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序言 采购是个什么活儿

一位企业家朋友,其公司年销售额高达100多亿元,有一次他邀请我去讲课,一再要求我好好讲讲采购人员的职业道德。他跟我讲,以前公司小,采购人员都是自己亲自选的,比较放心,现在公司大了,做采购的都是别人选的,他自己不认识,也不知道这些人怎么样。在培训现场,他致辞时反复强调说:“采购人员要忠诚!”

有家国企最近出台了一条新规,规定采购人员要轮岗,理由是“预防采购腐败”。

近一年来,我经常被问及“如何预防采购腐败”,很多民企老板还跟我讲,“一定要找个可靠的人管采购”。我在培训时常说:“可靠的人未必可靠,很多民企让老婆管财务,本来想避税,结果由于不专业变成了逃税。”“专业”和“可靠”,哪个更重要?

这么多人关切,针对这个街谈巷议的反腐话题,我在微信朋友圈里说,“特别想写一篇文章‘采购腐败≠采购人员腐败’”。众多朋友迅速回应说,“宫老师,你还应该增加一条‘腐败≠采购腐败’”。

2014年,我写了一篇文章《总经理在采购管理中常犯的8个错误》,在微信公众号“宫迅伟—采购与供应链”上发表,获得了热烈反响。很多网站或微信公众号也进行了转载,可见大家对这个题目的重视,也有很多采购学员致电给我,“宫老师,你说出了我们的心声”。我为此还在微信公众号上进行了调查,结果如下:

20年前,我在中国一汽集团一个大型合资公司做采购部长,周围经常萦绕着两个声音:一是“采购工作谁都能做”;二是“采购工作是个肥差”。20年过去了,人们对采购的印象发生很大变化了吗?近8年来,我通过培训、咨询,接触到上万名采购学员,这其中包括规模数百亿元公司的总裁、上市公司总经理,手握数十亿元采购权的主管。以我的感觉,国内企业比以前确实有很大进步,但与发达国家比,人们对采购的认识还有很大差距,从前面的调查数据大家应该能看到一些端倪。

在中国物流与采购联合会《中国采购发展报告》上,我撰写了一篇文章,对国企、民企、外企的采购状况进行了一些比较研究,这篇文章作为本书的附录附在书后,大家从中可以看到国内企业与外国公司的一些差距。联想起20年间在不同企业做采购主管的实践,我真切地感受到采购在企业里的地位,体会到总裁、总经理们对采购的关切程度和管理方式。在与这些董事长、总裁、总经理的交流中,他们常常问我:“宫老师,你说我应该怎么管采购呢?”“采购怎样做,我才能放心呢?”

其实,这个事情我在做采购的第一天就在思考和探索,“如何才能成为一名专业的采购人员”。美国、英国、加拿大都有相关的采购经理人认证,我也看过很多的采购书籍,我一直想把这些知识结构化,变成人们“听得懂、记得住、用得上”的结构化知识,这两年突然有了感悟。我要感谢课堂上那些爱提问题的学员,正是他们的不断提问让我有了更深入的思考。结合自己实践中的心得,我觉得要想做好采购,必须具备以下四项核心能力:

(1)要有能力回答,为什么选择这家供应商。这是个看似简单的问题,其实并不简单,这涉及“供应商选择评估和关系管理”,有深刻的企业战略、企业管理思想在里边,不是有的人简单理解的“物美价廉”;这里边还有很多诀窍,否则你怎么解释,世上有那么多供应商不都是别人的供应商嘛,哪个不是“物美价廉”?

(2)要有能力回答,为什么是这个价格。有采购向我报告:“领导,8元这个价格已经是最低价了。”我问:“你怎么知道是最低价?”答曰:“供应商说的,还特意告诉我不要告诉别人,给别人的可不是这个价格。”对此我常常开玩笑反问他一句:“为什么不是7元、不是9元,偏偏是8元呢?”其实作为采购员不要简单地说7元、8元还是9元,而是要会做“成本分析和价格控制”,要能说清楚这个价格是怎么来的,为什么这个价格是合理的,而不是简单的比价,最后选个最低价。

(3)要知道如何通过合同控制采购风险。提到合同,总有人认为,我们有律师,其实律师在合同起草尤其是合同履行的过程中,起到的作用是极其有限的。比如“标的条款”,律师能写清楚吗?使用部门都不见得写得清楚,标的写不清楚,交付就有可能产生争议。合同执行过程中,供应商要求把货款付给第三方,或请求由第三方发货,这可不可以呢?你签的合同是否有效,是否会得到执行呢?所以,采购必须具备一定的合同法律和合同管理的知识,学会“如何通过合同控制采购风险”。

(4)要知道如何进行一场双赢的谈判。可以说,供应商的绩效就是采购的绩效,采购自己做不了什么,那供应商会自动自发满足我们的要求吗?当然不会,一切要靠谈判。培训时,经常有学员说:“我们领导太难沟通了。”我常常说:“自己公司的领导你都说服不了,怎么去说服供应商呢?”有的人可能会说:“供应商不听话我可以换,领导我没法换。”如果你这样理解采购,那你就不停地换供应商吧,换过两次你就知道,供应商不是那么好换的,而且换掉也未必能解决问题。所以,做采购的必须给自己提出一个要求,就是要“进行一场双赢的谈判”。

那么,“采购究竟是个什么活儿”?

一句话,它是个专业活儿!

要想成为一名专业采购人员,四大核心能力缺一不可,大家完全可以用这个去检验自己。我也据此开发了一个系列课程“如何成为一名专业的采购人员”,由于是系列培训,解决了邀请不同老师授课可能产生的内容重复、缺失的问题。这两年给很多企业做了这个培训,效果非常好。本书就是在这个系列培训基础上所做的总结,也萃取了微信公众号“宫迅伟—采购与供应链”的一些文章作为内容补充。

通过写书,我真正理解了为什么写书的人总是在最后写上“限于作者的水平和时间,内容难免疏漏,敬请谅解”。写书是件神圣的事情,必须对读者负责,不能辜负众多学员的期盼。为了写本书,我买了很多书,看到很多书内容粗制滥造,越发不敢动笔,因为我觉得要写就认认真真地写,不能为了写而写。

在此,我要特别感谢北大纵横管理咨询集团第八事业部市场总监杨洋女士、合伙人汪亮先生,他们在本书的成稿过程中做出了非常大的贡献;也非常感谢我的数以万计学员和众多企业客户,你们的信任、支持和鼓励,是我不断前行的动力。

宫迅伟

宫老师

帅大叔,低调,经历丰富。脑子里干货满满,心里有许多故事,随便掉一个出来都是天然段子。重实战,擅长深入浅出地把枯燥的知识用活泼的形式呈现出来。业余时间喜欢和太太一起旅游,尤其喜欢爬山,是爱妻号好男人。

学霸

双子座,男生,高冷,爱读书、爱做笔记、爱总结,时不时掉个书袋。虽然掉书袋的时候让人觉得有点烦,但是很大方,总是把自己的笔记无私地分享给大家,人缘很不错的。

小师妹

双鱼座,女生,爱八卦、爱零食、爱逛街、爱插嘴,大大咧咧、没心没肺、偶尔犯个小迷糊,有时候伶牙俐齿,无可救药的乐天派,是全班的开心果。 m9fYwStY85D1svg62ebZ7cS0In5ESib4JKsp7/b6smebm7tMD1BEdw4SHM8I19Pr

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