第 2 节

就趁现在

时间源源不断地供应，你无法提前将它浪费掉。但是，如果你不能把握好在前方等着你的明年、明天、下一个小时，它就会悄悄地溜走。所以，就趁现在，快速行动，实现你的目标。

避免犯常见的错误

人们在处理工作任务中常犯的两个错误是准备过于充分和错误估计完成任务所需的时间。

准备过于充分使许多原本可以成功的人与成功失之交臂。 那些因为准备过头而失去客户，致使交易量减少的销售职员不在少数。他们工作得很认真，然而由于过度紧张，每一步都谨小慎微，准备了再准备。等到一切终于就绪，要打推销电话发掘客户时，他把机会搞砸了。因为他脑子里有太多信息，无法在约定时间内把重要的内容简明扼要地传达给对方。

如果你可以，丢弃那些看似是在提供帮助实则是在阻碍你前进的“拐杖”。这个“拐杖”就是信息。通常，人们在着手一项工作前，总想收集到所有信息、数据和资料，然而，并不是信息越多对你就越有利。如果你手头上的 5 篇文章已经足够支持你的观点，那么再有 4 篇或 5 篇文章也不会起到更大的作用。你肯定不希望自己辛苦收集来的资料，事后看来，仅仅起到很小的作用，或者只是浪费了不必要的时间。倾向于过分准备的人相信，那些他们为了完成这一工作而搜集起来的所有信息，将会加快他们前进的步伐，但结果往往是他们发现时间和精力用错了地方。

人们常犯的另一个错误是低估了完成某件任务所需的时间，而对付这个顽疾的良药就是总结所有的成本，集合所有的资源。

总结所有成本

任何一项工作，不管大小，预先估算出完成它所需要的资源总和，包括时间、精力、金钱和其他资源，会对你有所帮助。 很多职员面对的难题之一是他们经常低估完成一项件工作所需要的时间，于是他们经常和时间赛跑，赶着在最后期限之前完成工作。他们的任务清单越来越长，因为他们过于乐观地估计了自己可以在 1 天、 1 个小时内完成的工作量。

毫无疑问，在这样一个信息时代，要准确估计自己完成某项具体工作所需的时间不是件简单的事，尤其当你初次接触那项任务时，更是如此。你可以问自己如下这些问题：

•谁知道学会使用一个新软件需要多长时间？

•谁知道填完一份表格到底需要多长时间？

•检查一个组员的第一份期中报告需要多长时间？

•回复刚收到的三封电子邮件需要多长时间？

设定时间限制

假设你现在要阅读一个组员提交的一份 8 页的报告。根据过去的经验，你的阅读速度大概是 3 分钟读 1 页。这份报告跟其他报告差不多，但为了理解准确和效率，你会仔细地一行一行地阅读。每 3 分钟读 1 页， 8 页的报告，你可以算出完成它需要 24 分钟。考虑到某些难懂的地方会减慢你的阅读速度，还有其他难以预料的因素存在，你最好准备 28 分钟。

假如你没有阅读此类报告的经历，不知道读完 1 页需要多长时间，怎么办？给自己设一个时间限制。你可以给自己定 15 或者 30 分钟完成这份报告。如果你给自己 15 分钟， 3 分钟过去后，你发现自己只读到第 5 页，那么很明显你需要更多时间，你知道 25 分钟或 30 分钟才更实际。也许你现在没有时间来读完这份报告，但至少你得到了有用的信息。或者你可以在读最后几页的时候加快速度， 15 分钟内把它读完，并且告诉自己可能需要在以后某个时间，把最后几页再读一遍。

利用多余的时间

假设你要检查一份报告，给自己定了 30 分钟的时间限制。你可能在 24 或 28 分钟内就完成了，剩下了几分钟。时间估计错误？实际上，这是种很好的状态。

假设你给了自己 45 分钟，结果 28 分钟后你就完成了。“天哪！剩下的 17 分钟我该干点什么呢？”也许 17 分钟后你有个会议要参加，有个电话要打或者有别的什么事。那么这 17 分钟就是你处理手头堆积下来的小任务、为接下来的工作做准备的最好时机，或者什么都不做，放松一下。

因此，为了避免做出过于乐观的时间估计，最后要用到的一个策略是把每个估算做出小的调整。

多加 50%

很多职业人士因为低估了完成某件工作所需要的时间，而影响了工作效率。有一个简单的办法可以帮助他们避免这个问题。如果你初步估计完成某个工作需要 24 分钟，那么在这个估计的基础上增加 50% ，也就是 36 分钟。如果你估计需要 60 分钟，那么最后分配的时间应该是 90 分钟，依此类推。

