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作者自序

把时光倒回到三年前。

2011年,笔者还在总行一个项目组负责数据分析和报表推广方面的工作。大家知道,银行是一个体系严密并且真正产生大量数据的地方。银行的业务经营、管理和决策离不开数据,数据化管理蔚然成风,已然成为银行精细管理的主要理念和抓手。而笔者的工作职责正是基于数据库的数据,与伙伴们设计各个层级机构(如网点、省市分行、总行)的业务管理报表,即数据和指标的综合选择、展示和应用。

当时,我们已经设计了一整套业务报表并在全行推广。报表模板用Excel制作而成,每份报表都按主题提供了大量的业务和统计数据及指标,为各级管理者提供了一个数据管理的工具。但是,不足之处也很明显:由于涉及的指标和数据太多,且形式上以数字为主,缺少可视化元素,因此报表的阅读和分析也变成一件枯燥和费力的事情。

于是,笔者开始考虑用Excel动态图表来改造。

2011年,笔者潜心研究,利用动态图表为总行设计了一套动态业务报表,并因此获得了向总行行长汇报工作的机会。

这其实得益于此前在分行的数据工作实践。那时笔者已经开始思考如何把那些例行下发的、枯燥乏味的业务报表转化为生动、直观、有趣的图表,赋予报表交互性,使读表人方便地查看他们感兴趣的数据和信息,从而提高数据的利用效率,更好地支持业务的发展。为此,笔者在网上大量查阅相关资料,寻找报表的优化方法。也是在那个时候笔者开始接触Excel动态图表,在不断摸索、实践和优化的过程中,最终成功利用动态图表实现业务报表的可视化。

在分行的数据实践为笔者后来完成总行动态业务报表的设计奠定了基础。对于笔者个人看来很平常的工作,在当时全行大规模推行数据管理和报表工具的背景下,变成了一项重要的创新。由于动态图表的交互性,改变了领导们对报表和图表的传统认识。在给总行行长的汇报会上,动态业务报表得到了行长的高度认可,并要求在全国各级分支行进行推广。

在职场中,作为职员,我们每个人都渴望被认可、被欣赏,精神上的鼓励是我们自我提升和前进的重要动力。也是因为领导的认可,笔者更加意识到动态图表的价值,尤其是在职场、在数据可视化领域中带来的强烈冲击。

在数据的处理和分析以及数据与业务的结合方面,笔者看似总能比别人做得更好。在某种程度上,这已经成为笔者在单位的个人品牌和标签。实际上,所有数据工作——无论是报表图表制作还是市场调查或经营分析——笔者大都是借助Excel实现的。同样的工具,大家都在用,笔者只是比别人多一分用心和钻研而已。

Excel动态图表的价值

与普通的Excel图表相比,Excel动态图表的职场价值主要体现在如下几个方面。

·突破普通Excel图表的空间限制,能够在有限平面空间展示无限数据。

·重新定义数据输出的方式,从全部输出到灵活引用、交互输出,更有助于数据的洞察和信息的发掘。

·改变传统的图表沟通过程,从数据的单向静止呈现到双向交互式的数据切换和展现,图表有了鲜活感,能够进行对话。

·与数据源之间形成更为紧密的联动,从数据处理、分析到展示,实现信息的即时输出,有助于制作小型数据系统。

·实现对静态图表的批量制作,在选择器中进行的每一次选择,都会生成新的图表,大大节省了制作图表的时间成本。

·方便数据的演示和沟通,更容易聚焦听众的注意力,与演讲者的思路形成更好的同步和互动。

动态图表的以上特点使得其非常贴合如今大数据时代的职场需求。随着数据意识的增强和数据量的积累,企业的日常经营和管理越来越多地建立在对数据分析和应用的基础上,知识和信息的产生更多地依赖于数据,因此动态图表将在数据的组织、分析和展现方面发挥巨大的作用。

