第 2 节

实现目标的四要素

不管任何时代，内心的渴望驱使着人们去寻找实现目标的方法。然而，“实现”，对不同的人有不同的含义。本书中的“实现”指的是借助四要素获得工作中成功的能力。这四要素包括做事有条理、更好地管理时间、提高效率和提高有效性。

做一个有条理的人

“做一个有条理的人”这句话鼓舞了一些人，同时也引起了另一些人的忧虑。职业人士大概可以分为以下两种：

1. 做事有条理，有能力将事情处理得有条不紊。

2. 做事缺乏条理性，即使有条理性，旁人也无法看出来。

做事有没有条理性与道德水平无关，认识到这一点是十分重要的。 如果你长期以来做事都缺乏条理，你仍然是一个好人，当然，除非你忘记给你的猫喂食，那样你就会被认为是恶人。历史上一些最伟大的天才往往也缺乏条理性。做事有条理本身并不能保证你的成功。

然而，在大多数情况下，那些能够轻松地完成工作的人通常具有良好的组织能力。设想一下，一场缺乏协调的竞选活动，一项没有明确进度安排的工程，或者是一家入院手续杂乱无章的医院，结果会是怎样？候选人会输，工程会超预算，至于医院—最好别去那儿。

对个人来说，做事缺乏条理会让一个人浪费时间、金钱、甚至失去同事的尊重（否则这些人很乐意提供帮助）。 如果这一直以来是你的一个缺点，那么我在这儿提出的建议将会为你的事业带来很大的帮助。

组织能力是基础

如果油箱里只有几加仑的汽油，你就不可能指望能开着车行驶 300 英里。同样，如果在通往事业成功的四要素中有一项是你的弱项，你的职业能力就会受到限制。现在，我们来说说其中之一的组织能力。

通常，组织能力并不是与生俱来的，而是后天逐渐培养而成的。当你试图使自己变得有组织能力，是不是很快就放弃，觉得没有希望了？要想获得并保持这种能力，关键在于付出努力。努力时间的长短取决于你的工作有多久处于无条理状态。对大多数职业人士来说，相当于 3 个周末的时间应该够多了。

爱整洁和做事有条理并不是一回事。只要你知道东西放在哪，并能轻易拿到，就不需要把所有的东西都摆放得整整齐齐。为什么有些人不愿意把自己变得有条理性呢？出于某种原因，他们以一种恐惧的眼神看待条理性。就像一些土著认为照片会抓走他们的灵魂一样，这些人认为变得有条理会剥夺他们本质的一些东西，于是很紧张。

尽管你知道该清理房间了，仍然会有许多阻碍你的陷阱。以下就是常见的几种：

1. “我本来是打算……” 如果这是你常挂在嘴边的一句话，那么你最好把如何使自己变得有条理性作为你一生中的头等大事。

2. “我组织能力一向很差。” 好的，没关系！可以原谅。组织能力强和组织能力差的人的区别在于，组织能力强的人明白培养这一能力需要付出努力，而差的人则相信“不知道什么原因，事情变得乱七八糟，失去了控制”。

3. “我不知道该如何开始。” 那么，请接着读下去。

4. “我还有许多其他要忙的事情。” 当然，你很忙，你直到退休前都会很忙。一旦你变得有条理性，那些你要忙的“其他事情”会更直接地帮助你完成你想要完成的事。

5. “整理太花时间了。” 最初，它会花大约 3 个周末的时间。再想想你那些因为杂乱无章而浪费的时间吧。

6. “我不觉得这有任何意义。” 你工作中的许多方面都已经整理好了，现在，你只是需要多走几步，提高你获得成功的能力。

7. “我感到紧张，我觉得没有起到多大的作用。” 扔掉没用的文件和废纸、创造更多的空间，这本身就起到了很大的作用。

不要认为养成做事有条理的习惯是浪费时间

有时，你觉得为了使自己变得有条理性而花的时间和精力是一种浪费。毕竟，如果自己已经落后，而又有许多事情等着去完成，聪明的办法不是应该一头钻进去处理那些事吗？其实并非如此。在很多情况下，你需要减速才能加速。

缓一缓，给自己一个整理思绪的机会，想出一个更连贯的计划，深呼吸、喝杯茶，重新开始。

管理好你的时间

在工作中更好地管理你的时间是取得成功的四要素中的第二个要素。在拿起这本书之前，你曾经读过很多关于时间管理的书。管理时间最大的诀窍就是加快速度，提高自己的工作效率—首先，你需要放慢速度，想一想如何前进。

积秒成年

你有没有考虑过，你的一生到底有多少时间？而在每件事情上你又花了多少时间？

假设，你 22 岁大学毕业，一生中工作 48 年，也就是到 70 岁。在这 48 年的职业生涯中，我们通常不重视，也不会认识到“积秒成年”的道理，因此，我们不怎么珍惜时间。不知你有没有这样想过： 一天只花 30 分钟做一件事， 48 年累积起来就是 1 年！

