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第一条 目的
为设计和制定合理的公关操作程序，选定可行的公关方案，有效地促进公司公关目标的达成，特制定本流程。
第二条 公关操作的基本要求
（一）从公司长远利益出发，合理规划每项工作。
（二）适时调整公关企划方案。
（三）操作流程要符合公司要求与需要。
（四）职责明确。
第三条 善于创造和把握公关机会，确实把握机会的线索、方针和行为规范，寻找新的经营机会和经营领域。
第四条 有效配置公司现有资源，不断完善公关方案。
第五条 公关要突出人的主观能动性和自觉适应性，灵活地根据市场环境和公司现有状况，组合相关的公关企划资源，不断调整公关活动。
第六条 公关操作流程
（一）公关主题的确定
1．列举公关企划问题。
2．明确公关企划目标。
3．确定公关企划主题。
（二）公关所需资料的收集与分析
1．现有资料收集。
2．市场状况调查。
3．资料审核。
4．资料分析。
（三）公关创意的产生
1．创意方法的选择。
2．公关创意方案的制订。
（四）可行性公关方案的选择
1．选择衡量标准。
2．公关方案的对比评估。
3．确定最终方案。
（五）公关方案的模拟与评估
1．公关的预算评估。
2．公关的进度控制。
3．公关的效果评估。
接待来访工作流程如下：
1．起立招呼，使用礼貌用语。
2．让座倒茶。
3．询问来访人姓名、单位、身份、来访目的、是否预约。
4．决定接待对象和方式：秘书接待、有关部门接待、领导接待。
5．是否安排工作餐或宴请订餐。
6．接待完毕，礼貌送客。
7．按宾客身份分送至办公室门口、楼（电）梯口、公司大门口。
8．填写访客记录，必要时向领导汇报。
第一条 总则
（一）对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。
（二）本办法适用于全公司各部门。
第二条 对外接待范围
（一）本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
（二）接待的对象分为内宾和外宾。
第三条 对外接待部门
（一）公司行政部为公司负责接待的职能部门。
（二）遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同完成此项工作，有关部门要积极主动配合。
第四条 对外接待原则
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而去。
（一）平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
（二）对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以配合。
（三）节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
（四）周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
（五）保密原则。向不定期来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
第五条 接待规格的确定
（一）高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
（二）对等接待。适用于一般性接待活动。
（三）低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。
第六条 接待礼仪
（一）见面。原则为主动、热情、礼貌。
（二）接待。主动起迎，问明来意。
（三）安排交谈地点：
1．根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈。
2．手头正忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接待或另商时间。
3．切忌让客人久候而无人问津。
4．客户提出与国家领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
第七条 引见
（一）首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
