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第6章

系统显现,系统管理

C H A P T E R

人需要新的经验。人常把某些东西藏在内心深处,任其发展。如果没有改变,这些东西就在我们心里沉睡,难得醒来。沉睡者必须醒来!

——莱托·亚崔迪公爵(约尔根·普罗赫诺饰)电影《沙丘》(环球影业,1984年)

要让这种新人生观在心里扎根,你必须先开窍,所以我会以一种冥想式、近乎催眠的语气来叙述以下两章。

◎聚合链

你的人生受你掌控。长期缺时间、缺钱、应急决策、跟无趣的人打交道应该成为历史。从微妙却深刻的视角转换开始,混乱是可以消除的。

控制的路径就是发现、检查、优化,然后监督你的机械和生物过程。

系统的定义是“一组相互作用、相互关联或相互依存的成分构成的整体”。系统就像电脑代码,它们机械地执行线性1-2-3顺序。在你的世界里,系统根深蒂固,遍布各处:你醒来、学习、阅读、运动、吃饭、呼吸、走路、消化、工作、说话、开车、购物、给车加油、存钱入银行、支付账单,等等。

你的某些系统密切合作帮助你实现目标,另一些系统则悄悄妨害你的努力。它们有时单独工作,但一起合作时效果最好。

你可以改进故障系统,推动它们提高效率,指示它们往你希望的方向发展,产生你希望的结果。你可以从无到有地创造有用系统,淘汰废旧系统。

你的人生主系统由子系统构成,每一个子系统又由次级子系统构成。它们合到一起,形成最终主系统,那就是你。你是一个由系统构成的系统!

你的工作、健康和人际关系的本质,都是系统,虽然它们被日常的嘈杂表象所笼罩,但它们没有任何神秘费解之处——对于它们的管理亦如此。

你一个一个地提取、检查、完善你的系统,平和与富足随之而来,这是对这种进步的褒奖。

◎接近顿悟

现在请你放松,找一个不被打扰的地方。让我们迎来系统思维扎根的神奇时刻。

想象下列每一个过程,注意它们的共性——按时间顺序进行。

这一刻,你必须有意识地集中精力,想象一个系统的世界,你很快就会把这种视角带入日常生活,习惯于身处更深一层的地方,观察日常生活中的机械过程。

想象一下,开车所需的连续动作:打开车门,进入车内,系上安全带,插入钥匙,启动发动机,等等。

看看这些步骤——包括机械的和人为的——寻找潜在客户,讲解,成交;面试和雇佣新员工,之后如何长期留住这个人,同时让其贡献最大化;还有夫妻关系、伺候重病父母、生儿育女的过程,以及那些寻常俗务:做财务报表、写论文、扫院子、倒垃圾、洗洗涮涮。

想一想推动你在这个物质世界上生存的神奇的身体系统,它由许多单个生物和机械的子系统构成,几乎所有子系统都在主动发挥功能,而其中很多是你可以滥用或强化的。

发挥你的想象力,就在此时此地,环顾四周,观察无数进行中的过程,大多数过程直到这一刻才被关注。你发现,有些过程不太重要,而有些过程对你的幸福和身边人的幸福却有很大影响。

没错,系统相互交织、相互影响,但它们首先是独立的实体。

虽然你人生中所有过程几乎都在自动运转,但很多靠你自觉执行。无论如何,只要专注于你的影响圈内的系统,你都会发现,调整系统使之更有效率是可能的。

你知道自己什么时候开了窍,你就会清楚看到周围的各个系统——街道上,机场里,家里,镜子里。你再也不会觉得自己在景象、声音、事件的纷乱聚集体中无着无落。新视角来得自然,毫不勉强。你会纳闷,为什么你以前没有看得这般清晰。

开窍的那一刻,你就知道了。

可能就是现在,在你读这几行文字的时候。

◎系统管理

你的个人系统有方向和动力。每一个都有目的,力图完成某件事。它们受这些因素引导:遗传、习惯、文化、某些种族和性别的成见、善心、私心,当然还有对于食、睡、性和生存的本能渴求。

我们每个人都是由系统构成的系统,问题是其中某些系统出了偏差,浪费了我们的精力,使既定目标落空。最好的情况是,一个系统联合其他系统,帮助我们达到预期目标。最坏的情况是,一个系统组件出现问题,显出破坏性,使人产生把握不住人生的苦闷。那种可怕的感觉并不罕见。大多数人都把握不住自己的人生,特别是如果把握的定义是,“我正在获得我希望从人生中获得的东西。”

