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学习目标
1. 掌握系统管理的启动方法与主要功能。
2. 掌握账套的建立、修改、备份与恢复。
3. 掌握年度账的建立、引入和输出、结转、清空。
4. 掌握角色与用户的设置以及权限分配。
用友ERP与其他大型管理软件一样拥有众多的子系统，其中光财务会计就包括有总账、应收、应付、固定资产、薪资管理、UFO报表、合并报表等功能子系统。为了实现子系统之间的信息共享与相互联系，它们必须拥有相同的账套、共享一些基础信息、共用一个数据库。系统管理正是为此设置并站在整个应用的高度进行集中管理的一个独立系统。
选择【开始】|【所有程序】|【用友ERP-U8】|【系统服务】|【系统管理】命令，即打开如图3-1所示的“系统管理”主界面。
图3-1 系统管理主界面
一、系统管理的主要功能
系统管理主界面分上下两部分，如图3-1所示，上部列示的是已经登录到系统管理的子系统，下部列示的是光标所在子系统中正在执行的功能。这两部分的内容都是动态的，即根据系统的执行情况而自动变化。
系统管理模块通过菜单主要提供如图3-2所示的功能。其中：
图3-2 系统管理模块的主要功能
（1）系统：包括注册、注销、设置自动备份计划、初始化数据库、SQL数据库升级以及安全策略设置。
（2）账套管理：包括账套的建立、修改、引入和输出（恢复和备份）。
（3）年度账管理：包括建立、引入、输出年度账，以及语言扩展、结转上年数据，清空年度数据。
（4）权限管理：统一管理操作员及其功能权限，包括用户、角色和权限设置。
（5）视图：主要包括刷新、清除异常任务、清除选定任务、清除所有任务、清退站点、清除单据锁定以及上机日志等功能。
二、注册与注销
1. 注册
在系统管理主界面首先要做的工作是以系统管理员或账套主管的身份注册，只有经过注册才能执行账套、权限、视图等管理功能。注册的方法是：在系统管理主界面选择【系统】|【注册】命令，即弹出如图3-3所示的“登录”对话框，在其中选择服务器、输入操作员和密码、账套和语言后，单击【确定】按钮即可完成注册。注意：
图3-3 注册对话框
（1）初次使用时系统默认的系统管理员是“admin”，密码为空。
（2）注册可以不选择账套，但如果选择了账套则必须确定操作日期。
（3）只有系统管理员才可以启用【账套】和【权限】菜单。
（4）只有账套主管才能使用【年度账】菜单。
2. 注销
在系统管理主界面选择【系统】|【注销】命令即注销当前的操作员。
3. 修改密码
在注册对话框中选择“改密码”并单击【确定】，即打开“设置操作员口令”对话框，在该对话框中输入并确认新的口令即可。
账套是用于存放核算单位会计与业务数据的实体，一个会计软件通常允许同时建立多个套账，分别代表不同的会计核算主体。
一、账套的建立
在系统管理主界面以系统管理员（如Admin）身份注册登录，然后选择【账套】|【建立】命令，即打开“创建账套”向导的第一步设置窗口（如图3-4）。注意，在各个录入窗口中蓝色是必须输入的项目。
图3-4 创建账套窗口
1. 输入账套信息
建账向导的第一步是输入账套信息，主要包括：
（1）已存账套：以下拉菜单形式显示已经存在的账套，供参照。
（2）账套号：账套编号范围限于001-999之间，例如，001、666等。
（3）账套名称：一般为单位名称，例如，南方电子股份有限公司。
（4）账套语言：包括简体中文、繁体中文、English，默认简体中文。
（5）账套路径：即存放新建账套的路径，系统给出一个缺省路径（例如“C：\U8SOFT\Admin”），但用户可以单击【…】进行路径选择。
（6）启用会计期：设置新建账套的启用期间，可以直接输入，或点击【会计期间设置】设置启用年、月，设置后单击【确定】按钮。
