准确地传递口头信息

在与员工的沟通过程中，要想把每一条命令、每一项建议都写下来是不切实际的，也是不可取的。因此，管理者与员工之间的大多数沟通是建立在口头基础上的。但问题在于，很多时候，管理者以口头方式发出的简单指示、建议或意见，被下属彻底误解了。

1910年，美军部队在一次传递口头命令中出现了这样的失误：

营长对值班军官说：“在这一地区，将可能在明晚8点钟左右看到哈雷彗星，每隔76年，这种彗星才可能看见一次。命令所有士兵在操场上集合，都必须穿上野战服，到时将由我来向他们解释这一罕见的现象。如果下雨的话，就把集合地点改在礼堂，将会放映一部关于彗星的影片。”

值班军官对连长说：“根据营长的命令，哈雷彗星将会出现，地点是操场上空，时间是明晚8点。如果下雨的话，就让士兵们前往礼堂，必须身着野战服，将在那里出现这个罕见的现象。”连长对排长说：“营长命令，非凡的哈雷彗星将于明晚8点身穿野战服在礼堂中出现。如果操场上空下雨，营长将会下达一道新的命令，出现一次这种命令需要76年的时间。”

排长对班长说：“明晚8点，营长将在礼堂中出现，随营长一同出现的还有哈雷彗星，这种事情要每隔76年才会出现一次。如果下雨的话，营长将会命令哈雷彗星穿上野战服，然后跑到操场上去。”

班长对士兵说：“明晚8点会下雨，到时，身穿野战服的营长将陪同76岁的哈雷将军，开着那辆‘彗星’牌汽车，从操场经过，前往礼堂。”

没有哪个管理者愿意出现这样的误会，因为下属工作的好坏，在很大程度上与信息传递的准确程度相关。可是，很多管理者震惊地发现，有多少次信息是在传递过程中被“曲解”了。对这种不良的结果，管理者会感到非常失望，而员工却认为自己在遵循管理者的指示，忠实地执行，也因此感到很沮丧。

为了减少这种误解的发生，管理者必须改变自己传递信息的方法，在同员工对话时必须谨慎小心。

刘勇是一家公司的经理，在工作中常常得不到下属的协助，因此感到很痛苦。他向一位管理专家诉苦，专家提醒他：“你在传递口头信息时，是否明确地指示了内容和目的呢？”

经管理专家的提醒，刘勇才突然醒悟，原来在这之前，他下达工作指示时从未对下属说明目的，于是他改正了缺点。

“在下个月举办的员工大会上，必须提出这个资料。因此，最迟在这个月的月底，你必须完成它。”“这份招聘广告可以登在报纸上，也可以登在一些求职类的杂志上，你要对这一点有所考虑，然后尽快做好它。”传递信息时，明确地指示了内容和目的，员工的士气才会得到很大程度的提高。

在传递口头信息时，管理者要遵循5条基本原则：明确、全面、简明、自信和反馈。这5条原则基本概括了传递口头信息的方式。

1.明确

管理者传递信息时必须明确，否则很容易使下属不能正确理解管理者的意图，导致工作延误，甚至产生更大的反作用力。例如，有的管理者在指示下属时，常使用一些含糊的用语，“这项工作必须尽快完成”。“尽快”便是一个很模糊的词，多快才称得上“尽快”？是一天还是一个星期或者是一个月？这种模糊的信息传递很容易使管理者和员工之间产生不必要的误会：管理者觉得员工不够努力，而员工认为管理者没有交代清楚。所以在传递信息时，一定要用词明确，切勿用模棱两可的词句。

例如，某公司的办公室主任对新招聘来的女文员说：“把这个文件装订一下，尽量装订得漂亮些，明天上午，我要去送给董事长过目。”当女文员把文件送来时，这位办公室主任大吃一惊，文件装帧精美，更突出的是，上面竟然别了一个精致的蝴蝶结。

女文员的做法给了管理者一个重要的启示：在给下属传递信息时一定要明确，不要产生理解上的歧义。

2.全面

管理者在传递信息时，有必要做到全面。这样，员工就能把握全局，充分发挥工作的主动性，更加出色地完成任务。

3.简明

传递信息必须抓住要点，向员工讲明什么是他要做的，要达到什么样的目的。否则，员工会不清楚他具体负责的是什么。

要做到这一点，管理者必须先弄清楚命令中的要点是什么。否则，自然就没有办法向下属讲清其中的要点。因此，在向员工传递信息之前，管理者首先要认真去思考各工作的要点，做到心中有数，这样才能统领全局，合理调度。

4.自信

在向下属传递信息时，应使用自信、果断的语气，表现出积极的态度。在下达命令时，任何时候都不要流露出歉意。即使下属表现出抱怨的情绪，也要求他们必须坚定地执行指令。

5.反馈

不论管理者试图多么准确地表达，员工还是有可能会误解管理者的本意。一方面，同样的文字有可能表达出不同的事情；另一方面，员工的生长地域、家庭背景、教育经历、智力与培训等因素也可能对他们的理解产生一定的影响。

因此，管理者在清楚准确地传递信息的同时，还要重视反馈。有时员工即使并不完全清楚，也会简短地回答“是”或点头。所以，管理者在要求员工反馈时要力求具体，必要的时候可以要求员工复述一遍你说的话，这样可以帮助你确定他是否完全理解了指示。

管理小贴士：传递口头信息前先自我检查

（1）我打算在这一场合中说什么？

（2）这一信息应该告诉给谁？多少人将会受其影响？

（3）在传达信息时，我的信息来源可靠吗？

（4）要让对方理解，我采用哪种表述方式更好？

（5）信息需要重复吗？

（6）对方听了以后，会有不同意见吗？

（7）在下达指示时，有必要进行当场示范吗？如果当场示范，由谁来进行？ 3FN5WKyVWi8eOqNl2QOyuQZ3f5zpCMOk+pnK+CAw77hUyrAQCdvE2CVzO7m8A1Hb