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3.4 有人报销打车费

快下班了,人事经理跑来要求报销车费,他的手里攥着一摞出租车票。

“明天不行吗?咱们不是有规定,月中和月末两天集中报销,要不我们得天天接待你们,还能干别的事吗?”师傅没好气地抢白着。

“唉哟,大姐帮帮忙吧。这些日子天天跑招聘、跑工作居住证,兜里实在没钱啦,明天还得出去呢。”看着气喘吁吁的人事经理,师傅不由得笑了。

3.4.1 报销费用——管理费用的核算

“把这个单子先填好,”师傅递给人事经理一张费用报销单,“把这一摞打车票的金额合计出来,填在单子上,然后再来找我们”。

人事经理当时就开始算,他的计算器用得可不怎么样,特慢不说,还老出错。终于核出了一个总数。师傅接过来,飞快地合计了两遍,一共381元,和人事经理算的一样。“对了!来,把大小写都填上,在这里签上你的名字,然后找老板签字去,签完字再来。”

不一会儿,人事经理就跑了回来,看来他真是没有钱了,要不怎么这么急呢?

我拿过来看了看,原来填写完整的费用报销单是这样的,如图3.16所示。

图3.16 填写完整的费用报销单

人事经理走了,师傅裁出一张和记账凭证一样大小的纸,把那些小小的出租车票依次排开整齐地贴在这张纸上,然后将这张纸粘贴在了费用报销单的后面,随手在费用报销单上盖了一个“现金付讫”的红戳。

师傅整理好的打车票如图3.17所示。看,多么的干净整齐!

图3.17 整理体积较小的原始票据

“原始票据比较小的时候,就这样做,不容易丢,以后也方便装订。再把它附在记账凭证后就可以了。现在你来做这张记录报销的记账凭证吧。”

师傅要求我做我就做,这不立马就做好了,图3.18所示就是报销交通费的记账凭证,怎么样?很快吧!

图3.18 报销打车费的记账凭证

不过,我还是有些疑问,公司有这么多名目繁多的支出项目,究竟哪些应该归入管理费用呢?我自己先上网查了查,又翻了翻以前的书,再问了问师傅,下面就是我得出的结论:

财务部门的人员出门办事的打车费、老板出差的差旅费、行政部门购买报纸杂志的花费、人事部门的招聘费等,都是企业在日常管理过程中的花费,还有这些部门人员的工资和福利等,都属于管理费用的核算范围。

管理费用的内容特别多,除了销售部门的花费、和银行打交道的花费以及生产企业的生产部门的花费以外,其他几乎所有的费用都可以归到管理费用中核算。如果你在记账中实在分不出一笔费用应该放在哪儿,那放在管理费用里就最合适了。

3.4.2 管理费用明细科目的设置

不知你注意到没有?我们在“管理费用”下使用了明细科目“交通费”,为什么要设明细?管理费用的种类那么多,如何合理地定义明细科目呢?

首先我们要知道,管理费用涵盖的业务内容很多,为了以后查阅、分析方便,就需要在管理费用下设很多的二级明细科目。

设明细科目的原则是:费用发生频繁或者虽然不经常发生但每次金额较大,或者比较重要的业务,就应该设明细科目。比如,员工工资,每月只发一次,但很重要,所以要设“工资”明细;像打车费、公交车票、地铁费等交通费,每张几块钱、十几块钱,但是每月发生次数多,累计金额也不小,也应该设“交通费”明细。

关于明细科目的名称,除了应交税费等少数科目外,会计制度没有统一的规定,完全由会计人员根据企业的实际情况及简单明了的原则自己定。为了核算更具体,还可以在二级明细下再设三级明细。

师傅帮我整理了一份一般中小企业“管理费用”下经常设置的明细科目,如表3.5所示,你可以根据自己企业的具体情况进行调整,相信一定会对你有所帮助的。

表3.5 中小企业管理费用下常设的明细科目列表

提示

如果用现金给员工支付餐费补贴、过节费等福利性质的费用,以及为客户购买礼品(发票上开具“礼品”字样),均是需要代扣代缴人个所得税的。

3.4.3 理论知识链接——费用的分类

一个企业的期间费用一般分为3大类:销售费用、管理费用、财务费用,俗称“三大费用”。它们都属于损益类科目,都会体现在利润表中。 6CsTx3Jiamm3u1g/cN4+oZbkdIio17bOgOCJKVst6lrcZNoocIKgPM5gYC/NqtWB

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