实事求是是执行文化的核心,但对于大多数组织来说,其员工都是在尽量避免或掩盖现实,在执行的时候不以事实为依据,而是依靠主观判断。在此基础上产生的执行,显然会和事实情况出现偏差。
实事求是的具体化是指管理者要注重收集组织、部门内外部的各种相关信息,然后进行科学的分析汇总,得出可行性结论,并在此结论基础之上,做出下一步的行动方案。由此而来的执行才是一种值得提倡的科学执行。
20世纪60年代,日本人出于战略上的考虑,非常关注中国石油事业的发展,于是就把弄清大庆油田的情况作为信息收集工作的主攻方向。
当时,由于各种原因,大庆油田的具体情况是严格保密的。所以,日本人对大庆油田早有所闻,但始终得不到准确的信息。1964年4月20日,日本人在《人民日报》上看到有“大庆精神大庆人”的字句,于是他们就判断“中国的大庆油田,确有其事”。但是,至于大庆油田究竟在什么地方,他们还是不得而知。
在1966年7月的一期《中国画报》上,日本人又看到一张照片。他们根据这张照片上人物的着装判定:“大庆油田是在冬季为-30℃的北方,大致在哈尔滨与齐齐哈尔之间。”后来,到中国来的日本人坐火车时发现,从东北来往的油罐车上有很厚的一层土,从土的颜色和厚度,证实了“大庆油田在北方”的论断是对的,但大庆油田的具体地点还是不清楚。
在1966年10月,日本人又从《人民中国》杂志的第76页上看到了石油工人王进喜的事迹。经过分析得知,最早的钻井应该是在安达东北的北安附近,并且离火车站不会太远。因为,在英雄事迹宣传中有这样一句话:“王进喜一到马家窑看到大片荒野说:‘好大的油海,把石油工业落后的帽子丢到太平洋去。’”
于是,日本人从伪满旧地图上查到:“马家窑是位于黑龙江海伦县东南的一个小村,在北安铁路上一个小车站东边十多公里处。”这样,日本终于把大庆油田的地理位置搞清楚了。
获得了确切地点后,日本人又对大庆油田的炼油能力展开了信息收集。为此,到1966年7月,日本人把注意焦点转到炼油设备上,这一次,日本人同样是通过《中国画报》上一张炼油厂反应塔的照片,推算出了大庆炼油厂的规模及能力。
他们的推算方法看起来很简单:首先找到反应塔上的扶手栏杆,扶手栏杆一般是1米多一点,以扶手栏杆和反应塔的直径相比,得知反应塔内径是5米。由此,日本人推断,大庆炼油厂的加工能力为每日900千升。如以残留油为原油的30%计算,原油加工能力为每日3000千升,一年以330天计算,年产量为1000000千升。而中国当时在大庆已有820口油井,年产油量大约是360万吨,估计到1971年大庆油田的年产量将有1200万吨。
根据大庆油田出油能力与炼油厂有限的炼油能力,日本人推断:中国随后几年必然因为炼油设备不足,而需要大量引进采油设备。
这些用心良苦的分析调查就是日本九大商社之一的三菱重工集团做出的商业信息研究。单纯的研究不是目的,随后,日本三菱重工集团集中有关专家和人员,在对所获信息进行剖析和处理之后,全面设计出适合中国大庆油田的采油设备,做好了充分的投标准备。果然,中国政府不久就面向全球求购石油开采设备,早已做好准备的三菱重工集团以最快的速度和最符合中国需求的设备获得了巨额订单,赚得了巨额利润。而此时,西方石油工业大国都还未明白过来是怎么回事。
日本三菱重工集团之所以能在获知中国要采购炼油设备后,迅速做出反应,付诸行动,并一举中标,显然是和他们之前详尽的信息收集密切相关的。从这一意义上说,信息实乃是顺利执行的一大保障。
收集、整理信息的主要目的是为了利用这些信息,让这些信息帮助组织或部门达到某些期望目标。掌握及时、灵通的信息,并正确地加以利用,不仅是国家、集团层面所必需的,也是当今企业组织的管理者在确定决策方向、目标时必不可少的一个过程。
信息收集是指通过各种方式获取所需要的信息。信息收集的目的是利用信息,让这些信息为自己牟取利益。因此,收集信息是第一步,也是关键的一步。信息收集工作的好坏,直接关系到整个信息管理工作的质量。信息收集工作一般应该遵循以下几个原则:
