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在秘书职位上努力足够长的时间以后，我们就会在某个位置上停滞不前：一方面是因为工作的重复与琐碎导致个人熟练程度的增加，从而使创新欲望减少；另一方面则是因为个人在职业生涯中再也无法找到有效的前进方法。在这种情况下，找出自我职业缺陷与不足，并对它们进行有效的修正，便成为了秘书必须要去面对的现实问题。
小优在一家正处于成长期的贸易公司担任秘书，据她所知，全公司上上下下总共有一百多号人，但从重点大学毕业的只有不到十人，而她又是其中最年轻的一个，因此，小优对“秘书”这份工作信心十足。
一开始时，小优的确很受上司的器重，但是两年多的时间过去了，小优在办公室中越来越不受欢迎：贸易公司最重视的就是对外沟通与交流，小优虽然有英语这一强项，但在其他语种上并不擅长，近年来，英语已成为工作语言，小优的英语优势没有了，而她在其他语言上却没有新的进展，而与她同时进入公司的其他秘书却纷纷报名参加各类小语种班。
小优在工作中的被动不仅仅体现在这一点上，有时候，经理会需要秘书协助处理一些财务相关内容，而小优对数字非常不感兴趣，这种“不感兴趣”成了她拒绝此类工作的借口。此后，重要的工作再也没有轮上小优。
美国耶鲁大学组织行为学博士埃米尼亚•伊瓦拉认为，进入职场以后，不管你从事的是哪一行业，若连续五年不学习新知识，那么，你原有的知识就要折旧80%，因为这个世界的知识量每三年就会增加一倍。因此，对于高情商的职场人士而言，他们的主动性与积极性不仅体现在工作中，同时更体现在及时完善自我知识体系中的缺陷与不足上。
不知道自己的不足在哪里，这是非常可怕：秘书工作看似轻松，但实际上不进则退，对秘书来说，“弥补不足”是一件“急切且重要的任务”：当你需要完成某事时，却发现自己完成此事所需具备的“能力包”中，存在明显的软肋，那么，这一软肋最终会发展成你个人的职业短板。
不努力创造条件去发展自己，那么，终有一天，你除了“工龄较长”以外，找不出更突出的优点。而且，“秘书”这份工作，新人们花点时间与精力就可以取代你，被淘汰也将成为必然。
想要修正自我不足，秘书可以通过两个方面来努力：
◆ 了解组织的需求，并针对需求进行“充电”；
◆ 了解个人能力缺陷，进行针对性的学习。
针对这两个方面，我们如何掌握学习与努力的方向、途径，使自己的时间与资源形成最佳的投资与运用呢？最简单的方法就是，在了解组织需求的基础上，寻找或者确立自己在组织中能够发挥作用的空间与机会。
以下方法对你可能会有一定的启示作用：
因为工作关系，秘书往往有机会接触、了解与企业、组织经营密切相关的那些内容，比如年度预算、年度目标、策略方向、重点发展项目等。当你得知了这些内容以后，你可以检视一下：自己目前的工作、能力是否与组织未来的需要相符合？
对企业秘书而言，财务管理能力、语言能力、组织管理能力是极为重要的辅助技能，对机关秘书而言，新政策、新指示的学习是必须要时刻留意的领域——你在上述领域中花费的时间、精力与金钱是既定成本，它们可以促进你的能力，也可以拉低你的水平。所以，你有必要找出自己在这些领域中的不足，然后想办法从现在开始弥补。
例如，如果你感觉自己政策领悟能力不足，你可以多阅读国家相关政策解读文件，或者向一些经验丰富的同事请教；如果你感觉自己在职场上的社交应对能力不足，你可以考虑加入“秘书协会”一类的组织，并学习他人的应对能力；如果你后悔因为财务知识不足而未能参与上一次的年度账务盘点的话，那么，现在去报班学习财务知识并不晚——财务盘点年年有，只要你有能力，你就有机会参与其中。
如果你在关键时刻有能力提供自己与同事们所需要的资源与信息，那么，它们在关键时刻便可以实际运用，来协助你解决问题。例如，如果你能够加入“秘书行政人员协会”，并与各行各业的秘书人员进行多方面的交流的话，那么，当你在职业发展过程中遇到了困难的话，他人便能够向你提供新的、带有创意性的解决问题的方法。
你是机械公司的总经理秘书，那么，你对机械制造、销售了解多少，你知道下一个阶段，公司的研发重点放在哪种机械、哪种型号上吗？秘书只有与自己的主管与同事保持同步的成长，同时对与公司相关的各项业务、各类信息都有相当程度的了解与敏感度，才能够提升自己在组织中的地位与重视程度。
所有的学习与个人提升都是建立在“主动”二字上的：你越是自愿参与一些重要的工作与项目，你积极争取工作机会的次数越多，你接触的人就越多——因为你在各项目学习中积累的经验越多，上司与组织都会认为你是组织中的可用人才。
有些秘书明明知道自己的不足，但他们不及时改进。他们抱着一种“我不行”的心态，但这种心态其实对自我是一种低估：只有当你试着去接受与常规工作不一样的任务，并勇敢地去做一些对组织、对上司有价值的事情时，你才能够在工作中成长、在成长中提升专业度。