账套信息设置完毕，单击【下一步】按钮进入“单位信息”设置窗口。
2. 输入单位信息
单位信息设置窗口如图3-5所示，用于输入核算单位的基本信息，包括单位名称、机构代码、单位简称、单位域名、单位地址、法人代表、邮政编码、联系电话、传真、电子邮件、税号、备注以及公司LOGO等信息。其中单位名称是必需的，其他信息可以不输入。
单位信息设置完毕，单击【下一步】按钮进入“核算类型”设置窗口。
图3-5 单位信息设置窗口
3. 设置核算类型
核算类型设置窗口如图3-6所示，设置内容包括本位币代码与名称、企业类型、行业性质、账套主管、科目预置语言以及确定是否按行业预置科目。
（1）本位币代码与名称：直接手工输入，缺省值为RMB和人民币。
（2）企业类型：下拉列表提供工业和商业两种类型，必须从中选择。
（3）行业性质：从下拉列表中选择，选择结果将影响预置会计科目。
（4）账套主管：账套主管具有某些特权，必须从下拉列表中选择。
（5）科目预置语言：从下拉列表中选择科目所使用的语言。
（6）按行业性质预置科目：打勾“√”则系统按行业性质预置一级会计科目，用户只需增加明细科目。
核算类型信息设置完毕，单击【下一步】进入“基础信息”设置窗口。
图3-6 核算类型设置窗口
4. 设置基础信息
基础信息设置窗口如图3-7所示，主要确定存货、客户、供应商是否分类以及有无外币核算。一般而言，如果单位涉及的存货、客户、供应商较多才需要选择分类，而且必须注意该项设置将对后续设置产生影响，例如，如果选择存货分类，则设置存货档案前必须先设置存货分类。另外，基础信息也可以留待启用系统时设置，窗口格式相同。
图3-7 基础信息设置窗口
基础信息设置完毕，单击【完成】按钮，系统即提示“可以创建账套了么？”，此时单击【是】则开始建账过程。注意，创建账套的时间较长，需要耐心等待。
5. 其他设置
内部建账过程结束后，系统管理员还可以根据系统提示继续进行下列设置，当然这些设置也可以留待以后由账套主管在【企业应用平台】|【基础设置】|【基本信息】（较低的U8版本为【企业门户-基础信息】）中进行设置或修改。
（1）分类编码方案设置。分类编码方案设置如图3-8所示，主要确定各种编码的最大级数、最大长度、单级最大长度以及各级编码的长度。例如，科目编码可以选择最大为6级、最大长度为14位、单级最大长度为4位，各级编码长度为4-2-2-2-2-2，即：
设置完毕单击【确定】以及【退出】，即进入数据精度设置。
图3-8 分类编码方案设置
（2）数据精度设置。在数据精度设置界面主要根据实际需要确定存货数量、体积、重量、单价以及开票单价、件数、换算率、税率的小数位数，最后单击【确认】退出，并进入系统启用设置界面。
（3）系统启用设置。分类码设置和数据精度定义完成后，系统提示“[XXX]建立成功您可以现在进行系统启用设置，或以后从[企业门户_基础信息]进入[系统启用]功能，现在进行系统启用的设置？”，选择【是】则进入如图3-9所示的系统启用设置界面。用户在系统启用设置界面根据企业的实际选择需要启用的功能模块（在左侧的小方框中打勾√），并根据提示确定启用会计期间等信息。
系统启用设置完毕后单击【退出】，系统提示：请进入企业应用平台进行业务操作，此时单击【确定】即返回系统管理主界面。
图3-9 系统启用设置界面
二、账套的修改
账套新建而且在未使用相关信息的基础上，如果需要可以修改某些账套信息。但只有账套主管才有权修改年度账套中的信息，系统管理员无权修改。
账套主管注册登录系统管理后，选择【账套】|【修改】命令即进入修改账套界面。可以修改的信息主要有：账套名称、所有单位信息、所有编码分类信息和数据精度信息，以及允许将核算信息中的商业类型改为医药流通类型，此外的其他信息均不得修改。修改后单击【完成】按钮保存修改内容，也可单击【放弃】以放弃修改。
三、账套的备份和恢复
