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1 . 邮件一定要有明确的主题，内容要言简意赅，真实反映邮件的内容。千万不要不写主题，或是主题过于冗长、含义不清。
2. 信件结构要完整，称谓和署名不可少，称呼收件人要恰当。开头结尾要有问候语，这样能使邮件读起来更友好。电子邮件中对收信人的称谓，以及开头结尾的问候语与纸本书信的写作原则相同。
3. 根据收件人与自己的熟悉程度、等级关系、邮件的性质等因素，选择恰当的语气进行论述，要时刻站在收件人的立场上考虑。
4. 正文内容要简明扼要，行文通顺，最好能在一封邮件中将全部相关信息传达清楚、准确。若事情复杂，可分段列表进行说明，并保持段落的简洁干练。也可采用倒金字塔式的写作方式，先写重要内容，随着叙述的展开，重要性逐渐减弱。这种方式可以在有限的版面内尽快将信息传达给收件人。
5. 如果邮件带有附件，应在正文里提示收件人查看附件，并简要介绍附件内容。附件若是特殊格式文件，也要在正文中说明打开方式。附件文件的命名要让收件人一目了然，附件数目较多时应压缩打包再发送。
6. 收到他人邮件后应及时回复，理想的回复时间是两小时内，若事情复杂，不能确切回复，至少也应该及时回复收到，说明正在处理中。