2.4　劳动合同处理

用一句话可概括人事专员在劳动合同处理中具体做什么：根据公司的劳动合同管理办法，针对不同的人员类别，在规定时限内完成劳动合同的处理，包括签订、续签、终止、解除等。

2.4.1　劳动合同范本的选取

公司规模小时，劳动合同范本可能只有一种；公司规模扩大，劳动合同范本往往有多种。比如：总部与异地子公司的劳动合同，不同；高管、技术管理人员、销售人员、顾问、生产工人、劳务派遣等人员的劳动合同，不同。

劳动合同范本，可直接采用当地政府制定的范本，也可采用公司修改过的范本。有的还需补充劳动合同附件，包括：保密协议、竞业限制协议、薪资协议、业绩合同等。

人事专员的工作内容是根据劳动合同范本，与相关人员完成劳动合同的实施操作（签订、续签、终止、解除等）。

2.4.2　劳动合同签订的大致信息

劳动合同中的某些基本信息，需由人事专员填写，如公司名称、公司地址、法人等。有些采用手工填写，有些用蓝印“萝卜章”印上去。

人事专员需要填写：岗位名称、合同期限、试用期、薪资、试用期薪资、工作地点、工作时间等必要信息。合同末尾，“一式＿份”处填写：三份或两份。还有的要填写补充条款，或者划掉，写上“无”。最后是甲方盖章，填写日期；让员工签字，填写日期。

2.4.3　劳动合同注意事项

1. 岗位

尽量写大类，如：管理人员、技术人员、营销人员、生产人员等。不要写得太细化，如：财务部经理、会计、研发工程师。原因是：写得太明确，今后发生岗位调动时，可能会有劳动纠纷。

2. 合同期限

2008年新劳动法出台前，很多公司都写：1年或2年。2008年以后，就不能这样写了。因为劳动法规定：连续2次签订合同，或工作满10年，员工就可与公司签订无固定期限合同。所以，这一栏可写：3年或5年。当人事专员写下这个年限数字时，心里要明确：这与劳动法是有关系的，这样写是否有隐患？

对于合同期限，以及附带的试用期约定，也要注意：试用期与合同期限是有限制关系的。

3. 约定工资

从法律和道理上来讲，约定工资应该按照实际数据填写；但是从公司的立场来说，在填写时要做一些特殊处理。比如：月薪5000元，可根据公司薪资制度，拆分为岗位工资3000、绩效工资2000，则约定工资就写3000元。要将年终奖等剔除，不要折算平摊进去。这样做，将来发生降级降薪、离职补偿、违法解除赔偿等情况时，在补偿基数上，对公司有利，或者说留有余地。

对于约定工资，以及附带的试用期工资。劳动法规定，试用期工资不得低于约定工资的80%。

4. 工作地点

工作地点不要写得太详细，如：××市××区××街道××路××号××大厦××房间。可写得粗略一些，如：××市；或者××市、××县、外地子公司、办事处等。这样做的原因是：今后如出现公司搬迁、岗位调动、外派等情况，公司留有余地。

5. 工作时间

人事专员需了解三种工时：标准工时、综合计算工时、不定时。对于一般员工应填写：标准工时。但有的工种，要填写综合计算工时，如：生产工人、司机等。部分工种可填写：不定时，如：高管、销售人员等。当然，填写综合计算工时、不定时，都是要去劳动部门备案批准的。

新手了解这些注意事项后，就可以操作了。但需要不断地研究、熟悉公司的劳动合同管理办法，国家、当地的劳动政策。心里需时刻有根弦：这样写会不会有隐患？将来会不会导致劳动争议？

6. 还要注意合同的签收

在本地办公的，可让员工在专门的劳动合同签收本上签收；在异地办公的，可让员工在寄回的那份上注明“已签收”，并签名、填写日期。此外，人事专员找员工签订劳动合同时要注意，员工在本地的，要求员工当面签名、填日期；员工在异地的，如当地有办事处或其他办公人员，最好找可靠人员帮忙监督员工本人签字。实在没有其他同事可帮忙的，务必在收到劳动合同后找其他经员工本人签名的文件进行核对以确认签名是否一致。应使用黑色水笔签字。尤其要避免有些销售人员因在外出差，人事催促紧迫时会找人代签，以此来完成工作的情况出现。所以签订劳动合同前要安排好时间，异地人员要留有足够的时间。

2.4.4　劳动合同处理新手常犯错误

容易引起劳动纠纷，而新手又不太注意也经常犯的错误有：①劳动合同签订不及时。比如：超过一个月还没有签订劳动合同，却构成了事实劳动，要双倍赔偿工资。②没有提前一个月通知续签、终止、解除，也算违规。即使在发出通知后，由于工作忙碌，劳动合同处理还需要员工本人、部门经理、分管领导、人力资源部经理等过手，如中间环节拖延，也会导致人事专员最终的延误超时。

这就需要人事专员注意时限的控制，做好合同的状态跟踪表，与相关人员协调沟通，必要时请上级出马支持。

2.4.5　常用表单：劳动合同期满考核表

劳动合同期满考核表，见表2.14。