（二）引见顺序：
1．把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的。
2．按职务高低，依次介绍一行来客。
3．职务相同，先介绍年纪大的。
4．领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
第八条 行路
（一）陪同客人行路，请客人行于自己右侧。
（二）乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门。
（三）自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
第九条 其他
（一）穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度。
（二）主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士。
（三）尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
（四）因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。
第十条 接待内容和程序
（一）接待内宾
1．接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
2．布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
3．迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
4．看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
5．安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
6．组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
7．送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿账目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
8．小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
（二）接待外宾
接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为
1．迎送
（1）安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
（2）对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
2．会见会谈
（1）会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
（2）我方人员应提前到达，并在门口迎送。
（3）对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
（4）会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
（5）会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
（6）如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
3．宴请
（1）有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐等类别。
（2）举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
（三）文艺晚会
根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位。一般以第七排、第八排座位为佳。
（四）参观游览
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
（五）接待标准
1．用餐标准
（1）招待官员、关系户，80～120元/人/餐。
（2）较重要官员、关系户，50～80元/人/餐。
（3）地方一般干部、外单位来人，10～30元/人/餐。
（4）公司分支机构来人15元左右/人/餐。
（5）常客按员工标准。
2．住宿安排
（1）重要官员，200～350元/天，由总经理审批。
（2）较重要官员，150～200元/天，由总经理审批。
（3）公司分支机构按公司标准。
（4）常客自愿。
第十一条 附则
涉及重大接待活动，需部门协调执行。
第一条 来本公司参观者必须事先与办公室主任预约，并如实填写《参观公司申请书》。
第二条 行政总监对《参观公司申请书》进行审核，一经批准即转交办公室主任。
第三条 由办公室主任填写参观内容、范围与路线，然后交行政总监审批。
第四条 凡持有公司印制的《公司参观许可证》者，有资格进入公司参观。
第五条 凡合乎下列条例，并经行政总监许可者，有资格进入公司参观。
1．事先与本公司总部或其他事业部门联系过，并征得有关部门许可者。
2．公司主要客户及其介绍给本公司的人。
3．政府机构、社会公众团体及其介绍给本公司的人。
4．其他希望参观者。
第六条 申请者必须向公司行政部出示《公司参观许可证》以及《参观公司申请书》，领取“参观者胸卡”。行政部在参观公司申请书上填写《许可编号》，转交门卫。
第七条 一般情况下禁止外来参观者在作业现场拍照。
第八条 参观者如果对所参观某机械设备感兴趣，希望拍摄该设备的照片，必须向办公室主任请示。
第九条 办公室主任可以在获得该生产主管同意的前提下，指定专人针对所需部分进行拍照并以公文形式把照片寄给参观者主管。
第十条 为防止所拍摄照片被过量复制，应由所在生产部保管底片。
第十一条 本公司设备的照片，不得擅自公开刊登，如果有必要刊登，必须事先请示公司工程部。
第一条 为规范本公司参观制度，维护本公司保密利益，同时促进公共关系、扩大宣传效果，特制定本制度，所有来公司参观者及带领参观者应遵守本制度。
第二条 团体参观：机关单位或社会团体约定来厂参观者。
第三条 贵宾参观：政府首长、社会名流以及国内外各大企业负责人经公司允准来厂参观者。
第四条 普通参观：一般客户或业务有关人员来厂参观者。
第五条 临时参观：因业务需要临时决定来厂参观者。
第六条 团体来我公司参观，原则上在公司会客室接待，无特殊情况不安排宴请，如有宴请需要，须经行政总监批准，参观时的陪同人员由行政部协调相关部门决定。
第七条 贵宾来我公司参观，按公司规定以咖啡、西点、冷饮、烟茶或其他方式招待，并由公司高级人员陪同或由相关部门主管陪同。
第八条 普通参观，则以烟茶招待，由管理部或有关部门派员陪同。
第九条 临时参观同上条。
第十条 贵宾参观及团体参观由公司核准并于参观前三日将《参观通知单》填送各工地管理部门，凭单办理接待，如事出之急应先以电话通知，后补通知单。
第十一条 普通参观由各部门经理核准，并于参观前一日将《参观通知单》填送工地，以利接待，但参观涉及两个部门以上者，应依照团体参观办理。
第十二条 临时参观由各部门经（副）理核定，并于参观前一小时以电话通知各工地管理部办理接待，如参观涉及两个部门以上者，应请管理部协调办理。
第十三条 未经核准的参观人员，一律拒绝参观，擅自带领参观人员参观者，按泄露商业机密论处。
第十四条 参观人员除特准者外，一律谢绝拍照，并由陪同参观人员作委婉说明。
第十五条 本制度如有未尽事宜随时检查修正。
第十六条 本制度呈报公司核准后公布施行。
第一条 为规范本公司接待费用使用，减少不必要的开支，杜绝大吃大喝和奢侈浪费现象，特制定本制度。
第二条 与本公司有业务往来的客户、供应商、融资方以及其他外部关系者接待费（包括交际费与招待费）的开支一律按本制度执行。
第三条 本公司所有人员在接待外部关系中所产生接待费的申请、批准、记账、结算等，一律按本规定的手续办理。如未经本制度许可或未按本制度相关程序办理，所产生的费用财务部不得予以报销。
第四条 本公司所有人员在对外接待时一律按本规定执行，不得擅自或任意动用接待和交际费用开支。
第五条 在对外接待过程中，由于会议组织、研究讨论、招待交际、宴请、典礼、捐赠等行为产生的费用，可以纳入接待费中。
第六条 本公司所有招待费用的申办必须有真实明确的用途及目的。公司的营业、采购、融资以及其他经营，有其客观的目的性，任何接待上的开支不得背离经营上的目的与要求。
