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美国一位著名的心理学家曾经针对“最佳谈话方式”进行过系统的研究，而其研究结果证实：低声的谈话方式，远比高声的谈话方式更能够达到说服他人的效果，而这种现象在心理学上有其特定的名称——“低声效应”。“低声效应”在职场也存在：细看管理者与领导者们，他们鲜有扯着嗓子高声叫喊的时刻，而领导身边的秘书人员，自然也要学会通过控制声调来实现得体的表达。
秘书晶晶最近被调出了经理办公室，组织上没有给出明确的理由，只是说，她的性格更适合做一般事务秘书。这让晶晶大为沮丧：她的能力在公司的整个秘书团队中都是数一数二的，而她之所以愿意“屈就”做一名秘书，为的就是希望在经理的身边历练几年以后，可以成为管理层中的一员。现在，自己被调出经理办公室，这一愿望自然落空。
不甘心的晶晶再次向办公室主任询问原因，并明确表态：“如果我的工作有不合格的地方，我希望您能坦白告诉我，因为只有这样我才能有所成长。”办公室主任欲言又止，她委婉地告知晶晶，经理年龄已经过了50岁，平日里受不了热闹，而晶晶说话声音大且速度快，这让经理有些“吃不消”。
听到这个理由，晶晶目瞪口呆：没想到自己天生的大嗓门也成了被调职的理由。
你可能拥有出色的职业素养、专业的服务能力、高超的说话水平，但若是你一开口就声音大到如同随身带了麦克风一般，那么，你势必无法成为优秀的秘书。对秘书人员而言，由于职业本身就带有了一定的幕后性，这就要求秘书要懂得如何让自己的言行举止变得更能够衬托出领导的出色。
试想，若你一出声，声音便大到将所有眼光聚拢到你的身上，领导怎么敢带你出行？在我们所接受的教育中，有一句话时常听到：“有理不在声高。”更何况，在秘书工作中，“讲理”并非主要任务，“沟通”才是。因此，过高的声音往往会引发同事的误解、上司的不满。
相比之下，圆润而低沉的声音，却可体现出个人的得体。许多播音员、艺术家、公众演讲者都在使用这种声音，因为它不但可以获得关注，而且还能表达出一种温和的威信。当秘书使用这种声音与人对话时，人们会下意识地认为，你更有吸引力、更有力量。
你很可能如晶晶一样，天生有个大嗓门。不要担心，只要你坚持按如下步骤进行训练，你的高亢声调也相对可以变得自然而低沉。
大部分人都对自己的声音存在误解。清楚地了解自己的声音，可以帮助你控制音量，并有意识地将其转变成更深沉的声音。你可以在电脑、便携式录音设备如MP3、手机上录下你的声音，并播放它们以此了解自己的声音。
在倾听你的录音时，注意以下问题：它是不是太高、太空、太刺耳了？无论对于男生或女生而言，低沉的声音都是具有足够的挑战性而又有吸收力的。找出你的声音缺点，便能有针对性地纠正它。
从现在开始，尝试着使用不同的、低于普通的说话声音来说话。尽可能地放松你的喉咙，将会使你的声音听起来更放松。在练习时，尽量深呼吸，使空气充满你的肺部，从而提高你对呼吸的控制；温暖的白开水也有助于放松喉部肌肉。
此外，你的说话姿势也非常重要：它可以帮助你在说话时发出更好听的声音。始终保持你的肩部后张，可以使胸膈膜打开，令空气有更大的空间自由地移动，这将帮助你说得更清楚。
在训练声音的过程中，你应该遵循以下原则：
很自然地张开你的嘴，正常地说话，千万不要噘嘴、嘟嘴或把嘴唇、脸颊摆出别的形状。
尽可能地避免使用喉音说话，喉音会让你的声音听起来像是在吼，同时使用鼻音的方法也是不可取的，它们会让你的声音显得软弱无力。
培养你的低音，在低声部获得更多的音量。比如，从喉咙深处发出哼哼的声音，让嘴巴与下巴朝向你的胸部，这一动作可以使你的声音变得更温润。
尝试着练习新的说话方式，从你的隔膜处开始呼吸，你不应该仅在胸部感觉到呼吸，要让空气移动到上腹部、腹部，再从胸部推下来，远离你的声音；与此同时，放慢你发出音节的声音，你会意识到你不再使用从前较高的声调说话。
在与朋友、家人对话时，使用低沉的声音，并看一下他们的反应。如果有奇怪的声调与滑稽的声音出现时，他们也可以友善地提醒你、包容你，这将有助于你更好更快地改善自己的声音。
在练习的过程中，你可以使用一个好的录音设备来记录你的新声音，最好是在与朋友对话的过程中进行录音。这样，你可以意识到，自己在交谈的过程中，新声音是否自然、是否变得足够低沉。
值得注意的是，这种练习是循序渐进的。一个从小就习惯了以高亢声音讲话的人，往往改变声音是很困难的，因此，你应该避免过度严厉地要求在短时间内改变自己的声音。在开始的时候，先要求自己比正常的声调降低一些音量，随着时间的增长，你便会明白，如何才能让自己发出好听、低沉的声音。