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◎制度透明胶—保障管理制度落地

■工具简介

“制度透明胶”是为使企业内部形成完善而透明的管理体系,以推动公司的运作与发展的实用性目标管理工具。

“没有规矩,不成方圆。”制度是管理的基础,没有制度就没有管理。管理制度就是正确地界定你的企业,使新进员工能迅速知道成功的目标,使员工能有一个衡量绩效的可靠指标。管理制度是人力资源工作开展的基础。

(1)招聘:当你在招聘员工时,管理制度可以帮助你建立一个清晰的模式,知道企业需要的是哪一类型的人。

(2)选择:管理制度可以帮助你在进行用人决策时,清楚、具体地列出选择的标准。它会告诉你测验什么技能,面谈时注意了解什么,以及向应聘者探寻参考信息时该问什么。

(3)候选人自我筛选:当面对所招聘的候选人时,你可以很明确地告诉他们一旦接受这个工作所必须达成的目标。

(4)新进员工培训课程:对新进员工进行培训时,可用管理制度来协助员工达成公司所期望的某个特定的核心价值领域。

(5)在职培训课程:管理制度可以告诉员工所需的知识、技术和态度是什么,以改进工作,提供更好的产品或服务。

(6)绩效衡量:管理制度可以协助你建立一个绩效评估系统,该系统有如下优势:

①建立在企业的核心价值之上。

②可以用来衡量每个核心价值目标的绩效。

③可运用于员工自我评估。

④对从事绩效衡量的经理人或被衡量的员工而言,管理制度都是很容易被理解而且可以迅速被接受的。

(7)建立360度的意见回馈制度,这是员工成长的基础。

(8)管理者对员工有关事业发展与绩效改善的建议,将会被员工照实采纳。

(9)当你向员工提示公司的管理制度时,他们会敏捷地朝相同的目标前进。管理制度使他们产生荣誉感,而且比以往更支持团队的努力目标。

“制度透明胶”就是为使企业内部形成完善而透明的管理体系,以推动公司的运作与发展而进行的一项活动。

■解决的问题

“制度透明胶”工具的运用,可以解决企业的如下问题:

(1)员工对企业的目标或策略缺乏足够的归属感。

(2)新进员工冲淡了我们努力建立的企业文化氛围。

(3)员工抱怨高层管理人员不曾与他们接触、交谈。

(4)我们并未踏着相同节奏的步伐前进。

■施行效果

如果施行“制度透明胶”这个训练项目,你将创造一个正面的文化描述。员工将协助你界定企业的核心价值与信念,由此带领企业员工朝着既定的目标前进。

■操作流程

图2-6 “制度透明胶”操作流程

■具体方法

你将创造一个文件用来定义公司文化。此文件确认公司的核心价值,即公司期望所有员工在工作上所表现出的绩效。“制度透明胶”也确认每一核心价值所代表的绩效期望,以此支持公司重要的绩效管理制度。

这个项目必须得到CEO(最高执行官)及以下各阶层管理人的支持。

如果没有高层的认同,认为管理制度是必需的,并且支持以下各个步骤,千万别贸然尝试。

1.组织核心价值工作小组

建立一个由一般员工、基层主管及中层主管组成的工作小组,提出企业核心价值草案。有些人可能是自愿的,有些则须加以指定。工作小组的规模及组成人员应视公司规模以及你认为组成人员必须具有什么样的代表性而定。核心价值工作小组可由4~30人组成;若从精干可行的观点来看,6~8人较为理想。

2.确认核心价值

表2-9是工作小组所选择的核心价值范例。最适当的核心价值项目应该是5~8个。

表2-9 “制度透明胶”核心价值(范例)

有的公司也许会重视每一个价值,但是现在的工作在于决定在员工心目中到底哪一个核心价值占据最优势的地位。

你可以将被舍弃的核心价值看成是绩效期望。

3.核准核心价值

这是CEO及高层管理人员参与的重点,所选择的一组核心价值必须得到他们的核准才能继续进行下一步骤。

4.界定核心价值

为什么核心价值对公司很重要?其对公司的意义何在?请以一段话来陈述每个核心价值的重要性。以下是对核心价值“生产力”的陈述范例:

生产力是焊接产业的核心重点。

只有努力、坚持及创新,持续不断提高生产力,我们才能在市场上维持卓越的地位。生产力使我们有稳定的工作机会,是提高员工收入的保证。

提高生产力才能保持公司和个人的成长。

5.创建核心绩效期望

核心价值工作小组的功能就是共同创造核心绩效期望。如果这个工作小组规模够大,再将它分成更小的绩效目标小组,每一个选出来的核心价值都有一个对应的小组。每个绩效目标小组的理想人数是6~8人。如果你的核心价值工作小组规模太小,无法分成你所需要的绩效目标小组,你还有两个选择:第一个是允许核心价值小组针对所有的核心价值建立目标。另一个较好的方法是请更多的员工来实施这个步骤,这样可使更多的人参与,并且对每个核心价值都加以关注。

6.草拟绩效期望

赋予每个绩效期望目标小组一个任务—将每组所分配的核心价值变为所有员工所应遵循的行为准则,并且一一列出来。如果负责这个任务的目标小组不止一个,你就必须加以协调,以排除彼此重复及不一致的情形。因此会产生一张绩效期望表,适用对象将涵盖所有部门的员工(管理人员由于另负有监督与管理的职责,因此可能会有额外的期望指引)。以“生产力”这个核心价值为例,可能产生的绩效期望如下(表2-10):

表2-10 “制度透明胶”绩效期望(范例)
7.核准绩效期望

由高层管理人员核准针对所有核心价值所列出来的绩效期望。

8.公布企业管理制度

本流程的最终产品就是将核心价值及各个价值的绩效期望清楚表达出来,形成文件。在真正付印之前,你必须先做两件事:

第一,由一些个人或团队再组成一个工作小组,共同确认文件的前后一贯性。

第二,将这个文件展示给每个员工看,一方面给予熏陶,一方面接受他们的意见。接受意见修正后,即可正式公布管理制度,并且分发给公司的全体员工。

■注意事项

当你运用“制度透明胶”这一工具时,必须先确认下列事项:

(1)将管理制度运用在人力资源系统的每一部分,从招聘到离职面谈都予以应用,以充分发挥管理制度的影响力。

(2)在行动之前,先取得高层管理人员对这一项目的全力支持。

(3)在制定管理制度时,尽可能让更多的员工参与。公司的每位员工都应该了解最终成果,而且尽可能使每个人都能接受。

(4)让管理制度在组织内触手可及,人人皆知。

■范例经典案例回放

深圳维德公司根据“制度透明胶”训练项目的步骤,产生了关于7个核心价值的绩效期望。他们所选择的价值为:生产力、品质、以客为尊、个人职责、积极的工作伦理、团队合作及安全。表2-11、表2-12展示了“以客为尊”和“团队合作”核心价值的绩效期望。

表2-11 “以客为尊”绩效期望
表2-12 “团队合作”绩效期望

■专家点评

传统的管理模式是针对企业存在的问题制定管理制度。“制度透明胶”是根据企业核心价值制定管理制度,使企业内部形成完善而透明的管理体系,以推动公司的运作和发展。

传统的管理模式是由管理者或者管理者指定的人制定管理制度,“制度透明胶”是由特定的工作小组制定管理制度,具有更好的群众性和可行性。 HFCiAajv4rrIK6k9kNMv44RMAw5TDwO/V8dReEalopCK2tJNvM5CgrveEQwnKV0x

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