第七条 本公司所有招待费用的申办必须本着最小支出、最大成果的原则，充分考虑和认清第一次接待的目的和接待的方法，合理接待，有效使用经费开支。
第八条 各级责任者或主管领导，必须充分审核每一次接待任务与接待方式，给予接待任务的担当者以适当的指示。
第九条 本公司各部门都必须进行接待费预算，并在预算范围内开支。预算按过去的平均实绩来确定。
第十条 接待次数原则上每人每日不得超过2次，但100元以下的开支不在其列。同样内容与对象的接待应尽量避免，不要重复接待。
第十一条 对重要的关系户要设立接待卡，详细记载其嗜好、兴趣与特点等。有关接待卡的填写与保管，另行规定。
第十二条 接待的目的按下列原则分类，并在《接待申请及报告书》上写明规定的“接待目的”：
1．招待新交易伙伴关系户。
2．庆祝合作关系的建立。
3．销售收入提高后的致谢。
4．出访时的请客。
5．来访时的招待。
6．接纳各种建议后的致谢。
7．达到各种目的后的致谢。
8．重要的节日或庆典。
第十三条 接待按对象、目的以及场合，分为以下三档：
1．A档（特别重要和重大的接待）。
2．B档（比较重要和重大的接待）。
3．C档（一般的接待）。
第十四条 接待场所根据接待档次确定，分为“高”、“中”、“低”三类场所。
1．高（适合于A档接待规格），主要指高级的饭店、餐馆、美食中心。
2．中（适合于B档接待规格），略低于“高”档水平的中高档餐馆。
3．低（适合于C档接待规格），主要指中低档大众用餐场所。
第十五条 接待当事人根据具体情况，判断是否需要接待或招待，并填写公司规定的“接待申请及报告书”，向主管领导正式提出申请，主管允许后加盖印章，送交行政总监审核。
第十六条 行政总监根据申请表内容进行审核，批准后加盖印章。行政总监审批权限的上限为一次5000元，超过审批权限，必须上报总裁批准。
第十七条 接待费由行政部直接支付给申请部门及申请人。行政部依据申请内容以及相应的接待档次与场所，支付一定的费用。申请部门应在规定的时间内，将收据和发票凭证，连同申请书一起送回行政部进行结算。
第十八条 在接待工作结束后15日内，必须到行政部结算，如果没有收据或开支凭证，一切费用由本人承担。
第一条 各部门在公司安排用餐须报总经理批准，并提前将报告送交订餐部。报告要列明招待单位、时间、标准、人数及餐厅名称。
第二条 在职员食堂用餐，经接待部门的经理批准后，直接在该部门秘书处领取餐券用餐。
第三条 如遇特殊情况，可口头请示，同意后先用餐，再补办手续。
第四条 餐费标准。营业餐厅用餐标准分为A、B、C三个档次（酒水除外）。也可按以上标准零点，但须在报告上说明。
第五条 一般客人用C档，较重要客人为B档，重要客人为A档。
第六条 除有明确批示外，招待一律只供应适量的本地啤酒及饮料。其余如香烟、洋酒、葡萄酒、烈酒、冰激凌等须经批准后方可按量供应。
第七条 所有招待用餐和饮料，接待部门须及时注明并签字。
第八条 职员食堂月底将招待用餐数核准无误后，交财务部拨款。
第九条 对不符合手续、不按规定办理的用餐招待，各有关岗位可以拒绝提供服务，并将追究有关人员的责任。
第一条 公关目标的确定应与公众的利益和社会准则相一致。
第二条 所确定的公关目标应与公司的总体目标一致。
第三条 所确定的公关目标应表现为某项工作所要取得结果的具体描述，实现目标的时间必须有明确的规定。
第四条 所确定的目标，在时间限制、效果指标等问题上要切实可行。
第五条 所确定的目标要简明扼要，一个目标只能包含一个结果。
第六条 确定目标公众是对公众认识的第一步，通过“谁被卷入这一问题”、“谁会影响这一问题”、“谁受这一问题的影响”等来确定对象公众。
第七条 全面分析公众对公司的期望和要求，与公司利益加以权衡，以此来确定公关目标的层次。这是公关工作能否切中要害、能否成功的关键。
第八条 在对目标公众调研和对象公众期望要求分析的基础上，进一步将各构成要素细分，并将其与期望要求做出相关分析，以便更深入了解目标公众，确保具体公关方案的科学性。
第九条 确定信息的目的是为了制定出符合公关目标、符合公共关系传播的规律和要求的传播内容。确定信息的主要依据是公关活动目标的内容、公关活动对象的分析资料、公关传播的基本原则和规律等。
公关信息的确定应注意以下几个问题:
（一）信息要适合于实现公关目标的要求。