如果你读垃圾邮件，平均每天花 30 分钟，那么在 48 年的工作时间中，你读垃圾邮件的时间一共有 1 年。这是多大的浪费！

琐碎小事会榨干你的工作时间。把时间浪费在细枝末节上，累积影响是惊人的：你前几年被白白消耗掉的这段时间上帝是不会再还给你了。

你知道有哪些事你应该停下来，不再继续浪费你宝贵的时间吗？下面有一些建议：

浪费时间的罪魁祸首

日复一日，年复一年，对办公室职员来说，浪费时间的罪魁祸首一直是这么几个：缺少方向、目标不稳定、计划不周详导致的危机管理等等。而现在，同样让他们伤脑筋的还有电话、手机、寻呼机所带来的不断侵扰。有个人曾经这样向我诉苦：“我已经说不清有多少次谈话过程中，对方的手机一直‘嘟嘟’响，显示有新邮件，他就马上停下来回邮件。”

有些人不懂怎么说“不”，有些人则在处理重要工作上缺乏锻炼。当然，桌子、抽屉乱糟糟、书和文件堆成山、东西乱放找不到，都是做事缺乏条理的表现。

有些人不懂该怎么分派任务给别人，任何事情都想亲力亲为。能者多劳固然是件好事，但事事都揽上身则是愚蠢的行为。它带来的是更多错误、挫折和资源的不当分配。不过，幸运的是，在这本书里你可以找到科学管理时间的办法。

效率和有效性的区别

现在，我们来看看实现成功的另外两个因素：提高效率和实现有效性。首先，我们需要区别这两个概念。

人们常常误解效率和有效性这两个概念，认为它们是同义词，可以随意替换使用。事实上，它们是两个不同的概念。

打个比方，你经营一家自动化洗车行，任何一天，你都希望送来洗的车越多越好（效率），同时，每辆车都需要洗得干干净净（有效性）。

如果彻底洗好一辆车需要花费很长的时间，一天只能洗很少的几辆，这对你的生意不是件好事（效率低）。同样，即使你们洗车行的洗车速度全市第一，但每辆车都洗不干净，这也不利于公司的长期发展（无效）。因此，效率和有效性紧密相关。

提高效率

效率用来衡量生产率，即你能多快完成一件工作。

下面是有助于提高效率的一些小窍门：

•养成一套早晨能快速出门的好习惯。

•前一天晚上准备好第二天要穿的衣服、工作资料和公文包。

•在中午以前回复前一天晚上的电话留言、传真和电子邮件。

•电话交流时，专业而简洁。

•回复邮件要清楚、简洁，争取一次成功。

•缩短休息时间，但要休息好。同事顺便拜访时，不要停下手头的工作。直到工作完成后再休息。

•利用空余时间完成比较简单、轻松的工作。

•买个快餐，坐在办公桌前吃。但有时也需要出去透透气。

•做事有始有终，一开始就要计划好，不要走回头路。

•把不急于完成的工作往后挪一挪。比如，不要一有项目就立刻着手干，把不重要的一些往后推，但是要保证留下足够的时间。

•每天整理、更新文件，并养成习惯。把与手头上项目无关的文件、纸条扔掉。

•收集、整理会议记录，准时主持、参加会议。

•尽量遵守每天的日程安排。

•完成一件工作后，及时清理文件或资料，不要任它们堆积。

•喝下午茶，或有意识地在午餐前处理好伤脑筋的任务，这样下午不至于筋疲力尽。

•在一天工作结束前，完成尽可能多的任务。

•下班回家前去健身，以免回家后懒得动。

必须保证有效性

在追求成功的过程中，许多职员都能快速完成一项又一项工作，表现出极高的效率。然而，更关键的问题在于他们手头上的工作到底有没有做的价值，他们着手进行的工作值得花费时间和心血吗？

每天，你必须认识到这一点：不管做什么事，效率固然重要，但有效性更重要。 不幸的是，现在的工作环境向员工传达的信息是：动作快、干活多比结果更重要。于是他们像无头苍蝇般忙得团团转。

那些能够出色完成工作，尤其是有志于当领导的职员，知道如何把握效率和有效性之间的细微差别。他们明白，开发出一个新软件，把它推向市场是一回事，而让它在市场上有效畅销又是另一回事。

做一个有实现力的职员，高效工作，同时达到有效目标，避开信息和交流超载，注重结果。

有时，效率就等于有效性

奇怪的是，有时，做到有效所需要的就是效率。许多年前，我就听说过凯玛拉凯玛拉•塔斯马拉（出于保护私人财产的目的，此处用的假名）的事迹，据说她是房地产界的明星。有一次，我在报纸上读到她获奖的消息，原因是她售出、租出的房产总值达到了 1800 万美元，我计算了下，也就是说她每年能赚 40 万美元。

