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时间是每天发生在我们身上的奇迹。如果你能正确高效地使用时间，生活中幸福将不再难以捉摸。在工作中，时间的处理尤为重要，其中最首要的则是你如何处理大量文件和电子邮件。
文件风暴
因为科技的迅猛发展，纸张出现的数量与日剧增。在我们这个世界，几乎什么都放在文件里，所以我们总是不敢把东西扔掉。结果，我们的文件管理系统承受着几十亿份文件的压力，等你想要找某份文件时却怎么也找不到了！ 据估计，我们当今社会储存起来的文件里，有 75% ～ 80% 的内容都是没用的。
你处理进出办公室文件的方式，以及做出要不要留下这些文件的决定可以主导你的工作效率。现在的办公桌很多都是完全被文件淹没了……要做的事、要进一步获得信息的项目、不知道怎么处理的项目、上几周的文件，谁了解什么。许多收件箱变成了储藏罐，而垃圾箱则变成了空箱子。虽然我们一再说，“如果文件可以放到你的办公桌上来，那就有办法让它们从你的办公桌上消失”，但很多人还是打不赢这场与文件的战斗。
掌控好文件的关键办法是让大多数文件根本就不要放到你的办公桌上来。
1. 把你的收件箱从办公桌上挪下来，再把它搬到办公室外面去。如果没办法把它搬到门外去，那就把它留在办公室里。如果那样也做不到，至少要把它放在你的视线之外。如果你把收件箱放在办公桌上，很可能会产生以下一些影响效率的后果：
•它会变成收件箱和待处理文件箱的混合体
•每次有新东西进来，你都要停下来看看新到的到底是什么，这样就打断了你做事的专注状态，让你没法集中于要处理的问题上
•你会和送文件的人攀谈，这样又浪费了时间
一天定一个具体的时间或定几次具体的时间去查看和分配收件箱里的内容。
2. 除了有收件箱，你还应该有一个文件存放箱，一个废纸篓，一些内部办公信封以及一个发件箱。
3. 定好一天应该查几次收件箱，一天一次足够吗？一天两次？还是每小时查一次？
4. 不管你要怎么做，决定以后就坚持按这个时间表做下去，其他时间远离收件箱。
5. 在特定的时间查看收件箱，不要把它拿到办公桌上。站着看收件箱里面的内容。
•浏览一下那些用作参考、需要留下来的文件，把它们和其他要整理的文件放在一起
•对于那些应该由别人处理的文件，必要的话就在上面稍加注明，装在内部办公信封里填好，再直接放到发件箱里
•把会客和会议安排的内容记在自己的日历本上，把通知单扔掉。如果是一份会议议程安排表，就把它放到相应日期的记事本（后面有详细说明）里
•专业性的报纸和杂志应该分开：只是留着用作参考的应该直接放在“待整理”箱子里。那些你真的会看（至少是浏览）的书籍报刊应该放在阅读文件里面（你随身带着，有了空隙时间就拿来读读）。如果里面只有部分文章是你感兴趣的，那就把这些文章撕下来，把其他没用的扔掉
•只有那些需要你采取行动的文件才能被放到办公桌上
把那些文件放到办公桌上以后，马上把 2 、 3 分钟内可以做完的事做好。做好了，就放开。其他需要处理的项目应该归入合适的清单上（主要任务、行动清单、下一步行动清单等等），再把它们放在每日工作清单或者备忘记事本里。如果是今天就要处理的事项，把它放在每日工作清单上，再按照重要性分成 A-B-C 各个等级。如果某个项目不用今天处理，那么就在右上角注明处理的日期，再把它直接放到备忘记事本里。
记事本：建立起来并让它起作用
记事本是一种组织管理工具，用来简化工作流程，跟踪和管理工作进程。设计很好的记事本可以让文件从你的办公桌上消失，而在你需要的时候又会准确出现。同时，它又不会弄乱你的办公桌和大脑。
记事本包含 12 份每月文件备忘，分别注明每个月份；每个月又包含 31 张每日文件备忘，也注明从 1 到 31 的每个具体日期。
