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秘书作为领导的参谋助手，不仅为领导处理大量的具体工作事务，而且辅助领导参与管理活动。因此，现代秘书工作需要秘书具备以下优良的精神素养：一是思想政治素养。坚持马克思主义观，坚定不移地执行党和政府的方针政策。二是品德素养。全心全意为人民服务，敬业守信，情操高尚，为国家、为社会、为组织无私奉献。三是作风素养。耐心细致，一丝不苟，谦虚谨慎，敏捷干练，善于学习，并根据工作需要及时进行知识更新。四是心理品质。健康向上，能很好地适应秘书工作岗位的需要。
（1）忠于职守，服务领导。
（2）埋头苦干，甘居幕后。
（3）谦虚谨慎，办事公道。
（4）遵纪守法，廉洁奉公。
（5）诚实守信，严守机密。
作风是指人们在思想、工作和生活中所表现出的一贯的态度和行为。秘书的作风修养，既是对秘书群体的要求，也是对秘书个体的要求，包括思想、工作、生活作风等方面的行为风格。可以概括为：
（1）踏实，细致，一丝不苟。
（2）联系群众，深入实际，求真务实。
（3）谦虚谨慎，不卑不亢，坚持原则。
（4）敏捷干练，讲究时效，善于合作。
（5）善于学习，富于创造，勇于开拓。
1.情感品质
情感是人们对周围事物是否符合其需要而产生的态度体验。它是一种复杂的心理功能，具有动力和信号的作用。健康的情感品质不仅是推动秘书积极工作、使其在工作中有所成就的动力，而且对领导起着直接的感染作用，影响领导管理工作的效果。
2.意志品质
秘书工作辛苦、繁忙、琐碎，这些都要求秘书人员必须具有相应的意志品质。
3.性格品质
（1）富有责任感。
（2）谦虚随和。
（3）冷静沉着。
（4）幽默开朗。
秘书人员应该掌握哪些知识，又该怎样构建自己的知识结构呢？一个总的原则就是以秘书工作为中心，以适应实际工作需要为标准。具体地说，有以下几个原则：
1.适应性原则
适应性原则在秘书工作实践中具体表现为以下三个方面的要求：
（1）秘书的知识结构应当与秘书的岗位职责相适应。
（2）秘书的知识结构应该与所在单位的业务特点相适应。
（3）秘书的知识结构应该与所处的社会环境相适应。
2.比例性原则
比例性原则就是根据各种知识在秘书工作中所使用的频率和发挥的作用，来确定其在秘书知识结构体系中恰当的比例。
3.层次性原则
秘书的知识结构有层次性特点，按照从低到高的排列顺序，可以分为基础知识、专业知识和相关知识三个层次。如果按照由内而外的排列顺序，可以分为核心知识、中间层知识和外围知识。其中，核心知识是指与秘书工作目标直接相关、在实际工作中经常用到的知识；中间层知识是指与秘书工作目标有关系，但在实际工作中使用频率较低的知识；外围知识是指与秘书工作目标无直接联系，但在实际工作中偶尔会涉及的知识。
4.个性原则
秘书人员在构建自己的知识结构时，要对自己进行准确的定位，找准社会需要与个人特长的最佳结合点，扬长避短。在构建自己的知识结构时，还要具有创新意识和超前意识。
5.动态性原则
秘书人员必须经常对自己的知识结构进行调整，使其保持动态的平衡，以适应秘书工作的需要。
秘书的能力结构就是指能够顺利完成本职工作所应具备的各种能力的组合方式。秘书工作具有全面性和复杂性的特点，这就要求秘书人员具有多种能力。秘书的能力可分为基础能力和专业能力。
基础能力，是指从事秘书工作所应具备的最起码的能力，是从事秘书工作的基本条件。主要包括：观察能力、注意能力、记忆能力、思维能力、想象能力。
专业能力，是指秘书人员从事秘书工作所应具备的职业能力，是秘书能力结构的核心部分。专业能力是完成秘书工作的重要保证，也是秘书区别于其他职业的重要方面，包括：
1.表达能力
秘书的表达能力主要包括口头表达能力、书面表达能力和肢体语言表达能力。
2.办事能力
办事能力是指快速、有效地处理各种日常事务和工作的本领，如办文办会、信访接待、日常值班、生活管理等。
3.协调能力
协调是管理职能之一，也是秘书的必备能力之一。秘书的协调能力包括三方面：一是协调自己与领导者关系的能力；二是协调领导人之间的关系；三是协调各部门之间关系的能力。
4.管理能力
秘书作为辅助领导实施管理的人员，其自身也要具备一定的管理能力。这主要体现在辅助决策、计划、沟通、协调和控制等几个方面。
5.应变能力
应变能力是指面对变化的环境能够沉着应对，妥善处理问题的能力，是秘书其他能力和素质在特殊情况下的综合反映，是对秘书才智经验的全面检验。
6.社交能力
秘书的工作性质和工作范围决定了秘书要面对各种各样的人际关系，这就要求秘书人员必须善于和人打交道，要有良好的人际交往能力。