下载掌阅APP，畅读海量书库
立即打开
关键字 数据有效性、圈释无效数据、定位
视频学习 光盘\第5章\5.1数据的安全验证
难度水平 ◆◆◆◇◇
在Excel 2010中输入重要或特殊的数据时，为了减少错误输入的次数，用户可以对该单元格或单元格区域设置数据有效性。本节将介绍使用数据有效性、圈释无效数据以及定位、复制和删除数据有效性的操作方法。
数据有效性可以为指定单元格设置有效性条件、选定单元格时显示的信息、出错警告等，下面将介绍具体的设置方法。
步骤1： 选择单元格区域。
打开实例文件\第5章\原始文件\会员登记表.xlsx，选择单元格区域E3:E14。
步骤2： 选择数据有效性。
①切换至“数据”选项卡。
②在“数据工具”组中单击“数据有效性”按钮。
步骤3： 设置有效性条件。
①弹出“数据有效性”对话框，在“设置”选项卡中设置“允许”为“文本长度”。
②设置“数据”为“等于”。
③在“长度”文本框中输入“11”。
步骤4： 显示信息。
①切换至“输入信息”选项卡。
②在“标题”文本框中输入需要的文本。
③在“输入信息”文本框中输入显示信息的具体内容。
步骤5： 设置出错警告。
①切换至“出错警告”选项卡。
②在“样式”下拉列表中单击“警告”选项。
步骤6： 设置显示的错误信息。
①在“标题”和“错误信息”文本框中输入需要的文本内容。
②完毕后单击“确定”按钮。
步骤7： 显示输入信息。
①返回工作表，选中设置了数据有效性的单元格，例如单元格E3。
②此时会展开信息框，在其中显示用户输入的内容。
步骤8： 出错警告。
①当用户在单元格区域E3:E14中输入了非11位长度的数据。
②此时会弹出警告对话框，并显示设置的错误信息，单击“否”按钮即可再次输入正确数据。
用户还可以使用“圈释无效数据”功能，将不满足设置条件的数据以红圈显示出来，具体的操作步骤如下。
步骤1： 选择数据有效性。
①选择单元格区域C3:C14。
②切换至“数据”选项卡。
③在“数据工具”组中单击“数据有效性”按钮。
步骤2： 设置有效性条件。
①弹出“数据有效性”对话框，在“有效性条件”选项组中设置“允许”为“文本长度”。
②设置“数据”为“等于”。
③在“长度”文本框中输入“1”。
④单击“确定”按钮。
步骤3： 圈释无效数据。
①返回工作表，单击“数据有效性”下三角按钮。
②在展开的下拉列表中单击“圈释无效数据”选项。
步骤4： 显示圈释无效数据效果。
经过操作后，所选的单元格区域C3:C14中，文本长度非“1位”的单元格显示了红色圆圈。
用户可以使用“查找”功能将工作表中所有设置了数据有效性的单元格显示出来，如果用户不需要使用单元格中的数据有效性，可以对其进行删除。
步骤1： 选择定位条件。
①切换至“开始”选项卡，单击“查找和选择”按钮。
②在展开的下拉列表中单击“定位条件”选项。
步骤2： 定位数据有效性。
①弹出“定位条件”对话框，单击选中“数据有效性”单选按钮。
②单击选中“全部”单选按钮。
③完毕后单击“确定”按钮。
步骤3： 显示定位数据有效性效果。
经过操作后，工作表中所有设置了数据有效性的单元格区域已经被全部选中了。
步骤4： 选择数据有效性。
①选择单元格区域E3:E14。
②切换至“数据”选项卡，在“数据工具”组中单击“数据有效性”按钮。
步骤5： 全部清除。
①弹出“数据有效性”对话框，单击“全部清除”按钮。
②单击“确定”按钮。
步骤6： 显示清除数据有效性效果。
经过操作后，工作表中设置的所有数据有效性格式已经被全部清除了。
提示：复制数据有效性
当用户复制了包含数据有效性的数据后，再在“剪贴板”中单击“粘贴”下三角按钮，在“选择性粘贴”选项组中单击“保留源格式”选项即可。