（二）信息的确定要有明确的主题。在同一个公关活动中所传播的信息都要围绕着一个统一的主题、统一的基调来进行宣传。提供给各种不同媒介的信息，也要围绕着主题来宣传。
（三）对主题的表达必须清楚明了，有明显的个性特征并易于记忆。
（四）应注意平等的态度，应把公关对象视为平等的朋友。从事公益活动或赞助活动的宣传，应体现对社会高度的责任感。
（五）信息要确保真实，不能做有意的夸大或片面的宣传。
（六）信息要尽可能适合所要利用媒介的传播特点。
（七）信息要依据受众的特点来确定。对受众的需求、兴趣、好恶、接受能力等都应充分考虑，以保证传播效果。
第十条 渠道选择和媒介战略的制定要从公关的目标和对象的传播行为，接触媒介的特点出发，综合考虑信息特点的限制和需要，考虑不同类型的媒介本身所具有的不同功能以及财力等问题。
（一）传播渠道选择的程序。
1．考虑对不同传播方式的选择。
2．考虑对不同类型媒介的选择。
3．考虑具体媒介的特点。
4．考虑具体媒介的特定时间、特定空间在内容、质量上的不同特点，对受众的不同影响力。
（二）传播渠道选择的注意事项。
1．传播渠道的选择要适合对象公众的传播行为，要考虑媒介与公关对象的接近性。具体确定传播渠道时，要尽可能选择公关对象最常接触的、最容易接触的和最愿意接触的媒介。
2．传播渠道的选择要与所要传播信息的特点、要求相适应。
3．选择媒介要和公司的承受力相一致。
4．确定媒介战略时，要注意利用媒介组合的优势和媒介运用的策略问题。
第十一条 在确定了公关目标和对公众、信息、媒介等基本问题进行深入分析的基础上，围绕目标，依据研究结果，进一步着手研究编制可供实施的公关计划。
（一）制订公关计划的原则。
1．公关计划应与公司的经营管理计划、市场环境相吻合。
2．公关计划应有重点。应着重抓一至两个重要问题解决，切忌面面俱到、平均用力，要尽可能避免把摊子铺得太大而顾此失彼。
3．公关计划应注意平衡性。公关工作应突出重点，解决当前急需解决的问题。公关工作同时也应特别注意公司的长远利益，兼顾重点对象与一般对象。
4．公关计划要考虑承上启下的连续性。公关工作切忌靠心血来潮大干一场，虎头蛇尾，一个计划一个调。公关计划应通盘考虑以前的基础和今后的发展。
5．公关计划要具有一定的弹性。公关计划工作带有一定的预测性质、难以精确计量，因此，在具体的活动项目完成的时间、任务指标和经费预算上都要留有一定的余地。
6．公关计划的制订要注意创新。要根据环境的不断变化而变化，不断推出新计划，不可因循守旧。
（二）公关计划的基本内容。
1．某一时期的战略规划。概括制定出总目标和完成总目标最主要的措施、条件以及分阶段实现目标的设想等，对具体的活动不做出规定。这是一种战略指导性计划。
2．跨年度公关计划。围绕着某一公关问题而特别制订规模较大的公关活动计划。计划中的各阶段、各项目的目标、内容、时间等都要求具体、明确。
3．年度公关工作计划。这是围绕一年的公关工作目标而形成的具体工作计划。计划要求具体、明确和可操作性。
4．专项公关活动的实施计划方案。专项公关活动实施的计划方案是为公关计划中各具体项目的开展而制订的。为使这些项目的实施能统筹安排，有章可循，专项计划方案应包括如下内容：项目名称及项目的目标，项目的负责人、实施者及各自的责任，项目筹备、实施的程序设计和时间表，项目所涉及的对象及各种条件分析，项目所需的传播媒介、器材设备、外部环境等，项目的经费预算，项目的成果考核标准和考核方法。
（三）编制实施公关计划的工作程序表。
编制出计划实施所采取的具体步骤，使公关计划具体化、可操作。
第十二条 公共关系预算的基本构成包括以下几种：
（一）人工报酬。公关活动是智力投资，费用的主要部分是用来支付公关人员的工资。
（二）活动费用。包括日常活动和特定计划公关活动所需的经费，如办公费、房租、水电、电传电话、通信、招待记者来宾、接待应酬、参观、展览、公关报道、广告及各种宣传项目、为公关提供的各种教育培训和服务项目、公关调研项目、公关赞助项目以及一切外出活动的交通差旅等费用。
（三）器材设备费。包括美工器材、摄影设备和材料，编辑印刷各种组织刊物和各种报告的设备材料、各种视听器材、展览设施和用品等各种费用。
（四）临时费用。用于突发事件，从财力上保证公关的应变能力。
第十三条 公共关系预算应注意以下问题：
（一）公共关系预算要以公关实际需要和公司经济承受能力为准则。采用比率抽成预算，应随实际变化，不断调整比率。根据实际需要做预算时，要考虑到公司的实际承受能力，使预算真正切实可行。