账套的备份与恢复分别用账套的输出与引入功能实现。
1. 账套的备份
为了确保数据的安全，可以定期将账套数据备份到不同的介质上(如光盘、磁盘)，日后如果账套受到破坏，则可以将备份账套重新恢复回系统，从而减少故障造成的损失。
（1）输出账套
输出账套的操作步骤是：
①以系统管理员身份注册登录后，选择【账套】|【输出】命令，即打开如图3-10所示的输出账套对话框。
图3-10 输出账套对话框
②在“账套号”的下拉列表中选择需要输出的账套，单击【确认】。
③系统打开选择备份目标对话框，在此选择输出账套的存放路径。
④单击【确认】完成输出，并提示输出是否成功。
注意，如果在图3-10的对话框中选择“删除当前输出账套”，则在备份的同时将源账套删除。在U8系统中这是删除一个账套的惟一方法。
（2）设置自动备份计划
设置自动备份计划可由系统按照备份计划对账套自动备份，其优点是定时、自动备份以及可以同时对多个账套进行备份。操作方法是：
①系统管理员或账套主管注册进入系统管理，选择【系统】|【设置备份计划】命令，打开“备份计划设置”窗口。
②单击【增加】按钮，打开图3-11所示的“备份计划详细情况”对话框。
③在对话框中输入计划编号、计划名称，选择备份类型、发生频率等信息，选择备份路径、需要备份的账套和年度。
④单击【增加】按钮保存设置。
其中，备份类型分账套备份和年度账备份，但只有系统管理员(Admin)才可以任意选择，而账套主管只能是年度备份。发生频率指备份周期，可以选择每天、每周或每月。
图3-11 增加备份计划对话框
2. 账套的恢复
账套恢复是指将系统外的备份账套引入到本系统。备份账套可以是本系统或其他计算机U8系统的备份账套。因此，本功能除了用于恢复受损数据之外，还可以用于将其他系统的账套引入到本系统作分析或合并处理，例如将子公司的备份账套引入到母公司系统进行处理。
恢复账套的操作步骤：
（1）以系统管理员身份注册登录后，选择【账套】|【引入】命令，打开如图3-12所示的引入账套的存放路径与文件选择窗口。
图3-12 引入账套的路径与文件选择窗口
（2）选择需要引入的账套备份路径和备份文件（前缀名为uferpact）。
（3）单击【确定】按钮后系统打开另一个窗口，提示用户选择引入账套的目标，即引入账套的存放路径和文件夹。
（4）单击【确定】执行账套引入。
每个账套一般需要保存多个年度的会计数据，而不同年度的数据存放在不同的数据表中，称为年度账。设置年度账可以方便地查询历史数据以及基于历史数据进行比较分析。年度账管理必须由账套主管来完成，包括年度账的建立、引入和输出、结转上年度数据、清空年度数据等。
一、建立年度账
新年度账在上年度账套的基础上建立，即将上个年度账的基本档案数据结转到新的年度账中，而上年余额等数据则需要在年度账结转操作完成后，才自动转入新年度账中。建立新年度账的操作方法是：
（1）账套主管注册登录系统管理，并在“登录”界面选择需要建立新年度账的账套和年度。例如，如果要建立001账套的2011新年度账，则需要注册2010年度的001账套。
（2）选择【年度账】|【建立】命令，打开“建立年度账”对话框。
（3）在对话框中显示用户选定的账套和会计年度，确认无误后单击【确定】按钮，即开始建立新的年度账。
二、年度账的备份与恢复
年度账的备份与恢复分别用输出和引入功能实现，而且与账套的输出和引入操作基本一致，区别只在于操作的是年度数据文件。
1. 年度账的备份
（1）账套主管注册登录系统管理后，选择【年度账】|【输出】命令，打开“输出年度数据”对话框。
（2）在对话框中显示当前账套的年份，单击【确认】后系统提示选择输出年度账的存放路径。
（3）单击【确认】开始输出直至完成，并提示输出是否成功。
2. 年度账的恢复
（1）账套主管注册登录系统管理后，选择【年度账】|【引入】命令，打开“引入年度数据”窗口。
