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顾名思义，名片是以个人名字为主体（或包括身分、职业、特长、处世、品行或志向）的介绍卡片。
无论是在文化界、政界或企业界，名片都是当代人际交往中不可缺少的名字的派生物。其实在我国，名片出现的历史已很悠久，古代文人、达官早就有传递名片的习惯，只不过那时的名片是选优等纸片、手工制作的。
在当代社会生活中，名片具有介绍、沟通、留存纪念等多种功能。譬如有人在名片上不印头衔，只印“您的朋友×××”，加上通讯地址和电话号码；也有人在名片正面印上名字和电话、住址，在背面印上几句处世名言，或诸如“以心会友，广结善缘”以及个人成就名目之类；而有的名片则印有各种协会会员名称、各种头衔等等。
名片是初见面的人的一张介绍卡。对于商界人士来说，它更是十分必要的，除了记录彼此的联络方法，免除对方的动手之苦，也是开始商务活动的敲门砖和伏笔。有了名片的交换，双方的结识就迈出了第一步。
名片大体上来说分为交际和商务两种类别，前者为交友和联谊之用，后者在此基础上又增加了业务合作、贸易往来的功用。作为交际所用的名片，往往是用以纪念，因而这种名片在设计上应讲究创意，追求情调化、文化内蕴，只写联系电话和住址，尽可能地轻松悦目，甚或来一点幽默和调侃类字句，或者加印一副漫画意味的头像。这类名片除了讲究情调，还可以采用香味纸或自洒点香水，以给人愉悦感，印制上也应愈精美愈好。
商务名片固然也应尽可能地讲究为好，但不必过分情调化。上面需要列明企业名称、公司地址。个人学位或职称、职务，以及电话号码、传真号码等等。由于文字较多，版式上就要力求简洁，个人头衔择要而取。业务类项点到为止，名片的背面切忌来一大堆的业务介绍。如果公司在社会上较知名，或公司名称和标志上已经体现业务性质那就不必在名片上体现。对方如对你的业务类项感兴趣，自会在交谈中进一步了解，不感兴趣，印了徒招反感。
除设计要求外，印刷要求也应突出强调。随着科学技术的发展和交际层次、交际要求的提高，人们对名片的要求也是在不断发展变化的。设计得体、新颖别致的名片自会令人欣赏称赞，如果印刷质量上不去，设计效果也会大打折扣。名片越来越具有象征意义，是个人身份的标志。一个人的名字再响亮，身份再高贵，假如设计、用纸、印刷质量低劣，别人就有可能暗中贬损你的价值，甚至从做事风格、信誉上低看你。企业的名称和标志、产品名称和商标往往关系着一个公司的形象，为此要进行CIS策划和CI设计；而一个人的名片也正是一个人的脸面，是和个人风度、仪表相辅相成的东西，因此也需要策划、设计和包装。假如你的名片设计、印刷不佳，还是不交换为妙，以免把缺憾长时期留在别人的名片簿里。在这种情况下，不如声称自己名片发完了或一时忘了带上，下次再补送为好。
街头小店的名片印刷比较差，普通打印机制版效果往往不尽如人意，再加上通用的名片纸大同小异，很难显出独特风格，不如找专业设计公司或工作室设计。这样做虽然贵一点，但可作挑选，不断调整设计方案，直到满意为止。印刷名片的设备也应讲究，一般来说用柯式印刷机为好。这种设备印制出来的名片线条精细，且能配合凸字、烫金等特殊印刷技术，由此而印制的名片拿在手中，加上精致的名片夹，实在是一种自豪。如果初次交往就给人一张劣等印刷的名片，刚结识的人可能会把名片价值和人本身相联系，人走茶凉，转手就丢人垃圾桶里。世界上嫌贫爱富的人多的是，这种效果和起名字的好坏原理相同，弄不好就惹人耻笑。这样一来，递名片的原意也就失掉了。