记事本用起来很简单。我们就举 8 月 6 日为例。你把收件箱拿到办公桌上，面对着一大堆将来要处理的文件。你刚刚收到的 8 月 15 日的会议议程安排应该放到“ 15 ”备忘录里。对于 9 月 22 日的会议议程安排，则应该在右上角注明“ 22 ”再放好（不要把它放到“ 22 ”的备忘录里，因为那是放 8 月 22 日的）。你看到一份文件是要你在 10 月 1 日提交给老板一份详细报告，估计要大概一星期才能写完。给你自己多一点缓冲时间，把那份文件归到 9 月 20 日，在右上角注明“ 20 ”，再把它放到“九月”里面去。
你一天结束后应做 15 分钟的计划，这时把第二天的备忘录拿出来，考虑一下第二天要做的事。 把今天完成了的每日备忘放到所有每日备忘后面去。当新的一个月份来临时，你就把那个月的文件夹拿出，再根据每份文件右上角所标注的日期把它们都分配到每日工作备忘里去。因为这些文件刚送来时是你自己做的标注，所以你就不必再重新去看每份文件了。很快你就可以把这些处理好。
注意：在每个月开始时，把恰逢周末或者你不在办公室那些日子的每日文件折上一个角。这样，你就不会中途漏掉什么了。
你的总体文件整理系统
建立文件整理系统时有很多种选择。你可以按照主题、项目来整理，也可以遵循字母顺序、时间顺序，还可以按照数字顺序或地理位置顺序整理。选择哪种方法取决于你如何工作，怎样才能最快找到并调出所需文件。在大多数情况下，可以选择按照字母顺序整理各种项目，再加上次标题，用不同颜色注明以便查找。
时间管理和效率专家强调，印好文件标签，贴在文件上可以极大地提高任何文件整理系统的可用性。
文件整理系统提示
•每年清理一次你的文件。在过去一年用过的东西都应该仍然放在活动文件里，其他的则移到不活动文件中。把活动文件放在离自己较近的地方以方便取用。
•不要把你装文件的抽屉装满。如果抽屉满得文件都要掉出来了的话，你就不会再想整理任何东西了，你的办公桌就又会变成一个储藏所。
•把一大叠文件夹放在触手可及的地方。不要让文件放得到处都是，等着你再去建个新的文件夹。创建好文件夹就得好好利用。
•文件名的确定要能方便找到文件。比如，“远景，新”与“新远景”相比就好找得多，也放置得更符合逻辑。
•如果你要旅行，就用 5 个彩色的塑料旅行文件夹：
旅行一袋装—可以装所有文件的袋子
返回办公室—完成的项目，回去办公室后分配或整理
阅读 / 复习—利用间隙时间
行动支持—不在办公室时开会、做工作所需要的信息
数据输入—收据、名片等可以记下来再输入电脑或可以写在纸上的东西
•在你整理任何东西前，总是要想想你会不会可能再用到它。不是微弱的可能性， , 是很大的可能性。然后问问自己：“如果我把它扔掉了，以后又需要用到，最坏的结果会是什么？”如果最坏的结果你都可以承受，那就把它扔了吧。
如果心存疑惑，那就扔掉吧
以下 4 种东西不要去整理：
•例行备忘录：它们只是—例行的。看完备忘，采取行动，记住它，然后就扔掉。
•开会通知：你收到开会通知后，立刻把开会的时间、地点记在日历上，把通知扔掉。
•修订前的指令：你是不是曾经收到过一项政策，而一星期之后又收到另一份修订过的政策？把前面那个扔掉吧！
•公司要求放在别处的文件：除非你是那个负责保管这份文件的人！
有一个经典的故事可以说明扔掉不必要文件的好处：一位在工程单位工作的人刚在国外待了 3 个月，处理完一个项目回来—因为公司有一些国外顾客，你可以想象，他回来后，已经有一堆累积的信函和文件在等着他处理。
他回公司的第一天主要是忙于开会和做简单汇报。那天快下班时，他觉得第二天的首要任务是看那一堆文件，所以他就把那些文件一起放在了书柜里，准备第二天一早就来处理。
很不幸的是，他们公司最近聘请了一家新的清洁公司，那天晚上，一个清洁工人看到了他那一堆乱七八糟的文件。当这个人第二天早晨来到办公室时发现自己那 3 个月来的文件全都不见了，永远不见了！
简直是大灾难！不是吗？刚开始他还没看到这次失误所带来的影响，但是随着时间的流逝，他慢慢地看到了以下结果：他不得不重新签了一张支票。有两个人再次写信过来，问为什么没收到第一封信的回信，他们还特地附上了第一封信的复印件。这就是把 3 个月积累下的文件弄丢所带来的问题。