即收集到的信息要真实可靠,这就要求搜集信息者要对信息进行反复核查,力求掌握最真实可靠的情况。
即收集到的信息要力求全面、广泛、完整。越完整的信息就越能反映事件的全貌,为将来的信息分析和利用提供保障。在不完整的信息下做出的决策很可能出现较大的偏差。
信息要收集得及时、迅速,才能有效地发挥作用,防止投入了大量的人力、物力,最后却只能起到“马后炮”的结果。
一般来说,信息收集有以下一些方式:
这种方式由于比较贴近社会,收集到的信息通常都是第一手材料,较为真实、可靠,有助于下一步的决策。
一次,一个美国家庭住进了一位体验生活的日本人。奇怪的是,这位日本人好像每天都在做笔记,记录的是美国人居家生活的各种细节,包括吃什么食物、看什么电视节目等。一个月后,日本人走了。
不久后,丰田公司推出了针对当今美国家庭需求而设计的价廉物美的旅行车,大受欢迎。比如,美国男士(特别是年轻人)当时喜爱喝玻璃瓶装饮料而非纸盒装的饮料,于是日本设计师就专门在车内设计了能冷藏并能安全放置玻璃瓶的柜子。
后来人们才明白,那个日本人是丰田公司派去的。丰田公司为此还在报上刊登了他们对美国家庭的研究报告,并向那户人家致歉,同时表示感谢。
利用情报网可以使搜集信息的渠道多元化,有助于做出综合性的分析。
比如我们前文提到的日本三菱重工集团,为了搜集商业信息和情报,该集团先后投巨资在世界115个国家和地区设立信息站,用来收集和了解各类信息。据报道,三菱重工集团总公司每天获得的信息处理纸带竟可绕地球11周,其信息意识和信息处理的技术、速度等可见一斑。因此,中国大庆油田的照片,在其手中变成经济信息,变成巨额财富这一事实也就不足为奇了。
即通过报纸、专业杂志、网络等来收集相关信息,经过分析后,做出下一步的行动部署。日本人在收集我国大庆油田信息时,就是通过报刊来获得信息的。
任何一个现代企业组织,存在的目的都是为了服务一定群体的顾客,因此,从顾客身上来捕捉信息,然后做出有效的市场反应,也就成了一个最有效的途径。
在澳大利亚昆士兰州,许多远道而来的顾客,特别是生怕忘事的家庭主妇,在到商店购物前总喜欢把准备购买的商品名字写在纸条上,买完东西后就随手丢弃。一家大百货公司的采购经理注意到这一现象后,除了有意识地去捡这类纸条外,他还悄悄发动其他员工也行动起来。他以此作为重要依据,编制了一套扩大经营的独家经验,结果可想而知:许多妇女从前要跑很远的路才能购买到的商品,现在到附近分店同样也能买到。
对于中基层管理者来说,既可以是高层下达指示的会议,也可以是部门内部的讨论与思想碰撞。只要你有心,你就一定可以发现一些能为我所用的信息。
管理者有时候面对的信息十分庞杂。哪些是需要的,哪些是干扰的,哪些是无用的,这往往不好分辨。要将这些问题搞清楚,就需要对信息进行整理。
整理信息就是对信息进行分类和加工。信息分为一次信息、二次信息、三次信息。一次信息是指人际交往中无记录的口头信息,主要是在交谈、会议、参观、考察等过程中获取的信息。不过,随着现代化工具的普及(包括电话、网络、录音设备等),一次信息也可以记录下来。二次信息是对一次信息进行汇总、整理、摘编之后所得到的信息,比如统计汇总、报刊的摘要等。三次信息是对前两次信息进行特殊加工之后得到的信息,比如政府文件、研究报告、科研成果等。
整理信息时也要注意信息的准确性,以及不同信息之间是否存在矛盾。虽然在收集信息时要求确保准确性,但是,由于收集的人员或渠道不同,有时很难保证信息完全真实、可靠。所以,在整理信息的时候也需要对其真实性进行考证。
收集到的信息相同,但是利用的结果却相距甚远。收集、整理信息是一回事,但充分利用信息、做出正确决策又是另外一回事。在特定的时代背景、社会背景、市场背景下进行决策和利用信息,是管理者不可缺少的一种能力。