人生看似复杂,但并不会使你对环境无能为力。你可以从混乱中把系统一个个分拣出来,并对特定系统组件采取措施。这是系统管理的最基本形式。

你能列举一大堆寻常度日所需的次要单个系统,更不用说那些重要的主系统,如经营生意或工作,应付学业,养育孩子,让退休生活有活力、有意义,让家庭保持稳定,等等。我当了15年的单亲爸爸,有两个孩子——这个角色是对一个人能力的最大考验,必须一边收拾残局,一边建造未来,同时保持理智。

在我们的文化中,常常把同时处理多项事务称为多任务处理。这种说法有瑕疵,因为它暗示,亲手掌管多件事是值得称道的成就。

相反,系统管理才是我们所追求的。这个术语定义了一种周密的编排,人在这种编排中牢牢掌控细节,而不是在危机边缘乘着希望飘荡、祈祷、走火入魔。

一个人确立了坚实目标,操纵系统朝着目标前进,好结果自然会出现。反之,想想那种像毯子一样掩盖人生复杂性的整体解决方案。企图一下子解决所有问题的方案,虽然有时是必要的,但它们与我提出的下工夫深入治理系统截然相反。

别再寻找立竿见影的解决方案;别以为人生复杂又神秘。从复杂性中钻出来,着手一个个改造潜在的低效机制。试图通过药物、食物、工作、金钱、心理呓语、对宗教或政治教条的狂热、逃跑、痴迷来寻找把握人生是愚蠢的。

人生没有快捷键!你要深入内部,一个一个地修理建造单元。你在子系统中做出的机械性小改进,假以时日,会累积形成牢固的主系统。

◎成功人士如何解决问题

如果你像大多数人一样,你就还未有意识考虑系统在日常生活中的作用,未有意识想过要调整它们,以便防患于未然。对大多数人来说,过日子就是打击冒头的鼹鼠,没有想过钻进地洞把鼹鼠消灭。

小鼹鼠是长相可爱的诱饵,让我们分心而无法采取必要的措施。我们应该钻进地洞把它们消灭干净,然后在离开之前认真采取防范措施,做必须做的事情,免得以后再有鼠患。确信不会再有鼹鼠捣乱之后,我们就回地面上,着手修复人生中其他需要修复的过程。

这是客观事实:人可以修补一个复发问题产生的负面结果,然而如果不修复导致问题产生的机理,这个问题必定会再次发生。

成功领导者敏锐地领悟到:看似孤立的问题,其实绝非孤立。这些领导者将问题视为故障系统的缺陷导致的结果,而故障系统是可以修复的。对这些领导者而言,问题不是坏事——只待纠正过后便可一笔勾销。直接的负面影响被纠正后,还有第二步。第二步才是关键。问题的原因被追溯到出错的子系统,然后子系统被改造,这样问题就不会再次发生。这才是成功人士的解决之道!

因此,领导者通过敏锐观察得出,主系统中的问题需要通过子系统的改造来解决。领导者做出永久性改进,使主系统比问题发生前更为牢靠。是否在处理问题之后、采取第二步来消除问题的根源,这是人与人的区别,是控制与失控、成功与失败的区别。

系统的改进是一个系统工程,记录改进的文件就是工作程序。每次修订的文件都很重要。没有落实在文件的改进,会让改进后的系统退回到低效的不可预测状态。文件将有机过程转化为机械实体,确保了持久性和必然性。

集中精力以这种方式修复问题,会让主系统变得更有效率,瑕疵消失。这是美差,因为随着时间的推移,机制会越变越好。

起初,这些一步一步的努力似乎令人生畏。你不禁问:“什么时候才是个头啊?修复和记录到什么时候才算完?”但你要坚持。只要下工夫,过不了多久,你会发现问题出现的频率和数量有所减少。你发现燃眉之急来得没那么急了,强大的信念就在这一刻扎下根来。现在,你充满激情地加快进程,错误出现得更少了,你的事业和个人生活更顺畅、更高效了,盈利提高,活力增加。现在你开始掌管你的人生,运作你的系统,你再也不回头!

◎微波和巨浪

在中部电信,系统改进过程持续了12年。如今问题非常少,但凡出现一个,员工们就抓住机会狠狠剿灭一个。很难描述带领这样的生意是何等满足。我的个人生活就像我的生意,仍会时而出现意外起伏。但如今具备极强的恢复能力,我做好了迎接意外打击的充分准备。对于卖苹果的小贩,苹果车翻倒是一场灾难,但时不时从车边掉落一两个苹果是容易处理的小问题。意外情况或不可预知的人为失误造成的随机问题永远无法避免。人无完人!