这就要求当今有追求的职场人必须具备对数据的基本处理、分析和展现能力。展现能力是以数据的处理和分析为前提和基础的,是更高级别的能力。动态图表依托Excel软件,具备灵活、交互、动态的特点,是一个非常智能且易于掌握的可视化工具。

为什么动态图表没有得到应有的普及

从本质上来说,动态图表并不是新鲜事物,它的制作并不需要什么复杂或特别的工具与技能,全部是Excel本身的功能;但从职场认知的角度来说,它又是一个新鲜的事物,一直以来在职场中没有得到应有的普及和应用。造成这一现状的原因,笔者认为主要归结于以下几个方面。

1)被隐藏的功能组件。也许微软公司认为有些功能并非常用功能,如“开发工具”选项卡,因此在设计Excel软件界面时并没有默认将其加载到菜单区域,而“开发工具”中的控件工具箱正是制作动态图表的必备构件。

2)参考资料匮乏。现有的动态图表方面的书籍和网络资料极少。书籍方面,目前当当网和卓越网上能够查到的仅有一本:CreateDynamicChartsinMicrosoftOfficeExcel2007,作者是ReinholdScheck。客观地说,此书虽然名为动态图表,但实际上更像一本Excel的基础操作类书籍,涉及动态图表制作的内容不多,且案例比较简单,适合Excel基础较薄弱的人群。网络上系统性介绍动态图表的资料几乎没有,大多是只言片语,语焉不详。笔者当时也是花了很长时间通过搜集到的仅有的少量资料,结合手头的数据工作和实践才慢慢掌握动态图表并熟练应用的。

3)缺乏相应的教育。大学生在校期间对职场需求的认识不足,普遍缺乏Excel技能的自我培养意识,而学校一般也不开设此类课程,以致缺少必要的引导。进入职场后,一般都是在工作中慢慢去学习一些皮毛的东西。由于不深入,因此难以解决复杂的问题。很多大公司每年都会请Excel方面的职业讲师为职员授课,以提高企业的整体运营效率,但绝大多数公司是缺少这方面教育的。

4)特定时期下的需求限制。过去,人们在职场中接触的大多为简单的数据,因此使用普通的Excel图表就可以进行可视化,用PPT即可将图表展现出来。但是在大数据时代的今天,随着企业数据库建设的推进,我们每天接触的数据维度越来越多,数据量变得越来越大,对数据的分析和展示需求也越来越高。因此,普通的Excel图表就无法再满足我们对大量数据进行有效展示的需求了,而必须让图表变得更加智能、更加强大。

写书的初衷

基于以上考虑,笔者萌生了写书的想法。

一方面,是希望把自己过去的动态图表制作实践经验以及五年职场生活中积累的Excel应用技能进行高度总结和提炼,形成系统化的动态图表制作及相关知识,然后分享给千千万万与笔者一样接触数据的、想提升个人技能、打造独特职场竞争力的职场人。

另一方面,也可以填补目前市场上缺乏动态图表主题书籍的空白和遗憾,让动态图表为更多人所熟知和掌握,在大数据时代趋势下得到应有的普及和应用,也算是做一点小小的贡献。

现在回头看看,最初写书的想法也许只是一时的“冲动”,与之相伴的常常是自我怀疑。但时间久了,这种“冲动”毕竟禁不住内心的发酵,慢慢变得强烈起来,竟然爆发出一些热情,支持着笔者写完了此书。

由于第一次写书,也许在整体风格和结构的把握上还有所欠缺,但是在内容上,还是怀抱一腔热情地力图将个人五年来的Excel精华都奉献给读者。本书的定位是“实而不华”,如果时间和精力允许,将来希望能够把它打造得更丰富一些。

最后,由于知识和能力所限,书中纰漏之处在所难免,恳请读者朋友不吝批评指正。 OWvFDQ0+iKTZtXSPuIsK3Bm0Z7XfKtCqa1rR/4hPKGlIMphdFdApVrtq6+5ALBTg

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