（二）公关预算要留有余地，公关的重点和方向随形势变化而改变，故预算时应设临时费用，以备不期之需。此外，预算时还应考虑到一年内或一段时间内人工费、物价等因素的变化，适当留有余地。
（三）专款专用。公关有关拨款的预算是以完成预定目标为依据的，故其预算拨款仅能用于公关活动，其他部门或事项不可随意占用。
（四）公关预算要主动争取外界资助。公关预算除了依靠公司拨款外，还要努力争取社会组织的协助、支持。
第十四条 事前检查要对计划中所规定方案实施过程的每一步骤都进行检查，既包括对计划本身的检查，也包括对用来实施计划、方案的各种具体手段的检查。
第一条 为加强同新闻媒介的联系，做好公司的宣传工作，特制定本办法。
第二条 新闻媒介对公司具有重要作用，公司应该主动加强与新闻媒介的联系。
第三条 公司应主动向新闻媒介提供信息。
第四条 公司公关人员要有新闻头脑，善于捕捉新闻、发现新闻，撰写具有新闻价值的稿件，运用传播手段，及时提供信息给新闻媒介，把公司重大事件告诉广大公众。新闻稿力求文字精练，情节生动，以吸引公众。
第五条 公司的一些重大活动，应邀请新闻媒介有关人士参加，为他们提供采访、报道的机会。
第六条 公关人员要有丰富的想象力，协助公司决策层制造新闻事件，并进行宣传报道。
第七条 开诚布公原则。与新闻界打交道，最佳的策略是诚实。如果公关人员在坏消息上是诚实的，那么在好消息上就更有可能得到信任。
第八条 公平对待原则。公关人员不能偏爱某个新闻渠道，而忽略其他新闻渠道。同时，现场新闻应该尽可能迅速地发布出去，让媒介来决定要公开哪些部分。
第九条 提供服务原则。获得新闻记者合作的最迅速、最有把握的方式就是在他们需要时，以他们可以方便使用的方式，为他们提供有新闻价值的、具有趣味性和及时性的资料。
第十条 理解支持原则。新闻界的工作有自己的原则和方式，不能把公司愿望强加于新闻工作者。
第十一条 适度原则。
（一）尊重新闻记者的新闻标准。
（二）保证媒介新闻及时发送。
第十二条 从公众利益的角度处理问题。
第十三条 公关人员提供给媒介的新闻，应做到标题简短、醒目，避免使用过多的专业术语及省略语，以增强稿件的可读性。
第十四条 新闻稿先讲重要内容。对于记者提问，要首先宣布最有新闻价值的内容，然后列举支持公司最初声明的具体例子或者证据。
第十五条 与记者谈话应谨慎并注意保持气氛，要理解新闻记者所处的地位及职业心理。
第十六条 如果记者的问题是直截了当的，回答也应该是直截了当的。
第十七条 举行记者招待会。记者招待会便于更好地进行双向沟通，是公司处理好与媒介关系的重要方法。要使记者招待会取得成功，必须做好以下几项准备工作:
（一）确定记者招待会的主题，一般是公司的重大事件。
（二）选择合适的时间、地点。
（三）确定邀请范围、对象和名单，提前发出请柬。
（四）选择主持人或发言人，提前准备好发言稿及有关图片、文字、音像资料、实物模型等，为记者准备报道资料。
（五）准备录音、录像、摄影等工具，便于记者采访。
（六）安排足够的接待、服务人员，为记者提供后勤服务。
（七）会后注意总结经验教训，分析招待会的得失，建立起档案资料。同时，注意收集记者们登载的消息和报道，评估招待会的成果。
第十八条 邀请新闻界人士参观访问。邀请新闻界人士参观访问，是与新闻媒介建立良好关系的有效方法。通过参观访问、实地观察，可增加新闻界人士对公司的感性认识，获得宣传报道的第一手材料。
第一条 目的。
给社会、公众留下深刻、美好的“第一印象”，最大限度地扩大知名度和影响力。
第二条 操作流程。
（一）精心拟订邀请宾客名单。该名单由企业领导增删核准，提前送达。对重要贵宾须个别关照，确保与会。
（二）拟订典礼程序。一般为宣布开始、宣读贵宾名单、贵宾致贺词、致答谢词、剪彩、揭牌几项。
（三）事先确定致贺词人、致答词人，草撰贺、答词文稿。
（四）事先确定剪彩人员名单。
（五）安排一些余兴节目，如题词，或锣鼓、舞狮耍龙、秧歌等民俗活动。
（六）典礼仪式后，组织参观生产、经营、服务现场，或进行优惠、义卖活动。
（七）座谈、留言、个别拜访，广泛征求意见和建议，整理留言簿和摄像、录音资料。
第三条 注意事项。
（一）体现热烈、隆重（或简朴）、喜庆、欢快的气氛。
（二）精心组织，确保万无一失，多制订几套后备应急方案。
