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有效沟通包括6个步骤:
1.事前准备
班组长在工作中,为了提高沟通的效率,要事前准备这样一些内容:
(1)明确沟通的目标
在与员工沟通之前,班组长心里一定要有一个目标,也就是希望通过这次沟通达成什么样的效果。要弄清自己如果不能达成目标会采取什么样的行动。
(2)制定计划
有了目标要有计划,怎么与员工沟通,先说什么,后说什么。
(3)预测可能遇到的异议和争执
有些可以根据已往的经验预测,主要在对沟通对象及沟通目的了解的基础上加以预测。
(4)对本次沟通中双方的优劣势作出分析
就是明确双方的优劣势,设定一个更合理的目标,以便大家都能够接受。
完成这个步骤时一定要注意:沟通时首先要说明,这次沟通的目的是什么。
2.确认需求
确认双方的需求,明确双方的目的是否是一致的。
最好的办法是向员工提问。通常,我们会用开放式问题开头,一旦谈话偏离主题,再用封闭式问题进行限制,如果发现对方有些紧张,再改用开放式问题。提问常用的两种问题见表2-2。
请注意避免用“为什么”开始沟通。
表2-2 提问常用的两种问题
3.阐述观点
阐述观点就是怎么样把你的观点更好地表达给对方,这非常重要,当你的意思说完了,应该能够使对方明白,并且能够接受。
4.处理异议
在沟通中,有可能会遇到对方的异议,这就表示对方不同意你的观点。在工作中你想说服别人是非常困难的,同样别人说服你也是不会太容易。所以在沟通中一旦遇到异议之后就会产生沟通的破裂。
当在沟通中遇到异议时,不要强行说服对方,而要善于利用对方的观点来说服对方。在沟通中遇到异议之后,首先要了解对方的某些观点,然后当对方说出了一个对你有利的观点的时候,再用这个观点去说服对方。
5.达成协议
沟通的结果就是最后达成一个协议。请你一定要注意:是否完成了沟通,取决于最后是否达成了协议。
在达成协议的时候,要做到以下几方面:
(1)感谢
①善于发现别人的支持,并表示感谢。
②对由于别人支持而获得了结果表示感谢。
③愿与合作伙伴、同事分享工作成果。
④积极转达内外部的反馈意见。
⑤对合作者的杰出工作予以回报。
(2)赞美
(3)庆祝
6.共同实施
在达成协议之后,要共同实施。
达成协议是沟通的一个结果。但是在工作中,任何沟通的结果即意味着一项工作的开始,要共同按照协议去实施。如果班组长与员工达成了协议,可是没有按照协议去实施,那么对方会觉得你不守信用,就会失去对你的信任。信任是沟通的基础,如果你失去了对方的信任,那么下一次沟通就会变得非常困难。所以作为一个班组长,对所有达成的协议一定要努力按照协议去实施。