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“秘书”一词在我国由来已久，但不同历史时期“秘书”概念的内涵有所不同。
我国最早出现“秘书”一词是在东汉时期，其含义与字义相关，指皇宫中秘密收藏的图书典籍。后来，“秘书”的含义发生了改变，由原来指物演变为指人。东汉后期，“秘书”一词曾用来指称朝廷中掌管图书秘籍的一类官职。
自古从事秘书工作的职位并不用“秘书”称谓，历朝历代称谓各不相同，如左史、右史、尚书、中书、侍中、仆射、中书舍人、翰林学士、记室令史、掌书记、判官、书佐、幕僚、师爷，等等。直到晚清才出现与秘书称谓和实际职业名实相符的机构。
对秘书概念的认识有很多，《现代汉语词典》（修订本）认为，秘书是“掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员”。《辞海》认为，秘书是“职务名称之一。协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书、档案、人民来信以及其他日常行政事务和交办事项”。王千弓认为，秘书是一种职务名称，其职责是协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书档案、人民来信来访、会务工作及其他日常行政事务和领导交办事项。因而，在党政机关、企事业单位从事这一类工作的人员，统称为秘书。张家仪认为，秘书是身处领导机构，撰制、掌管文书，辅助决策，并处理日常事务的服务人员。秘书所从事的服务性工作就是秘书职业，因而秘书不是一种职务，而是一种职业。常崇宜先生综合上述观点，认为秘书既是一种职务名称，也是一种社会职业，是领导机关首领或特定领导者个人的助手。各种秘书的具体作用虽各不同，但都是通过辅助领导、直接为领导服务去体现为社会服务的。
综合以上观点，根据世界范围秘书工作的发展状况，并结合我国秘书工作的实际，我们认为：秘书是指身处领导机构或领导者身边，以处理信息和综合服务的方式辅助领导者实施管理的工作人员。
文员是职业的初级形态。文员主要指在办公室某个程序上从事单项事务性工作的秘书人员，如负责整理办公室、制作打印文稿、收发信件、接待来访及出差报销等工作。他们属于比较单纯的技术性、事务性操作人员。
秘书是职业的中级或普遍形态。除文书处理和事务工作以外，秘书还担负着辅助领导实施管理的任务，如组织会议、调查研究、辅助决策等。
助理是职业的高级形态。一般是指社会组织专门为某个工作内容繁复、责任重大的高层领导配备，协助领导处理各种政务和事务的综合型高级秘书人员。
随着社会不断发展，秘书职业的特点日趋鲜明，具体表现在以下方面：
1.服务的直接性
秘书服务的直接性主要体现在：①秘书工作的内容与领导工作的内容是一致的；②秘书的工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的，秘书直接向领导请示、汇报；③秘书的工作直接对领导负责，其结果、成败与领导直接相关。
2.社会化、行业化
秘书是当今世界最普遍的社会职业之一，拥有数量庞大、分布广泛且相对稳定的从业人群。它不仅具有一般社会行业的基本特征，而且有自己的行业规范，它的具体工作内容和工作方法都有明确而细致的规定。秘书职业普遍化和社会化的特点，使秘书职业成为一种新的社会行业。
3.专业化、知识化
秘书作为一种普遍存在的社会职业，其专业化程度越来越明显，专业化水平也越来越高。这种专业化具体表现为秘书工作分工越来越细，技术要求也越来越高。从文化程度来看，秘书是一支知识化的专业队伍。
4.自动化、高科技化
随着科技的进步，秘书工作的自动化程度越来越高，许多事务性工作由传统的手工操作转为计算机处理。通信事业的迅猛发展，计算机网络的出现，使通信的方式及手段更加多样化，大大增加了秘书职业现代化的科技含量，也提高了秘书工作的效率。
5.制度化、科学化
秘书职业化和社会化的特点，使秘书管理成为必然。各级各类秘书组织都针对秘书及秘书工作制定了严格的管理制度，如行业准入方面普遍采取资格认证制度等。职业化的发展趋势促使秘书职业科学地发展。
6.年轻化、女性化
从年龄结构来看，世界各国的秘书从业者主要是年轻人，大多数秘书人员年龄为20～30岁。从性别比例来看，秘书队伍中女性秘书要远远多于男性秘书。
案例，英文是“case”，意为个案、实例和事例、例子等。医学上常称为“病例”，法学上称作“判例”，军事上称作“战例”，管理学称为“案例”。目前，“案例”一词已经被广泛认同，普遍用于管理学科的各个领域。
案例具有三个基本要素：一是以事实为依据。案例编写与小说创作不同，除案例中涉及特定名称和保密数据等不便公开的信息可以掩饰、删除或合并外，其他信息一般不得篡改或夸大。二是要有问题意识。每一案例必须涉及一个或多个问题。如本书第七章案例一“漠视法规终酿恶果”涉及秘书应如何提高保密意识，防止泄密的问题；第十章案例二“迟来的尊敬”涉及秘书的综合素养、礼貌礼仪等问题。三是具有明确的教学目的。
秘书工作案例是反映秘书工作实践中人、事、组织等问题的案例。在秘书工作领域，案例是对秘书工作中一个或几个问题的描述，具有公务性、广泛性、丰富性和角度多元性的特点。
1.根据学习功能划分
（1）描述（评审）型：通常介绍某一秘书工作事件的全过程，有现成的方案或计划，要求案例使用者对之进行评审，指出其长处或不足。
（2）分析（问题）型：通常在情况描述中隐含一定的问题，要求学生把问题发掘出来，分清主次，探究原因，拟订对策，最后作出判断。
2.根据篇幅划分
秘书工作案例根据篇幅可以划分为：微型案例（500～1000字）；小型案例（1000～3000字）；中型案例（3000～10000字）；大型案例（10000字以上）。
3.根据教学与学习方式划分
秘书工作案例根据教学与学习方式可以划分为：讲解型案例、讨论型案例、亲验型案例（根据真实情景，编写出让学生扮演某一角色的案例）。
4.根据表现形式划分
秘书工作案例根据表现形式可以划分为：文字案例和多媒体情景案例。