（三）所有宾客无论地位高低，均不得懈怠。对围观群众也以礼相待。
（四）公关人员应准备充分、善于鼓动、周到热情、指挥有序。
第一条 新闻发布会的筹备。
（一）确定会议主题。首先要从新闻媒介和社会公众的角度出发，确定会议的主题和信息发布的最佳时机。然后再进一步考虑这个主题是否非常重要，是否具有新闻价值，能否对公众产生重大影响，此时召开信息发布会是否适宜等。
（二）选择会议主持人和发言人。主持人和发言人必须具有较高的文化修养和口头表达能力，对提问能做到头脑清醒、反应机敏。会议的主持人一般应由具有较高专业技巧的人担任。会议的发言人一般应是公司董事长或总经理，发布会前应进行必要的模拟训练。
（三）准备发言稿和报道提纲。
1．必须先在公司内部统一口径，然后组织专门小组负责起草发言稿，全面、认真地收集有关资料，写出准确、生动的发言稿。
2．应围绕主题，准备好宣传辅助材料，包括文字、照片、实物、模型等材料，以便在会上分发、展示或播放，以增强发言效果。
（四）选择会议地点和举办时间。
1．举行新闻发布会要选择一个适宜的地点，不宜在办公室举行。会场要具备必要的照明设备、视听设备和通信设备等。会场要安静，不受电话干扰，要有舒适的坐椅。
2．选择会议的时机，应尽量避免节假日、重大社会活动和其他重大新闻发布的日子。时间安排要考虑到媒介的截稿时间，会议程序应安排紧凑，避免冷场或混乱局面。
3．会议时间一般应控制在1小时以内，与会议无关或过长的提问应予以制止，会议应有正式结尾。
（五）选择邀请记者的范围。
邀请的记者覆盖面要广，都要照顾到，对所有记者要一视同仁。
（六）组织参观和宴请的准备。
1．发布会前后，可配合主题组织记者进行参观活动，请记者进行深入采访，有关参观活动事宜应在会前就安排好，并派专人接待、介绍情况。
2．会后可邀请记者共进工作餐，利用非正式交谈的机会，相互沟通，融洽与新闻界的关系，解决发布会中没有解决的问题。
（七）制定会议费用预算。
应根据所举行新闻发布会的规格和规模制订费用预算，并留有余地，以备急用。
第二条 新闻发布会的召开。
（一）会议主持人要充分发挥主持和组织作用。
主持人言谈要庄重，有涵养、有幽默感，要尊重别人的发言和提问，同时要控制好会场气氛，把握主题范围，维持会议秩序，掌握会议时间。
（二）所发布的消息必须准确无误，如有错误应及时予以更正。
（三）应安排足够的接待员，设立签到处，并派专人引导记者前往会场。会议组织人员应佩戴胸卡，与会记者应发给写有姓名和新闻机构名称的胸牌，会议桌与餐桌要分清主次，排好顺序，避免混乱或不愉快的情况出现。
第三条 新闻发布会后的工作。
（一）整理出新闻发布会的记录材料，总结经验和不足，并作为资料保存。
（二）收集到会记者在新闻媒介上所作的报道，进行归类分析，总结经验得失。
（三）收集与会者的反应，了解记者及所属媒介对公司所发稿中的内容及倾向性等。
（四）对于因故未能参加发布会的新闻机构，可提供有关背景资料、会议记录材料与图片、报道提纲等。
介绍信如表6-1所示。
表6-1 介绍信
请柬如表6-2所示。
表6-2 请柬
出席典礼邀请函如表6-3所示。
表6-3 邀请函
谨定于 年 月 日（星期 ） 时整在 会议展览中心一号展览厅举行 典礼 。
恭请
×××市
××××局长莅临主礼
××××会总裁
演讲及颁奖
敬候
光临指导
××××会馆
主席××××敬约
贵宾接待日程表如表6-4所示。
表6-4 贵宾接待日程表
公务联系单如表6-5所示。
表6-5 公务联系单
参观申请登记表如表6-6所示。
表6-6 参观申请登记表
参观许可证如表6-7所示。
表6-7 参观许可证
来宾来厂通知单如表6-8所示。
表6-8 来宾来厂通知单
接待用餐申请表如表6-9所示。
表6-9 接待用餐申请表
接待申请及报告表如表6-10所示。
表6-10 接待申请及报告表
公关工作计划表如表6-11所示。
表6-11 公关工作计划表
公关预算表如表6-12所示。
表6-12 公关预算表
公关调查表如表6-13所示。
表6-13 公关调查表
第一条 确定展览会的主题和目的。展览会的主题和目的决定着在展览会中使用的沟通方法和接待形式等，故展览会筹备应确定总编，构思总设计，使各部分有机衔接。
第二条 确定参展单位、参展项目和展览会的类型。采用广告或发出邀请的形式来吸引参加展出的单位。广告和邀请信应写清楚展览会的宗旨、展览会项目类型、估计参观者的人数和类型、展览会的要求及费用预算等，给潜在参展单位提供决策所需的资料。
