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三、六招打造高效的项目管理体系

如何才能打造公司内部高效的项目管理体系呢?

公司要想建立可持续发展的项目管理体系,需要从以下六个方面着手:公司多项目管理战略规划、跨部门项目团队、规范化的项目管理流程、项目的人才梯队保障、项目的考核与激励以及项目管理的工具和方法。这六个方面相辅相成,相互关联,缺一不可,只有这六招完美配合,才能打造出公司高效的项目执行体系(如图1-1所示)。

图1-1 项目管理体系

第一,公司多项目管理战略规划

任何公司都不可能在一个时间段只运作某一个项目,而是同时维持着多个项目的运转。在这样的情况下,资源往往不够分配,这样就会导致项目之间资源配置出现冲突。应该先做哪个项目,后做哪个项目,如果公司没有一个明确的规定和规划,相关部门很难做出正确的决策,这样一来,就会影响项目的顺利执行。建立公司项目的评价体系,建立项目的优先级别,客观、科学地评价各个项目对公司的意义,是确保公司战略顺利实施,确保公司利益最大化的必要手段。只有这样,才能建立一个体系以确保“让我们正确地做事”。如果我们做的事情和项目不正确,无论我们怎么努力也是没有效果的。如果没有科学的评价标准,没有项目的优先级划分,极有可能会导致很小的项目占用大量的资源,最重要的项目却没有资源去关注。我们越努力,对公司的破坏性反而会越大。

第二,跨部门项目管理团队

公司级的项目不是某一个部门或者某一个个人能够完成的,一定是公司各个部门的通力配合,才能确保公司的战略和项目顺利、高效实施。但是,现在很多企业却面临着严重的部门本位主义,各个部门各自为政,不能形成合力,不能以项目为核心来配合步调,致使公司项目管理无序,严重影响了企业的运营效率和战略执行力。因此,建立跨部门的项目运作团队,明确各个部门的职责和义务,建立良好的跨部门团队运作机制,是确保跨部门团队效率的基础。

第三,规范化的项目管理流程

规范化的执行流程也是确保项目顺利执行的有力保证。不同部门、不同管理者对项目的理解不一样,对项目运作流程的理解也不一样,如果没有一个统一、规范化的操作流程,每个管理者都按照自己的思路去执行,各执一词、各搞一套,执行的效果将会大打折扣,甚至做大量的无用功。整个项目团队的整体运作就会受到制约,效率自然会受到影响。因此,有必要制定一个统一、规范化的操作流程。一方面,统一规范项目管理的语言,避免不必要的误会。另一方面,将优秀员工的好经验进行总结并以流程的形式固化下来,以优化管理流程、节约管理成本。

第四,项目的人才梯队保障

良好的企业运营,一定需要充足的人才作为支持。现如今,企业都在快马加鞭地飞速发展,对人才的需求量非常大,如果公司没有一个人才梯队作为公司快速发展的保障,企业的战略执行肯定会受到影响。人员成长缓慢,人才青黄不接,将严重地影响企业的日常运营。因此,一个高效的执行体系,必须有充足的人才作为支撑。企业的运营最终要靠人去执行,一流的企业一定要有一流的人才,人才是企业持续发展的保障。

第五,项目的考核与激励

不合理的考核与激励体系,不仅严重地打击了很多优秀员工的工作积极性,姑息了偷懒者的存在,更为严重的是,影响了我们企业的项目执行力。工作贡献越多绩效考核评价反而越低、奖励更少等不公正和不公平的现象一旦出现,势必影响员工的士气,进而影响企业的运营效率。建立公正、公平的考核与激励体系,建立基于项目产出和贡献的考核与激励体系,建立结果为导向的考核与激励体系,是确保公司项目管理高效运作的制度保障。良好的考评与激励体系将鼓舞优秀的人才充分发挥他们的聪明才智,为企业带来效益,也为个人带来成长。

第六,有效的项目管理方法和工具

有了正确的做事方向,有了高效的跨部门团队,有了规范化的项目流程,有了满足公司快速发展的人才梯队,有了公正、公平的考核与激励体系,再加上项目执行的方法和工具,项目执行就能取到完美的结果了。所谓“工欲善其事,必先利其器”,项目执行的工具和方法非常重要,掌握了正确的工作方法,掌握了切合管理实际的执行工具,不仅使我们少走很多弯路,还会提高员工的工作效率,提升员工的积极性和幸福感。

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