（2）选择需要引入年度账的存放路径和备份文件（前缀名为uferpyer）。
（3）单击【确定】按钮后，系统提示用户选择引入年度账的存放路径。
（4）单击【确定】执行年度账引入。
三、年度账的删除
年度账的删除功能在年度账输出中实现，即在“输出年度数据”对话框中选择输出年度时，如果也选中【删除当前输出年度】选项，则输出任务完成后，系统提请确认是否删除当前输出的年度账，单击【确认】后完成删除操作。
四、结转上年数据
按照持续经营假设，会计数据必须保持连续性。因此，年末启用新年度账时，必须将上年度的相关账户的余额及其他信息结转到新年度账中。
（1）账套主管注册登录系统管理，但必须选择新的会计年度。例如，若要将2010年的数据结转到2011年，则必须选择2011年注册登录。
（2）单击【年度账】|【结转上年数据】命令，进入结转上年数据的功能。
必须注意：
（1）在结转上年数据之前必须先建立新年度账。
（2）结转可能涉及多个业务系统，它们的结转有一定的先后次序。
五、清空年度数据
如果某年度账中错误太多或不希望上年度信息全部结转转到下一年度，则可清空年度账数据。但清空并非清空年度账的全部数据，一些基础信息、系统预置的科目、报表还需要保留，以便在清空的年度账基础上重新做账。
（1）账套主管注册进入系统管理，选择【年度账】|【清空年度数据】命令，打开如图3-13所示的“清空年度数据库”对话框。
（2）在会计年度下拉列表中选择要清空的年度，单击【确认】后系统提示要求再次确认，再次单击【确认】即可清除年度数据。
图3-13 清空年度数据库对话框
为了确保会计数据的安全，必须对用户进行授权管理，即对不同用户分别授予不同级别的操作权限，既可防止未经授权的人员有意进入或无意误入系统，也不允许合法用户进行越权操作。用友U8的权限管理包括两方面的功能：一是角色和用户的设置，二是功能权限的分配。注意，只有系统管理员（例如Admin）才能进行功能权限分配。
一、角色设置
1. 角色的概念
角色是指在管理中拥有某一类职能的组织，可以是实际存在的部门，也可以是同类职能人员构成的虚拟机构。例如，会计和出纳就是两个角色，会计人员和出纳人员分别拥有不同的职能。
在用友软件中可以对角色设置权限，使得同属一个角色的用户都具有角色的权限，从而可以依据职能统一进行权限的划分。角色和用户是一种多对多的关系，即一个角色可以拥有多个用户，一个用户也可以分属于不同的角色。用户和角色的设置不分先后顺序。
角色设置功能包括角色的增加、删除、修改等维护工作。
2. 增加角色
（1）以系统管理员身份注册进入系统管理，选择【权限】|【角色】命令，打开如图3-14所示的“角色管理”窗口。
图3-14 角色管理窗口
（2）在角色管理窗口，单击【增加】按钮，打开“增加角色”对话框，系统管理员在此输入角色编码、角色名称以及必要时在备注中输入注释。此外，如果已设置有用户，则在“所属用户名称”中选择该角色的用户。
（3）单击【增加】按钮，保存新增角色。
3. 修改与删除角色
在角色管理窗口选中要修改的角色，单击【修改】按钮进入角色编辑界面，可以对所选角色进行修改，但不能修改角色编号；单击【删除】按钮则可以删除选中的角色，但不允许删除有用户的角色。
二、用户设置
用户是指有权登录系统并操作软件的操作人员。在建立账套之后，一般要先设置用户，并使他们具有相关的操作权限。用户设置主要包括用户的增加、删除、修改等内容。
1. 增加新用户
（1）系统管理员注册进入系统管理，选择【权限】|【用户】，打开如图3-15所示的用户管理界面。
图3-15 用户管理界面
（2）在用户管理界面单击【增加】按钮，打开如图3-16所示的增加用户窗口。在此输入用户编号、姓名、认证方式、口令、所属部门、Email地址、手机号、默认语言等，并选择所属的角色.
