会计凭证设计就是根据被设计单位的实际情况,对凭证的种类、内容、用途、格式、传递程序做出科学的规划,绘制出科学、规范的格式,以便为完整、及时、真实地记录经济活动提供所需要的信息载体。
会计人员在设计会计凭证时,应遵循以下原则。
1.统一性原则
统一性原则要求凭证的内容和格式应尽量做到统一和标准化。全国性使用的凭证,如车船票、机票、增值税专用发票等,有关部门设计时应做到全国统一,不能大小不一、内容不一。一个单位内部使用的凭证更应做到标准化。贯彻统一性原则不仅使凭证内容更清晰,同时也便于装订和归档保存,还有利于机械化操作和在全国范围内传递及使用。
2.清晰性原则
清晰性原则要求设计者做到以下几个方面:
(1)能全面反映经济活动的真实情况;
(2)凭证要素齐全;
(3)中心内容或主要内容排列在凭证的重要位置;
(4)对记账凭证而言,科目对应关系清楚,不仅有总账科目的位置,还要有明细科目的位置;
(5)颜色鲜明,易于区分不同用途的联次。
3.有利于加强经济核算和内部控制原则
自制的许多原始凭证是为加强经济核算和企业内部管理服务的,因此,设计时应充分注意贯彻这一原则。
4.经济性原则
经济性原则要求设计者做到以下几个方面:
(1)尽量考虑一证两用或多用,以节约纸张和减少数字的转抄;
(2)凭证面积以能充分反映业务内容为原则,不宜过大或过小,过大浪费纸张;过小则不便于保管;
(3)专用凭证的常用项目应事先印刷在凭证上,以免手写耽误时间且影响整洁和美观。