1.3　Office 2010通用基础操作

介绍完安装Office 2010的方法之后，接下来讲解其所有组件的通用基础操作，其中包括启动、新建、保存、关闭与退出。本节以Word 2010为例，介绍具体的操作方法。

1.3.1　启动Office 2010

启动Office 2010的方法有很多种，下面介绍常用的两种方法：通过“开始”菜单启动和通过桌面快捷方式启动。

1. 通过“开始”菜单启动

1　在桌面上单击“开始”按钮，2　在展开的快捷菜单中依次单击“所有程序＞Microsoft Office＞Microsoft Word 2010”选项，如图1-29所示。经过以上操作后，便启动了Word 2010文档，其默认名称为“文档1”，如图1-30所示。

2. 通过桌面快捷方式启动

打开Office 2010的安装目录，即在安装软件时所设置的安装路径，1　在文件夹Office14中右击文件WINWORD.EXE，2　在弹出的快捷菜单中单击“发送到＞桌面快捷方式”命令，如图1-31所示。经过以上操作后，即可在桌面上创建快捷方式文件WINWORD.EXE，如图1-32所示，3　双击该文件即可启动Word 2010文档。

1.3.2　新建Office 2010文档

启动Office 2010文档后，会有一个默认的文档，如果用户还要新建更多的文档，例如在文档中新建空白文档或模板文档，可以按照下面的方法进行操作。

1. 在文档中新建空白文档

1　在打开的文档中单击“文件”按钮，2　在“文件”菜单中单击“新建”命令，3　在右侧界面中单击“空白文档”选项，如图1-33所示，4　在界面右下角单击“创建”按钮，如图1-34所示。

经过以上操作后，即可创建一个空白的Word文档，命名为“文档2”，如图1-35所示。

知识补充

除了前面的方法外，用户按组合键【Ctrl+N】也可快速创建一个空白文档。

2. 新建模板文档

1　在打开的文档中单击“文件”按钮，2　在“文件”菜单中单击“新建”命令，在右侧界面中显示出“可用模板”内容后，3　单击“样本模板”选项，如图1-36所示。此时界面中会显示出模板样式，4　单击“原创报告”选项，5　再单击“创建”按钮，如图1-37所示。

经过以上操作后，即可创建一个原创报告的模板文档，在文档的界面中已设置文档封面、页眉、页脚等，用户只要将实际内容输入到相应位置即可，如图1-38所示。

知识补充

在新建模板文档时，用户可以选择博客文章、书法字帖、最近打开的模板、我的模板以及Office.com模板。

1.3.3　对文档进行存储

为了避免用户编辑的文档因为操作失误或电脑出错导致的丢失情况，用户可以将文档进行保存。保存文档有两种方式，如果是第一次存储新编辑的文档，可以对其设置保存路径、文件名等；初次保存文档后，如果用户对其进行了修改，同时需要重新更改文档名称，此时可以选择另存文档。除此之外，用户还可以将文档保存为旧版本格式。

1. 保存文档

需要对文档进行保存时，1　单击快速访问工具栏中的“保存”按钮，如图1-39所示。弹出“另存为”对话框，2　设置文档的保存路径，如图1-40所示。

在“文件名”文本框中输入保存名称，例如“报告模板”，如图1-41所示，然后单击“保存”按钮。返回文档后，可以看到文档的名称已经应用了保存时设置的名称，如图1-42所示，如果下次要打开该文档查看或编辑，可以在设置的保存路径中打开该文档。

技巧点拨

如果用户编辑了曾经保存过的文档，直接单击“保存”按钮，即可保存编辑后的文本，保存的快捷键是【Ctrl+S】。

2. 另存文档

1　单击“文件”按钮，2　在“文件”菜单中单击“另存为”命令，如图1-43所示。弹出“另存为”对话框，设置文档的保存路径，3　在“文件名”文本框中重新输入保存名称，如图1-44所示，然后单击“保存”按钮即可。

3. 将文档保存为旧版本格式

按照同样的方法弹出“另存为”对话框，单击“保存类型”右侧的下三角按钮，在展开的下拉列表中单击“Word 97-2003文档（*.doc）”选项，如图1-45所示，再单击“保存”按钮。经过以上操作后，该文档即被保存为97-2003格式，同时文档标题名后添加了“兼容模式]”字样，如图1-46所示。

1.3.4　关闭与退出Office文档

当完成对文档的编辑处理后，即可关闭与退出文档，以减少系统内存的使用率。具体的操作方法如下。

方法一：使用“关闭”按钮

当用户需要关闭文档时，可以单击文档操作界面右上角的“关闭”按钮，如图1-47所示，即可将该文档关闭。

方法二：使用右键快捷菜单关闭

在打开的文档中，1　右击标题栏的任意位置，在弹出的快捷菜单中，2　单击“关闭”命令，如图1-48所示，同样可以关闭文档。