（3）单击【增加】按钮，保存新增用户。
图3-16 增加新用户窗口
2. 修改和删除用户
在用户管理界面选择要修改的用户，单击【修改】按钮即可进入修改状态，但已启用用户的编号不能修改。此时在“姓名”后出现【注销当前用户】按钮，单击此按钮将暂停使用该用户。在用户管理界面选择要删除的用户，单击【删除】按钮即可删除该用户，但已启用的用户不能删除。
三、权限设置
1. 权限与权限分配
系统提供集中权限管理，所有子系统的权限全部归集到系统管理和基础设置中设置和管理。系统提供如下三个层次的权限管理功能，其中：
（1）功能级权限管理：提供按功能划分的权限管理。
（2）数据级权限管理：提供字段级和记录级两种权限控制。
（3）金额级权限管理：对涉及内部控制的金额数量划分级别，对不同的操作员授予不同的金额级别，限制他们制单时可以使用的金额数量。
功能权限在系统管理的【权限】中分配，数据和金额权限在【企业应用平台】|【系统服务】|【权限】中进行分配，而且必须在功能权限分配之后才能进行设置。此外，只有系统管理员才有权进行功能权限分配。
2. 功能权限的设置
功能权限一般要根据财务分工进行设置，其操作步骤是：
（1）系统管理员注册进入系统管理，选择【权限】|【权限】命令，进入如图3-17所示的“操作员权限”设置窗口。
（2）在窗口第一行选择要分配权限的账套和年度，左边即列示所选账套的所有角色和用户的编码、名称、类型等信息，右边显示出功能目录树。
图3-17 操作员权限设置窗口
（3）选择授予权限的角色或操作员，如果是账套主管则在第一行的【账套主管】框中打勾（√），然后单击【修改】按钮进入分配功能状态。
（4）单击展开功能目录树，逐一选择（打勾√）授予的详细功能。在选择过程中，可以通过单击【复制】按钮复制其他用户或角色权限，勾选“显示所属角色权限”可以查看所属角色的权限（图3-18）。
（5）分配完毕单击【保存】按钮保存设置结果。
图3-18 显示所属角色权限
四、设置安全策略
系统管理员登录进入系统管理后，选择【系统】|【安全策略】命令，即打开如图3-19所示的“安全策略”设置窗口，在此可以设置密码最小长度、密码最长和最小使用天数、登录时密码的最多输入次数、记忆密码的个数，以及选择是否拒绝客户端用户修改密码和登录口令的安全级别等。
图3-19 安全策略设置窗口
在会计软件或ERP系统中，系统管理是一个独立的功能模块，它站在整个应用的高度进行集中管理和设置，拥有系统、账套、年度账等管理功能，以及用户、角色和权限等设置功能。
本章在简述系统管理的启动方法、注册登录方法与主要功能的基础上，主要介绍了账套的建立、修改、备份与恢复方法，年度账的建立、引入和输出、结转、清空方法，角色与用户的设置以及权限分配方法。
系统管理是整个应用的基础，其设置内容将影响各个子系统的应用，读者必须真正理解各种概念的意义，掌握其主要操作方法。
系统管理、账套、年度账、分类编码方案、系统启用、备份与恢复、角色、用户、权限、系统管理员、账套主管。
1. 试述系统管理的启动方法以及注册登录的方法。
2. 系统管理提供哪些主要功能。
3. 什么是账套？简述账套的建立过程。
4. 简述账套的修改与删除方法。
5. 简述账套备份的意义，其操作步骤如何。
6. 简述账套恢复的意义，其操作步骤如何。
7. 什么是年度账？年度账如何建立、结转与清空。
8. 简述年度账的引入和输出操作步骤。
9. 什么是角色、什么是用户，两者有什么区别。
10. 简述角色与用户的设置方法。
11. 操作权限包括哪几种权限，它们分别在什么系统中设置。
12. 简述功能权限的设置方法。
13. 简述系统管理员和账套主管的特殊权限。