第三条 明确参观者类型。根据参观者对展出项目的了解程度，分别提供较为专业化和普及性的资料。
第四条 选择展览的地点。选择展览地点要考虑到参观者方便、环境适宜、辅助设施易配置等因素。
第五条 培训展览会的工作人员。必须对展览会的工作人员即讲解员、接待员和服务员等进行良好的公共关系培训，并就展览内容进行必要的专业知识培训。
第六条 准备展览会的辅助设施和相关服务。
第七条 成立专门对外发布新闻的机构，负责和新闻界进行联系。要制订新闻发布的计划，充分发掘展览会中有新闻价值的东西，写成稿件予以发表，扩大展览会的影响。
第八条 准备展览会所需的各种辅助宣传资料。
第九条 确定展览会的费用预算。具体列出展览会的各项费用，进行核算，有计划地分配各项资金。
第十条 应设计展览会的标志，准备展览会的纪念品，为宣传提供方便的工具。
第十一条 搞好展览会效果的评估。
（一）在展厅内放置公众留言簿，主动征求意见。
（二）现场召开观众座谈会，收集观众的意见和想法。
（三）现场举办有关展览内容的知识竞赛，当场发题，当场解答，当场发奖。
（四）会后发放调查问卷或登门访问，了解展览会的实际效果。
第一条 公关策划人员应通过开展参观活动向公众宣传，以扩大公司的知名度和美誉度，提高公司经营管理的透明度，提高员工士气和凝聚力。
第二条 开放参观接待对象。
（一）员工家属和社区居民。
（二）营业团体。生产协作者、原料供应商、经销商、运输公司等。
（三）股东公众。股东、股票经纪人、金融评论专家。
（四）其他职业集团。金融机构、律师协会、新闻界团体、保险公司、卫生检查机构、环境保护机构。
（五）行政机关。各级政府部门、上级主管部门等，舆论领袖。科技教育文化单位：研究所的研究人员、高等院校的师生、各类学术团体及文化机构。
（六）各种慈善机构与社会福利团体。
（七）海外人士。
第三条 对外开放参观的内容，要服从于参观的目的与要求，实事求是，结合参观者的特点和需求，视参观者的需求与兴趣而定。
第四条 开放参观的实施流程。
（一）制订计划。制订计划在上年度就应准备，或至少应提前3个月着手筹备，不能仓促开放。策划时要制订出活动计划的纲要，推行该计划的详细时间表和具体工作人员的指派任命。
（二）成立专门机构。建立各种专门机构，尽可能让更多的员工承担部分工作，以增强员工的参与感，激发员工的工作积极性。
（三）准备参观项目。公司事先准备好计划中预定参观的项目，以给参观者一个良好的企业形象，公关策划人员也可以适当安排一些节目，以激发参观者的兴趣。
（四）安排交通路线。在发请柬时应另附详细说明，指明停车场和具体的交通路线。此外，还应设立交通标志，对主要的设施用标志牌予以说明，整个参观路线要有统一的布置设计，以显示出公司良好的管理素质。
（五）安排引导人员。对引导人员或者解说人员事先要进行认真选择、培训，引导人员应佩戴印有公司名称和个人姓名的标牌，应有礼貌地介绍参观的内容，认真回答来宾提问。
（六）实施宣传、策划人员应充分重视宣传工作。一方面用新闻媒介来扩大影响和知名度；另一方面对公司内部员工做好宣传工作，使每个人都自觉参与宣传。
（七）准备纪念品。纪念品不要太贵重，关键是要精美。
（八）结束后的答谢工作。活动结束后，要及时对所有参加活动的员工致谢，采用书面答谢形式，感谢大家的辛勤劳动、积极配合。
第一条 响铃时。电话铃声响起后，应尽快拿起话筒。在电话铃声响起三次之内，必须有人接听电话，以免引起客户失望或不悦。
第二条 找人时。来电话指名找人，应迅速把电话转给要找的人。如果不在，应明确告诉对方，如果需要留言，必须做好记录。
第三条 接听时。一般由最低职位的职员接听，但新职员对企业情况并不熟知，因此不要抢接电话，以免“一问三不知”，给客户留下不良印象。
第四条 声小时。对方说话声小，不能大声叫嚷，而要有礼貌地告诉对方：“对不起，声音有点小”。
第五条 通话时。通话时如有其他客户进来，不得置之不理，应点头致意。如果需要与同事讲话，应有礼貌地说：“请您稍等”，然后捂住送话筒，小声交谈。
第六条 中断时。通话中突然中断，应该立即挂上电话，再次接通后要表示歉意。
第七条 挂断时。打完电话，不要自己先挂断电话，应等对方挂断后再轻轻放下话筒。
第八条 高峰时。在业务通话高峰时，尽量不要往外打电话，不要占线时间太长，并且设法告诉客户：“现在正是电话高峰时期，对不起……”