整合你的资源

想想当你搬到一个新的小镇时，你会有哪些事情要做。寻找当地的电话号码簿和人名地址录；寻找医生、牙医的联系方式；给公用设施公司打电话，确保在搬进去的第一天能够正常使用必要的基础设施；弄清楚哪些商店可以买到你需要的东西；与邻居打招呼，熟悉小镇的环境。

渐渐地，你建立起了一个资源网，能够让你更好地处理家庭事务，比如吃饭、保养汽车、看牙医等。

同样，当你换了工作岗位的时候，你会有一个干净的空办公桌。慢慢地，你会在上面放上办公用品、文件夹、电话簿和私人物品等。你会在你的办公室放上必需的物品，以使自己更高效、更愉快地工作。

整合到你身边

不管是完成短期任务还是长期任务，你都需要把可能用到的资源集合在自己身边。尤其是短期任务，更需要充足的资源，就像你用传统的方式写信，必须把纸和笔准备好；或者电话会议，你需要准备电话、号码、密码等。

如果你第一次接触某件工作，没有什么经验，那么集合资源就显得更为重要。你可以想想，有没有这方面的高手可以给你宝贵的建议，或者想想文件夹以及一些重要的电话号码是否准备好了。

在着手短期工作任务之前，准备好必需的资源。把那些你能想到的、可能会用到的设备、物品、人员支持、指导、资金投入和时间都一一列出来。任务越紧凑，这一步越重要。做好这一步需要的只是几分钟的功夫，但养成这种预见性的思考习惯却会让你受益无穷。

简单开始

很多人在开始一项工作之前因为错误的猜想和假设而犹豫不决，浪费了时间。比如，你要写一封信或一份简短的报告，却因为琢磨一个完美的开头而反复修改，致使迟迟不能写完。实际上，简单地动笔开始写，完成后再回过头检查，看看怎样开头最好，这样才是对你有利的做事方法。

当你迟疑不决时，你可以让自己迈出一小步，帮助自己开始。这一小步也许仅仅是打开一个文件夹、打一个电话、安排一次会议或找到一个网站。也许你不相信，一旦你开始了，你就会继续前进。不管你开始得怎么样，对大部分短期工作任务来说，开始了就等于清除了前进道路上的一大障碍。

沉浸的力量

逐渐培养这样一种做事方式：沉下心来一次只做一件事。当你把所有的精力投入到一件事情中，成功的几率就会大很多。

很多任务同时进行是效率的表现，这似乎成为社会赞许的做事方式，但是你必须抵挡住这种趋势的诱惑。即使是 5 分钟的一件任务，静下心去做也会取得理想的结果，它所带给你的喜悦和动力能够让你以良好的状态接着完成后面的第二件、第三件任务。

集中精力处理手头的任务能够带给你意想不到的惊喜。关掉聊天工具、电子邮件，把手机设为语音信箱，关上门，现在就开始沉下心来工作。

奖励机制

人类很多的行为心理可以用一句简单的话解释：受到奖励的行为会重复出现。这也包括你奖励自己的行为。为了让自己更好地完成一件工作，事先准备点小奖励吧。它可以是允许自己打某个电话、在附近逛一逛、查看电子邮件、喝一杯花茶，或者其他想做的小事。如果手头的工作让你不愉快，那你就更要做一点自己喜欢的事，然后再继续工作。

来自互联网的诱惑

网络为人们提供的，是花样繁多、永无止境的诱惑。在键盘上敲几个字、点击几下鼠标，呈现在你面前的就是几百万个网站中你想进入的那一个。尽管上几代的人在工作中也会面对诱惑和干扰，但是没有一样能和无所不在的互联网相提并论。

如果你也无法抵制网络的诱惑，那就把它并入你的奖励体系。这样，你可以在适当的时候休息、放松，而不是沉迷其中，以致影响工作。否则，你就是在拿灾祸开玩笑。

这样的话，你以后每个小时、每天、每个星期都可能会沉浸在网络中无法自拔，没有完成一丁点的工作，也没有树立新的目标，每个工作看上去都亟待解决，最终阻碍你完成长期的项目和任务进程。 nX/aqQvFAXO9+AcOgNOIrQhrqrLGVHoPRSuXcCyjmLTBC265hIFoa6ewizfPmVDg