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根据美国国际行政管理协会的定义，现代专业秘书是负责处理办公室相关环境内行政事务与信息联系的人。从事秘书这一职业，不管是个人与专业都可以获得长足进步。
这与传统意义上的秘书有着截然不同的定义：所谓的专业秘书是特定主管的助手，其任务是在认可的职权范围内，不必经过直接的监管，就可以运用办公室内相关工具设备，从事主管指定的行政性任务。
两个时代截然不同的职位定位重点预示了新时代里秘书职位的变化：在现代企业中，秘书所扮演的角色与应具备的能力正在迅速地发生改变。
以下是某政府机关秘书处在网上公开的秘书招聘要求：
①具备良好政治素养与从业素质，遵守国家法律法规和厅机关工作制度，勤奋积极工作，有较强的责任意识，无不良法律和从业记录；
②拥有良好社交能力，善于沟通；
③有较强的组织纪律观念，服从团队工作安排，能安心从事本职业务工作2～3年；
④具有本科以上学历，有2年以上文字工作经验，文史类专业毕业者优先；
⑤熟练操作如Word、Excel、PowerPoint等基本办公软件。
与政府机关秘书在政治素养上的高要求、高办文能力相比，企业招聘则更侧重于秘书的办事能力：
①负责整理会议资料；
②协助经理完成日常行政工作；
③协助公司处理各类活动与会议；
④协助处理公司内务；
⑤接电话、接待来访客人。
从上述内容可以看出，由于经营理念与机构性质、内部文化的不同，在选人用人上，企业与机构在秘书的选拔上往往有不同的倾向与标准。不过，现代管理者在选择秘书时，其标准总归可以归纳为以下三条：
虽然当下秘书的职位管理范围变得更大，但选择秘书的主动权依然在管理者手中。管理者在选择秘书——特别是近身秘书时，都有自己的偏好。虽然选择的标准各有不同，但最终对“优秀”秘书的看法是基本一致的，那就是，作为一个秘书，你可以长得不漂亮，但必须要让管理者看起来舒心。这里所说的“看起来舒心”并不是单纯地指外表的出色。
虽说一个外表出色的秘书可以起到装点门面的作用，但是绝大多数管理者在选择秘书时，不仅会看秘书的长相、穿着打扮，同时还会观察其言谈举止是否得体、是否拥有较高的素质，而这里的素质不仅仅指专业素养，同时也包括了身体素质与心理素质。
这一要求乍看起来很简单，但真正做起来却有一定难度，整体素质的提高需要一个长期的过程，而专业素养更是一个需要时间累积的东西。只有在进行专业学习、技能提升的过程中，下意识地提升各方面的素质，才能在从事秘书的过程中得到管理者与组织的重视。
管理者在选择秘书时，外表舒心只是最起码的要求——秘书入职以后，管理者或公司往往会利用多种方式与手段来对秘书展开考验。想要得到上司的信任，秘书就要很好地修炼自己的内在素养，并要诚实与忠诚地面对自己的工作。
这种内在的要求其实有其必然性，秘书虽然不是领导，但其最接近领导，秘书与上司外出办事、处理公务的机会很多，对于企业、机关与领导的事情知道得会比其他人更多，而且秘书很可能会经常需要参与一些决策，他们会掌握很多公司相关信息。
“知道得越多，责任越多。”在工作过程中，了解了这么多与公司经营、机构管理相关的信息，那么，你能不能让领导感觉到放心，便是一个非常重要的问题了。想要实现让领导带在身边放心，秘书就必须摆正自己的位置：
◆ 自己知道什么能说、什么不该说；
◆ 要更加慎言，防止信息外传，而此处的信息包括了文字、电子与口头信息，以避免给上司、给企业/机构带来的不必要的麻烦。
管理者对秘书感觉到放心以后，便会根据秘书的能力来具体安排工作，而秘书也只有通过具体的工作处理来充分发挥自己的能力以后，才能让管理者判断自己是否能够担任这一职位，从而成为上司身边名副其实的助手。
秘书要具备哪些能力，才能让上司用起来省心？这就需要秘书具备如下能力。
健康的身心条件。身体是革命的本钱、工作的前提，唯有拥有良好的体魄、健康的心理，才有可能完成上司交办的任务。
具体来说，秘书的三会可以分为：
◆ 会写作——能写各类报道、常用公文（行政公文与企业常用公文），同时，字体要工整美观、书写速度要快；
◆ 会交际——懂礼仪、拥有较强谈判能力与出色的与人沟通的能力；
◆ 会实务——懂管理，可组织各类商务活动与会议，能熟练操作各类办公自动化设备，能摄影摄像，会驾驶技术等。
秘书人员只有具备了以上条件以后，在工作过程中才能游刃有余，而“看上去舒心”、“带在身边放心”、“用起来省心”其实都可以归纳到情商的范围内去：情商也即情绪智力，这种情绪智力的高低决定了秘书在工作中是否能妥善处理好人与人之间各方面关系，同时也决定秘书能否直接作为上令下达、下情上传的枢纽来展开工作。因此，身为秘书，有必要且必须要努力去提升自我情商。