交换名片也有讲究。派送名片中的礼信规则：一是将名片送给对方时要双手递上，同时应说一句寒暄的话如“请多关照”，“请多指教”之类。接到双方名片后要说：“谢谢”。二是拿到对方名片后要看一下，如读出声来则更为表示尊敬。三是如双方互递名片则由右手送、左手接。
在企业界里，初见面的人都习惯交换名片，而大部分的人都把接受的名片放在面前说话，这是一种礼貌。在交谈中，为了使彼此亲切地交流，可以叫出对方的名字，而若要拒绝对方，则可不交换名片，或看一眼后而直呼××先生即可。有些人把收到的名片立刻收起来，甚至随手放置或塞进口袋，这就算是一种不礼貌的拒绝方式。
假若你并非有意对人表示冷淡，接到对方名片算是一个甚可利用的交换沟通机会，很多话题都可由名片上的文字生发开去，并由此拉近与对方的心理距离。例如可以问对方上班的地方交通方便与否，或者可以问一下对方学位是从那所院校获得的，导师的主要成就等等，这些也是大家话题的起点。这些话题总比今日天气或世界局势之类的寒暄亲切上千万倍。而若知道对方的职衔，也使自己对对方的办事权限有一个大致的了解。这种上好的机会，优秀的人物是不会放弃的。
随手把别人的名片放到袋中，之后又询问人家姓什么名谁，是最糟糕最拙劣、最不礼貌的做法。而放进口袋之后又拿出来观看，也会令对方有被忘记的不快。这都是应当避免的。
正确的做法是：认真看过名片，对对方有一个基本的了解，然后郑重其事地当着对方的面放进名片盒或名片簿，以示尊重和珍视。有些人拿了别人的名片，一直放在手中，拿名片做屈曲弹直的小动作而不自知，这是要切戒的陋习。
名片上印刷身份。头衔必须实事实求。目前在国内印制名片特别是有职衔的名片，无须身份证、单位证明即可印制，这给一些骗子留下了可乘之机。作为正当交际和商务所用的名片应当避免夸张作假。譬如公司“董事”或“董事长”头衔，不能胡乱自称，否则就是违反公司法。由于本书谈到了个人起名和公司命名，这里不妨谈一下企业活动当中的个人名片问题。在企业界只有法人公司才会有董事或董事长，独资和合伙企业本身不能有董事或董事长一衔。董事或董事长其实是法人公司的管理人，以股东会议委托管理法人企业；而在无限公司里，公司本身不能与其拥有人分开，任何责任都由东主和合伙人负责。随便在名片上印制“董事”“董事长” 字样以抬高身价，在商业谈判中等于误导对方，如同在社会上随便印制“处长”、“局长”或其他头衔一样，可能是一种欺诈行为，一旦将名片发放出去就成了违法。假如有欺诈事实，则有可能形成了犯罪，是要被追究刑事责任的。非但“董事”、“董事长”的头衔不能印，无论哪种性质的公司企业，没有任命书的正副“经理”、“总经理”也不能印，否则也是违法。
除此之外的“科长”、“处长”、“主任”头衔也是不能假冒的。至于“某某会员”、“某协会理事”也是一样。
名片的本质是以介绍名址为主体，是以“名”为本位的，其他的都是附加物，尽管后者也十分重要。
什么头衔职务也没有的普通公民，只要有名字，都可以印名片。作为一种名字的介绍卡片，上面记有地址、电话就能够起联络和纪念作用，让人能看到名字想起你，根据地址、电话能找到你，这就够了。
综上所述，一个人因有自己的姓名就可以设计和印制名片，每个人都有自己合法名片的拥有权和使用权。如何使用固然各有其道，但应当记取的是：每张名片上都印有自己的名字。中国有名俗话叫做“人过留名，雁过留声”，除了个人的文化、涵养，还有一个品行在里边，切记切记。