后来，我打算把办公室搬到别的地方，于是我给凯玛拉打了电话。她知道几处地方，恰好符合我的要求。我很期待她领我去看房子，一方面想知道她给我找了什么好地点，另一方面是想亲眼目睹这位传奇女强人的风采。

凯玛拉漂亮、得体，既不过分惹眼，也不寒酸。她身上散发着成功人士的气息：拥有名车、没有华而不实的首饰，不受时尚的牵绊。我心里想着，她一定非常善于和别人沟通，懂得互动。也许她有高超的说服人的技巧，再加上直接的眼神交流，任何人都会相信她为你找的地点绝对能让你称心如意。

然而，让我惊讶的是，她丝毫没有给我留下拥有高超的沟通或销售技巧之类的印象。她的方式很简单：打开门，带我到处看看，然后说“这是前台，这是洗手间，这是厨房。您觉得怎么样？”

我一直纳闷，“不对，她肯定没在我面前显露出来。”敏锐的洞察力、机智的妙语、互动的接触呢？所有这些都没有，她没有任何技巧，整个过程中，她甚至没叫过我的名字。我觉得自己在和一个初出茅庐、毫无准备的房地产代理打交道。她似乎没花心思。

但很快，我意识到她已经掌握了她这个行业的关键—找到很多潜在客户，给他们看很多房子。她玩的是数字游戏，而且很在行。我又想起了所有的代理人，不仅仅是房地产代理，还有许多其他行业的代理，他们的生存之道就是开发客户、卖出产品，然后赚取佣金。

我也想起了那些所谓的教你“如何才能在事业上成功”的书和文章。现在，短短几分钟时间里，凯玛拉给我的启示使这类书变得完全没有价值了。

传统经验并不是取得成功的必需条件，这个最优秀的房地产代理就是个活生生的例子。 我开始了解，大部分人都误解了在许多行业取得成功的关键，而那些五花八门的指导书里给出的建议很少有用。

光有效率不够

专注于重要方面是凯玛拉成功的关键。光有效率，在很多情况下无法实现有效性。

在一家制造业企业里，产品部经理关注的是运送一大批货物出去（效率），而市场部经理则关心顾客会怎样评价他们的产品（有效性）。

一位人力资源部经理关注员工完成本职工作的情况（有效性），而带班主管则更关心不要因为人力而超出季度预算（效率）。

快速地完成一件接一件的任务，你可能是个中高手。当你更注重有效性以后，你就会针对所有要做的事，制定有效的计划，而不仅仅是埋头苦干。有些任务可以交给别人去做，有些可以推迟，有些可以合并等等。

如果你从事的是销售职业，每天要给潜在的客户打电话，效率就意味着你尽可能多地打电话。而有效性则意味着你把时间和精力集中在更有希望成为客户的人身上，探寻他们潜在的需要。

有些职员认为，只要他们集中精力，就能处理好任何事情。就像一名销售经理，既想把他部门的季度销售额提高 12% ，又想每天激励下属，还要在大学的夜间培训班充电，抽出更多时间陪老婆孩子，升到更高的位置，保持最佳的健康状态等。

他们有这样一种想法，即只要他们找到了高效工作的方法，他们就可以无所不能，取得成功。于是，他们比赛似地赶完一件又一件工作，很少停下来思考，几小时、几天、几个星期，都一直是这种状态。

如果这还不够，他们会每天加班。当然，有时加班是必要的。当工作时间开始侵占私人时间时，压力、焦虑和精疲力竭成为不可避免的后果。渐渐地，希望越来越少，危险越来越大。

因此你必须记住：过分苛求效率，总是贪图一次处理完所有的事情会导致心力交瘁。

变得更有效

效率是很好的，尤其是处理日常工作的时候。当与有效性结合起来，效率会更好。有些人错误地把多任务操作等同于有效性，事实上，多任务操作是追求效率，有时代价很大。

如果你是一名管理者，有条理地工作和有效管理你的时间是非常关键的。如果你自己都缺乏条理，不能管理好自己的时间，又如何管理其他人？

称职的经理既关心他的员工一天如何工作，也关心他们如何利用自己的想法、聪明才智、精力和热情。这样的经理会为了取得理想的结果而努力，并懂得这条路有始有终，有高有低，充满曲折。

下面是一些提高有效性的建议：

称职的经理善于听取他人的意见，不管是老板、职业顾问、导师、同事还是下属。他们知道没有任何人能独占所有的好点子。他们乐于案例研究，学习其他人怎么做，什么方法可行，什么方法不可行。他们相信这样的说法“一分预防胜过十分治疗”。他们善于自我反省、修改计划、随机应变。

称职的经理会花时间重新评估他完成的任务，并把它看作通往成功道路上的必需环节，而不是浪费时间。称职的经理能为自己和他们的团队做许多重大的事。称职的领导能为社会做出伟大贡献。称职的员工能在工作中做出创举。 5aCcuBj9rWw1nmlo02OaP4XkaZbuEKylOARHirF3zr9Lh2lTCTUGyvPEDIlb3MEn