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接下来我该做什么？明天销售会议的文档放在哪儿？乔纳斯下周有空跟我一起做这件事吗？斯科特关于新模型的那封邮件你收到了吗？在同一间屋子里办公的时候，这些问题用不了一秒钟就能解决。可远程工作之后，要是工作的流程和结构设置得有问题，那你难免要在这些事情上浪费不少时间。
这里的关键是：大家要把所有的东西公开，让任何一个人在任何时间段都可找到。如果伦敦的帕特里克必须等上5个小时，才能等到芝加哥的某位同事上线，告诉他接下来该做什么，半天时间就白白浪费了。一家公司是不会等这么久的，肯定马上就会宣布“远程工作这事儿行不通”。
正如我们在前面谈过的，这种“无法获取资料和指令”的问题几乎完全可以通过技术手段解决。（剩下的就是文化问题了，要看这家公司是否形成了良好的沟通习惯。）事实上，正是为了解决这个问题，我们当初才编写了第一款产品，Basecamp。它为我们提供了一个独立的空间，专门用来存放所有与工作相关的文档、讨论、待办事项清单、日程表，让工作流保持一路畅通。正是由于用了Basecamp，我们的团队规模才从最初的4人组发展到了后来的36名成员。
使用Basecamp的同时，我们还用GitHub，它就像一个代码“寄存处”，团队中的每个成员随时都能看到我们的全部代码，还可以提出改动建议，留待程序员有空时（几小时或几天之后）讨论。
我们还会使用共享日历，这样大家就能知道安德莉亚何时休完产假，杰夫哪天度假回来。如果你的公司太大，一个日历写不下，那就把它按照团队分开写。
如今有无数种这样的工具，可以帮助团队把资料全部摊开共享。有些公司的做法很简单，用Dropbox就可以共享文档。还有些使用Highrise或Salesforce来跟进销售机会。
关键在于，不要把重要的资料“锁”在某个人的电脑或收件箱里。把所有的重要资料都公开，这样就不会有人白白浪费时间，四处乱找资料来完成工作了。