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关于采购的定义，国内国际上都有很多，不同人也都有不同的理解。美国采购学者亨瑞芝在其《采购原理与应用》一书中认为，采购概念的范围远远大于交易行为本身，它包含了采购交易前的计划、供应货源的研究和采购交易后的合同管理，如交货的追查、货物的检验等。通常来说，采购是指采购人或采购实体根据生产、转销、消费等目的，购买商品和劳务的行为，它和销售一样常见。
要想很好的理解采购的内在涵义，必须充分认识以下几个问题。
根据人们取得商品的方式途径不同，可以从狭义和广义两个方面来理解采购。
狭义的采购是指购买，即买东西。购买的过程，针对个人来讲，主要是购买所需生活资料和消费资料的过程，如日用品、食品、药品和交通工具等；针对企业来讲，购买过程是根据生产需求提出采购计划，审核计划，选择供应商，经过商务谈判确定价格、交货及相关条件，最终签订合同并按要求收货付款的过程。这种以货币换取物品的方式，可以说是最普通的采购途径，无论个人还是企业机构，为了满足消费或者生产的需求都可以通过这种方式来进行。
广义的采购是指除了以购买的方式获取物品之外，还可以通过下列途径获取物品的使用权，以达到满足需求的目的：
1．租赁。租赁是指一方以支付租金的方式取得他人物品的使用权，即租赁是一种以一定费用借贷实物的经济行为。在这种经济行为中，出租人将自己所拥有的某种物品交与承租人使用，承租人由此获得在一段时期内使用该物品的权力，但物品的所有权仍保留在出租人手中。承租人为其所获得的使用权需向出租人支付一定的费用（租金），如房屋的出租，承租人需向出租人支付一定的租金来获得房屋的使用权。
2．借贷。借贷是指一方凭借自己的信用和彼此间的友好关系获得他人物品的使用权，使用完毕，仅返还原物品。这种采购方式中的需方可以无须支付任何代价就可以获得供方的物品的使用权。借贷的产生主要基于借方的信用。
3．交换。交换就是采用以物易物的方式取得物品的使用权和所有权，但并没有以货币直接支付物品的全部价值。换言之，当双方交换价值相等时，不需要以金钱补偿对方；当交换价值不等时，仅由一方补贴差额给对方。
购买与采购虽然词义相近，但还是有差别的。
1．购买
与采购词义最接近的词汇是购买。购买通常是指需求的主体，用自身的劳动收益，通过货币交换，获取衣、食、住、行、用等生活资料。购买有如下特点：
（1）购买的主体通常是家庭或个人；
（2）购买的物品就独立的购买个体而言，数量不多，品种有限；
（3）物品供应商到用户的距离一般不是很远；
（4）购买从筹划开始至实施到完成，相对比较简单易行；
（5）购买的风险，无论是自然风险还是社会风险都不是很大。
2．采购
采购与购买的含义不同。采购是指需求的主体从众多的备选客体中，有选择地通过合同方式有偿取得所需要的物资、工程或服务。不难看出，采购有两层含义：一层是“采”，就是要有选择，另一层是“购”，就是通过商品交易的手段，将选中对象的所有权，从其所有者手中，转移到自己手中。采购区别于购买的不同点在于：
（1）采购的主体通常是企业、事业单位、政府部门、军队和其他社会团体；
（2）采购的客体不仅仅是生活资料，更多的是生产资料；
（3）采购的品种、规格繁多，金额巨大；
（4）采购从策划至实施到任务的完成，整个过程十分复杂；
（5）采购的过程实际是商流、物流、信息流、资金流综合运行的过程；
（6）采购尤其是国际采购存在一定的社会风险和自然风险。
由于企业采购服务于生产经营活动，并且以营利为目的，由此决定了企业采购面对着采购风险和投入产出问题，为了实现企业的经营目标，必须对企业采购活动和过程进行必要的计划、组织与控制，这就是采购管理。采购管理是企业管理的重要职能，也是企业专业管理的重要领域之一。简而言之，采购管理就是指为保障企业物资供应而对企业采购活动进行计划、组织、指挥、协调和控制的一系列活动的总称。企业采购是实现企业利益的重要环节，企业必须对采购工作实行有效的采购管理。
采购管理通常包括以下几项基本职能：
1．采购决策。它是根据物料需要量的预测和生产计划的安排，在考虑各种影响因素的条件下，对采购活动涉及的各个方面作出科学的选择。
2．采购计划。采购活动是大量的、经常的，采购计划是对采购活动作出具体细致的安排和规划，是采购活动的指导性文件。
3．采购组织。它包括静态的组织和动态的组织，前者是指建立采购组织机构，明确采购权限和职责，配备相应的专业人员；后者是指对采购活动的组织，包括采购招标、货源组织、订货谈判、签订合同和组织交易等。
4．采购控制。采购控制是指为了达到采购目标，对采购活动制定定额、规章制度、工作程序、采购标准、验货条件以及涉及采购过程的考核、监督、评价和反馈等。
采购管理就是要通过计划、组织等手段使企业的采购活动规范而科学，使企业能以最适宜的价格在最适宜的时间获得最适宜的资源。此外，采购管理还是企业发展战略上的重要环节。企业通过对采购活动实施高质量的管理，就能在新产品开发或产品的重新设计、产品价值分析、产品定价、市场预测等方面获得来自市场的第一手信息，为决策提供正确的依据。
采购与采购管理是两个不同的概念，如果企业采购处于一种自发状态，没有实施有效的计划、组织与控制职能，那么可以说企业有采购活动，却没有采购管理。在考虑风险、资金占用、适度规模、及时性和成本等因素的条件下，通过实施科学的采购管理，可以合理选择采购方式、采购品种、采购批量、采购频率和采购地点，可以以有限的资金保证生产经营的需要，为企业降低成本、加速资金周转和提高产品质量做出积极的贡献。
采购管理是对整个企业采购活动的计划、组织、指挥、协调和控制活动，是管理活动，是面向整个企业的管理活动，不但面向企业全体采购人员，而且也面向企业组织的其他人员（进行有关采购的协调配合工作），一般由企业的采购科（部、处）长或供应科（部、处）长或企业副总来承担。其使命就是保证整个企业的物资供应；其权力可以调动整个企业的资源。
而相对来讲，采购只是指具体的采购业务活动，是作业活动，一般是由采购人员承担的工作，只涉及采购人员个人，其使命就是完成采购科长布置的具体采购任务；其权力只能调动采购科长分配的有限资源。可见，采购管理和采购不完全是一回事。但是，采购本身也有具体管理工作，它属于采购管理。采购管理本身，又可能直接涉及具体的采购业务的每个步骤、每个环节、每个采购人员。可见，采购管理与采购又是有联系的。
虽然个人采购、一般家庭采购当中也有管理工作，但那是非常简单的采购管理工作，人们习惯上不把它看成一种管理工作，因此在日常生活中也没有采购管理的概念。而一般的集团采购，如企业采购、政府采购、事业单位采购、军队采购等，由于采购面大、品种多、牵涉面广、事情复杂，管理工作必不可少，所以都毫无例外地设有采购管理组织机构，而且企业越大，采购管理工作就越重要。