下阵来。轮到南风上场了，南风徐徐吹过，顿时令人感觉到一股股暖流通过。不一会儿，路人开始解开纽扣脱掉大衣。就这样，南风赢得了胜利。
这就是南风法则的由来，而这一寓言在心理学界逐渐地形成了定律：不管是说话还是做人，温暖永远胜于严寒，引导永远胜于压迫，而最有威力的武器就是爱与关怀。在秘书工作的过程中，不管是与上级还是与同事、客户交流，温暖的话语永远比冷酷的言辞更有力。
某公司面向内部中层招聘营销部经理。在招聘会上，三位竞选者开始讲述自己的管理方案，之后代表们进行提问，竞选者则当场开始答辩。其中一位女秘书一举中标，荣任新部门经理。在其答辩过程中，完全可以看出她是如何展示自己的说话技巧的。
问：“你是个外行，靠什么来将营销部搞活？你又如何调动起大家的积极性？”
答：“论营销我不认为自己是外行，担任秘书这么多年，我对咱们公司的主业还是比较熟悉的，何况营销部门有那么多精英与同事支持。我上任以后，会向同事们虚心请教，同时也会注意安排好大家的工作与生活，让每一个人在部门中都可以干得有劲、工作得快乐。”
问：“我们公司去年一年没有发奖金，我要求调到其他部门，你上任后能放我走吗？”
答：“你要求调走，是因为营销部门出现了一些问题。如果你选我担任新经理的话，我会先请你留下来半年，若半年后你依然认为部门情况不佳，我当然会同意。”
问：“现在整个公司都在讨论人员精简，你来了以后，我们部门要精简多少人？”
答：“眼下调整管理层结构是大势所趋。现在营销部门的管理人员显得多，是因为事情少，若事情多了，人手自然不够。我来了以后，首要目的不是减人，而是要扩大业务，发展我们的公司。”
话音刚落，全场立即响起了掌声。
温暖的话语并非巴结与献媚，它更是一种心与心的平等交流与融合。有些人总是习惯于紧皱眉头、阴沉着面孔，使用严厉的语言来使他人改变想法，因为他们认为，这样更能够表现出自己的强大，使他人就范。在这种强压之下，虽然对方有可能妥协，但最终严厉者所获得的很有可能是更多的反对、抱怨与消极的应对。
相比之下，比严厉更有力的武器——爱、关心与尊重，能够使他人在话语间感觉到温暖，更大幅度地提升我们的办事效率。
由于工作繁忙，秘书很有可能会脱口而出一些不尊重他人的话语，如“这里错了！”“怎么搞的？”“这么做不符合规定！”等相似的话语。
在使用否定式的话语来表达对他人的不认可时，这些否定会伤害他人的自尊心，而在自尊心受损后，在工作中培养出来的“尽量亲切些”的潜意识便会消失，个人态度也会变得僵硬。最后，再说什么对方也很可能不会接受了。
因此，秘书在日常对话过程中，也要尽量避免这种情况，与其说“你的意见是错误的”，倒不如说“那也有一定的道理，不过我们也可以参考一下他人的意见”。
人类都有理性的一面，同时又有非理性的一面，特别是我们的行动，往往会受到个人喜好的支配。因此，在说话过程中，我们应该加以思考，调整好自己的情绪，把握好分寸。人们普遍有这样的心理：对于友好之人所说的话，我们往往洗耳恭听；对于讨厌之人的话，则封闭心扉。因此，若想在工作中让对方与你更好地交流，你就必须要知道，获得对方的好感是第一位的。
在工作中，秘书往往会因为担任了联络的角色，而出现指示、传达、命令等情况。由于工作岗位很忙，在说话时没有加以理性思考，无意中说顺嘴的情况时有发生，若想要弥补这些过失，表达良好的本意，就要靠个人平日里培养起和颜悦色、话语明朗的说话方式。
不管你使用什么方式和人争辩对与错，哪怕你用的只是一种否定的声调、一个手势、一个眼神，只要你告诉他他错了，他就不会感激你，而是会因为你直接打击了他的智慧、判断力、荣耀与自尊心，而去想着如何反击你。
因此，永远不要以这样的方式开场：“好，我证明给你看！”这句话大错特错，它相当于在告诉对方：“我比你更聪明，我要证明给你看！”这真是一种挑战，而且它会在同事之间引发争端，在你尚未开始以前，对方便已经开始迎战了。
争辩只会让你得不偿失，一时口舌之快不会给你带来长远的好处，反而会让你在办公室中成为不受欢迎的人。因此，在你指正他人的错误以前，请先想一想：这样做带来的好处大于坏处吗？
有时候话说得太多，只会让人认为你不关心他人，这样反而还不如不说话。因此，当你与他人沟通时，不如多一些耐心，以宽广的胸襟去倾听，并诚恳地鼓励对方发表他的意见。
当对方说出一些与你的观点截然不同的看法时，你应该在言谈举止中表现出自己的自信与诚恳，并清楚地表明，你承认对方的观点也是有立场的，从而得到对方的认可、信任与依赖，这样一来对话才会有意义。同时在鼓励对方多说话的过程中，表现出全神贯注、言语肯定的样子，将会对建立良好沟通大有好处。
好的态度、温和的说话方式，永远比生硬而高傲的方式更能够提高你的办事效率。因此，如果你想要成为一名精通说话之道的高手，请记住：温柔远比强硬更有力，温暖的话语才是秘书工作的秘诀。