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宫老师刚到上海时，所负责采购部门的分工是这样的：采购员按物资品类进行分工，每个采购员负责若干品类，从接受采购申请开始，询价比价、走审批流程、发订单、收货、付款申请、处理发票和供应商对账等一系列环节，从头到尾都是同一个人完成，这叫“一条龙”。
另一种分工方法是“分段式”的，采购程序简单来说可以分成四段：
·寻源；
·供应商评审；
·订单处理；
·入库质量控制。
如果按这四个阶段进行分工，每一段由专人负责，就叫“分段式”。那么问题来了，哪种分工方式更好？这要根据企业的具体情况而定。
如果企业采用项目化运作方式，那么“一条龙”分工更好些，效率更高，使用部门只要找到一个采购员就行了；如果是采用批量生产方式的企业，那么“分段式”分工更好些，能充分利用专业性。寻源这个工种要很熟悉供应市场，有很强的谈判能力、合同管理能力等；供应商质量工程师（SQE）的核心能力是对供应商进行评审，对供应商能力进行提升等；负责订单处理的人，要熟悉供应链管理，根据销售预测和生产预测形成采购预测、库存控制、交货期控制等。
宫老师当时所在企业是介于项目化运作和批量生产之间。刚开始采购用“一条龙”方式，后来觉得不合适，部分改成分段式。比如付款是财务在操作，但“一条龙”模式下，财务要面对很多乱七八糟的账，很不愿意管。当时很多采购项目很急，采购员和供应商价格还没有谈定，就开始供货了。价格没有确定，财务就没办法入账，或者用个“暂估价格”。财务就很不愿意管这样的账，说你们采购啥时候梳理清楚了再来申请付款。我们当时就在车间里找了个女孩到采购部来，所有采购员都去找她报账。等账都梳理清楚了，就把这个女孩的编制转给财务，财务也愿意接收。
采购的分工还有这样一个问题：每个采购管多少供应商，是按照供应商的数量，还是按照采购金额来划分？宫老师之前工作的企业，有一个采购员管5个供应商，另一个采购员管80个供应商，但管5个供应商的采购员所管采购金额比管80个的还高。这里面有个工作量评估的问题，还要考虑具体采购员的专业度。前面说到管80个供应商的是个刚毕业的女生，采购不专业，但电脑操作很熟；管5个供应商的是个老采购员，业务很熟，但电脑不怎么会用。这样管80个供应商的女生很轻松，管5个供应商的老采购也很轻松。但如果让两人交换一下工作，让年轻女孩去管那5个供应商，她管不了，因为她对产品不熟，老采购员也吃不消，因为电脑不会用。
这里还要提一下，战略性采购人员的时间分配问题。采购人员的时间应该更多地分配到战略性工作上。如果做一个调研会发现，采购人员花在战略性工作上的时间很少，但是这部分工作的实际贡献很大；花在行政事务性工作上的时间很长，但创造的价值很少（见图1-3）。所以采购部领导要有意识地指导采购人员设法调整花在这两种工作上的比例，采购人员自身也要运用时间管理提高自己的工作效率，提高单位工作时间产出的价值。
图1-3 战略性采购人员的时间分配和实际贡献
关于时间管理，在这里推荐三本书。第一本是阿兰·拉金的《如何掌控自己的时间和生活》，该书的核心内容是：确立生活中最重要的事，把这些事列为最高优先级，给它们分配最多的时间。第二本是戴维·艾伦的《搞定1：无压工作的艺术》，该书偏向于建立自己的时间管理系统：我们的大脑有一个特点，只要一件事情还没做完，这件事就会一直盘旋在大脑里，让人不堪重负，该书教你如何将大脑解放出来，一步步做完要做的事。第三本是诺特伯格的《番茄工作法图解：简单易行的时间管理方法》，该书的内容极其简单，但又极其实用，要点是把工作时间切割成一个个的番茄时钟，用计时器来提醒，每个番茄时钟大约25分钟，工作时不能分心去干别的，每工作一个番茄时钟休息5分钟，看起来很简单，操作起来却不容易，如果一天能工作8个番茄时钟，你会发现成果让你自己都吃惊。