在组织机构和个人生活中,根本性错误只占问题总量的很小比例。大多数问题源于过程管理的缺失,表现为疏漏。你的新职能将大大减少这种形式的低效。碰到意外的狂风巨浪怎么办?比如巨大损伤或亲人的离去?再说一次:用系统来工作的副产物是强度和韧性。更强韧的生活之舟能更好地驶过不可避免的危险水域。

◎日常维护和调整

一旦你的新程序就位并启用,你就要专注于整个系统的例行检查。这种持续性的检查是个美差。花在系统修复的时间将逐渐减少,而花在系统维护的时间则与日俱增。

生意是一门艺术

2011年3月初的一天,我在市中心一家咖啡店里修订本书英文版第三版时,即兴写下了这段话。这个观念,我已经思考良久,是一位读者向我提出的,他说道:谁说艺术只是绘画、雕塑或音乐?艺术是创造,要说创造性事业,还有比设计和创造成功生意更好的例子吗?的确,生意是最纯粹的艺术!画家和音乐家不应该嘲笑企业家或管理者,后两者必须面对冷酷无情的现实——声、象、事、物、人——把这些搅和成一个足够高效的共同体,形成一个成功的生意或部门。创业是艺术,是英雄行为,其中潜藏两种卓越的副产品:员工和客户获得的有形价值,创业者获得的收益。

◎留意差劲的系统管理

当你对日常生活中的系统管理找到感觉后,你会留意身边那些管理不善的系统。当你与世界互动时,你会发现自己在评判什么可行、什么不行,对别人控制的过程洞若观火。这种非正式服务质量观察员的新身份将会如影随形。

你会明白真正原因:为何某个人说好打电话不打;为何某些餐厅、商店和酒店的服务差劲;为何与供应商的沟通不畅……你会练就一种本事,能及时辨认低劣的做工、错过的期限、未守的承诺、恶劣的态度和草率的执行。你会发现这些都是程序管理、维护不善导致的必然恶果,在组织和个人层面上都是。人为故障普遍存在。一旦新系统观在你心里扎根,你就会留意这些低效现象。然而,当你遇到高效的组织或个人时,你也会留意到,而且你会赞赏其美好的本质。

当你面对差劲的服务时,根本问题不在面对你的那个人,那人可能确实粗鲁或冷漠,然而高层人员管理不善才是问题根源。即便如此,也要对失职的领导者抱以同情。大多数人并不了解系统改进法,甚至不知有其法。他们带着良好意愿努力工作,跌跌撞撞,手忙脚乱。我以前就是这样。

要小心分辨那些规避规则、不顾他人的自私鬼。别把某个人的品格缺陷混同于系统故障,系统故障仅仅是因为对人际关系的细枝末节缺乏关注。如何培养良好关系也是一套系统方法,必须小心翼翼地建立并持之以恒地执行。对于不遵守规范的人,根本问题通常不是品格缺陷,而是缺乏有效的关系维护系统,这种疏漏造成了恶性循环。这些人不回电话,记不住生日,不跟陌生人打招呼,不露笑脸,不发感谢信,交谈时不认真聆听。别人的荣辱成败尽在眼前,他们却不感兴趣。结果,他们也很少得到别人的积极关注。这些孤独者感觉自己被排斥和孤立,反而陷入越来越深的孤独中,越来越讨厌生活。有些人不懂建立和维持友谊所需的人际关系基本原则。也许他们不够体贴,更有可能的是他们不懂一个客观现实:交朋友需要日常的筹划和努力。

尽管自然世界近乎完美,可你现在就瞧瞧周围,你会发现为人可靠和言行一致的品质实属罕见。正因为这些品质的缺失,人们才把现实状况视为正常。事实上,人们应该将其视为正常。本来就正常。可喜的是,这意味着你从芸芸众生中脱颖而出无需太费力。你周围的人会注意到你的为人可靠,言行一致。他们尤其会感觉到你的冷静自信和一切尽在掌握。别人信赖你,知道能指望你,这让你对他们颇具吸引力。新客户、好员工和真朋友会来到你身边,因为你固守培养良好人际关系的简单的系统管理原则。

◎你的人生井然有序吗?

最后的问题是:你如何看待你的人生?你认为人生不公平、不可预知、混乱不堪,还是有秩序、有方向?这个问题跟积极或消极态度无关,跟哲学立场无关。它关乎简单性、机械性和逻辑性。

你如何看待你的人生? hh8pWN7JHRclYMOia4Pljj6BrXv7i2anEWDvnzjiD1VNlK66ORqkNwBDS+kQ78pR

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