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第一节 秘书工作案例

一、秘书

“秘书”一词在我国由来已久,但不同历史时期“秘书”概念的内涵有所不同。

我国最早出现“秘书”一词是在东汉时期,其含义与字义相关,指皇宫中秘密收藏的图书典籍。后来,“秘书”的含义发生了改变,由原来指物演变为指人。东汉后期,“秘书”一词曾用来指称朝廷中掌管图书秘籍的一类官职。

自古从事秘书工作的职位并不用“秘书”称谓,历朝历代称谓各不相同,如左史、右史、尚书、中书、侍中、仆射、中书舍人、翰林学士、记室令史、掌书记、判官、书佐、幕僚、师爷,等等。直到晚清才出现与秘书称谓和实际职业名实相符的机构。

对秘书概念的认识有很多,《现代汉语词典》(修订本)认为,秘书是“掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员”。《辞海》认为,秘书是“职务名称之一。协助领导综合情况,研究政策,密切各方面工作的联系,办理文书、档案、人民来信以及其他日常行政事务和交办事项”。王千弓认为,秘书是一种职务名称,其职责是协助领导综合情况,研究政策,密切各方面工作的联系,办理文书档案、人民来信来访、会务工作及其他日常行政事务和领导交办事项。因而,在党政机关、企事业单位从事这一类工作的人员,统称为秘书。张家仪认为,秘书是身处领导机构,撰制、掌管文书,辅助决策,并处理日常事务的服务人员。秘书所从事的服务性工作就是秘书职业,因而秘书不是一种职务,而是一种职业。常崇宜先生综合上述观点,认为秘书既是一种职务名称,也是一种社会职业,是领导机关首领或特定领导者个人的助手。各种秘书的具体作用虽各不同,但都是通过辅助领导、直接为领导服务去体现为社会服务的。

综合以上观点,根据世界范围秘书工作的发展状况,并结合我国秘书工作的实际,我们认为:秘书是指身处领导机构或领导者身边,以处理信息和综合服务的方式辅助领导者实施管理的工作人员。

文员是职业的初级形态。文员主要指在办公室某个程序上从事单项事务性工作的秘书人员,如负责整理办公室、制作打印文稿、收发信件、接待来访及出差报销等工作。他们属于比较单纯的技术性、事务性操作人员。

秘书是职业的中级或普遍形态。除文书处理和事务工作以外,秘书还担负着辅助领导实施管理的任务,如组织会议、调查研究、辅助决策等。

助理是职业的高级形态。一般是指社会组织专门为某个工作内容繁复、责任重大的高层领导配备,协助领导处理各种政务和事务的综合型高级秘书人员。

二、秘书职业的特点

随着社会不断发展,秘书职业的特点日趋鲜明,具体表现在以下方面:

1.服务的直接性

秘书服务的直接性主要体现在:①秘书工作的内容与领导工作的内容是一致的;②秘书的工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的,秘书直接向领导请示、汇报;③秘书的工作直接对领导负责,其结果、成败与领导直接相关。

2.社会化、行业化

秘书是当今世界最普遍的社会职业之一,拥有数量庞大、分布广泛且相对稳定的从业人群。它不仅具有一般社会行业的基本特征,而且有自己的行业规范,它的具体工作内容和工作方法都有明确而细致的规定。秘书职业普遍化和社会化的特点,使秘书职业成为一种新的社会行业。

3.专业化、知识化

秘书作为一种普遍存在的社会职业,其专业化程度越来越明显,专业化水平也越来越高。这种专业化具体表现为秘书工作分工越来越细,技术要求也越来越高。从文化程度来看,秘书是一支知识化的专业队伍。

4.自动化、高科技化

随着科技的进步,秘书工作的自动化程度越来越高,许多事务性工作由传统的手工操作转为计算机处理。通信事业的迅猛发展,计算机网络的出现,使通信的方式及手段更加多样化,大大增加了秘书职业现代化的科技含量,也提高了秘书工作的效率。

5.制度化、科学化

秘书职业化和社会化的特点,使秘书管理成为必然。各级各类秘书组织都针对秘书及秘书工作制定了严格的管理制度,如行业准入方面普遍采取资格认证制度等。职业化的发展趋势促使秘书职业科学地发展。

6.年轻化、女性化

从年龄结构来看,世界各国的秘书从业者主要是年轻人,大多数秘书人员年龄为20~30岁。从性别比例来看,秘书队伍中女性秘书要远远多于男性秘书。

三、秘书工作案例

案例,英文是“case”,意为个案、实例和事例、例子等。医学上常称为“病例”,法学上称作“判例”,军事上称作“战例”,管理学称为“案例”。目前,“案例”一词已经被广泛认同,普遍用于管理学科的各个领域。

案例具有三个基本要素:一是以事实为依据。案例编写与小说创作不同,除案例中涉及特定名称和保密数据等不便公开的信息可以掩饰、删除或合并外,其他信息一般不得篡改或夸大。二是要有问题意识。每一案例必须涉及一个或多个问题。如本书第七章案例一“漠视法规终酿恶果”涉及秘书应如何提高保密意识,防止泄密的问题;第十章案例二“迟来的尊敬”涉及秘书的综合素养、礼貌礼仪等问题。三是具有明确的教学目的。

秘书工作案例是反映秘书工作实践中人、事、组织等问题的案例。在秘书工作领域,案例是对秘书工作中一个或几个问题的描述,具有公务性、广泛性、丰富性和角度多元性的特点。

四、秘书工作案例的分类

1.根据学习功能划分

(1)描述(评审)型:通常介绍某一秘书工作事件的全过程,有现成的方案或计划,要求案例使用者对之进行评审,指出其长处或不足。

(2)分析(问题)型:通常在情况描述中隐含一定的问题,要求学生把问题发掘出来,分清主次,探究原因,拟订对策,最后作出判断。

2.根据篇幅划分

秘书工作案例根据篇幅可以划分为:微型案例(500~1000字);小型案例(1000~3000字);中型案例(3000~10000字);大型案例(10000字以上)。

3.根据教学与学习方式划分

秘书工作案例根据教学与学习方式可以划分为:讲解型案例、讨论型案例、亲验型案例(根据真实情景,编写出让学生扮演某一角色的案例)。

4.根据表现形式划分

秘书工作案例根据表现形式可以划分为:文字案例和多媒体情景案例。 Maify22+0As7wmOW4AmqpAgr2jV9lXMsWRBdS1dkma9CrKcmkahlqVO2CYnCEPqU

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