不要把堆在你办公桌上的东西全部扔掉，但是这个故事固然需要好好记住，有些最好该处理掉的东西也不要一直留着。
最后，你必须做好决定，不要制造更多麻烦。你是不是曾经选错过沟通的媒介？把不应该写下来的东西选择了写下来？通过电话或者直接面对面的交谈是不是可以更快、更有效地解决这种情况？你是不是真的需要把内容都写下来？如果你不问问自己这些问题，那么你的办公室里就会留着很多不必要的文件。
非纸质风暴—电子邮件
当今社会有个大问题，就是如何组织和管理好你每天接收到的大量电子邮件信息。电子邮件其实和文件袋以及电话留言机没有差别：都是收集信息的箱子，包含着待审核、处理和组织的信息。并且它们带来的巨大挑战都是一样的—东西进来太多，你都没有时间和欲望去处理和组织了。
如果你的电子邮件数量和处理速度总是逼着你同时开多个窗口，你不仅会遭受如此多邮件的罪，还可能导致邮件系统瘫痪。每天都专门留出一定时间有条理地浏览一遍你的邮件。把自动来件提示关掉，在自己设定好的时间查看收件箱，就像你现在查看你办公室的收件箱一样。记住不是所有邮件都需要你马上回复。因为有了电子传输系统，所以紧急信息变得越来越多。但是，正如组织管理大师杰弗瑞•梅尔所说的：“如果事事都很紧迫，那么就没什么是真正紧迫的了。”
有效处理电子邮件
•不要让电子邮件长期停留在你的收件箱里。邮件一旦看过了，就把它拖放到文件夹里或者删掉。不要把时间浪费在以后重新看这封邮件上了。
•在你的系统里面创建一个有效的文件收藏夹。把你需要存起来日后参看的邮件拖到这个收藏夹里。每年至少清理一次。
•遵循两分钟法则。立刻处理那些两分钟左右就可以做完的项目。你收到的邮件数目越多，这个习惯就越有用。
•使用行动文件夹。对于需要两分钟以上的时间去处理的项目，创建一些文件夹，并且在视觉上要明显不同于只用作参考的文件夹。比如，如果你的电子邮件系统一般按照字母顺序排列文件夹，那么你就可以这样建：
@ 行动 @ 等候 @ 阅读 / 复习
@ 这个符号可以把这些文件夹放到顶部，这样看起来就很方便了。在你的组织系统里标明你回复过的邮件，这样就不会漏掉任何邮件了。如果你是用电子邮件来分配工作任务的，那就把邮件复制，存到 @ 等候的文件夹里。
@ 阅读 / 复习是指那些用作参考的邮件以及需要超过两分钟去读的邮件。你也可以把这样的邮件打印出来，这样就可以在开会或做其他事情的空隙时间里看。
•注意电子邮件的转发功能。要记住，任何邮件都可能在任何时间任何地点被转发给任何人。永远要假设你的邮件最后会发送到老板那里去。
•校读。用系统里的自动拼写纠错功能，注意大小写的区分。如果你全部用大写字母，别人看起来会觉得你在大喊大叫。
•避免群发。不要把邮件群发给每个人。
•不要有感叹词，不要加个人注解。
•省去“谢谢”这样的客套语。它们只会增加字数。
•如果你想发附件，一定要确保收件人会下载下来看。
•回复邮件：
•就算你自己加的标题会更好玩，也请保留邮件的原始标题。这样可以让整个沟通沿着一条线索发展。
•省去原文内容。原文内容只会增加邮件的长度。如果发信人自己都不记得当时发了什么信息，那这些信息能有多重要？
•不要简单地点击回复键。有的系统会在你点回复键后复制通讯录的所有地址。一定要先弄清你的系统设置。
•不要在做别的事时查看邮件。只有在你可以全神贯注时才可以去查看电子邮件的收件箱，这样就能避免你日后再重新查看。
•把重要的邮件设置得显眼一些。可以用彩色的着重选项，也可以把字体改成彩色。但不要弄得过度花哨。
•不要在生气时写邮件。不在线时写一份草稿， 24 小时后再重新读一遍。如果你很生气，那么打个电话回复吧。这样你就比较不容易卷入一场笔头争端了，笔头的争端会让当事人双方都后悔的。
•如果是你自己都不想收到的一封邮件，那么就不要把它发送给别人了。