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原始文件：实例文件\第3章\原始文件\现金日记账表格.xlsx
最终文件：实例文件\第3章\最终文件\现金日记账.xlsx
现金日记账是用来逐日映库存现金的收入、付出及结余情况的特种日记账，它是由单位出纳人员根据审核无误的现金收、付款凭证进行登记的。接下来以现金日记账的登记为例，介绍Excel中基本数据类型的输入。请打开“附书光盘\实例文件\第3章\原始文件\现金日记账格式.xlsx”工作簿。
文本数据类型是指为文字、数字、符号等符号组成的字符串，它在Excel中以文本的形式存储。Excel中的文本类型数据包括普通文本类型和数值型文本数据。
1.输入普通文本类型数据
1 单击选择要输入内容的单元格，如单元格D5，输入内容“期初余额”，如图3-1所示。还可以在编辑栏中输入数据，2 单击选择要输入数据的单元格，如单元格D6，3 在编辑栏中输入“提取现金备用”，如图3-2所示。
图 3-1 直接在单元格中输入文本
图 3-2 在编辑栏中输入文本
2.输入数值型文本数据
01 直接输入数值。假如，在单元格J2中要输入现金日记账账页的编号，单击选择单元格J2，输入内容“0125896”，如图3-3所示。
图 3-3 直接输入以“0”开头的字符串
02 自动存储为数字。按下【Enter】键后，系统会自动将输入的数字串存储为数字格式，删除最前面的0，如图3-4所示。
图 3-4 自动存储为数字格式
03 正确的输入方法。在单元格J2中重新输入编号，先输入一个单撇号，然后输入一个空格，最后再输入编号字符串，如图3-5所示。
图 3-5 先输入单撇号
04 正确的输入结果。按下【Enter】键后，此时单元格中会显示输入的字符串，但同时单元格左上角会显示一个绿色的小三角，如图3-6所示。
图 3-6 显示错误检查标记
3.隐藏错误检查标记
在默认的情况下，如果将数字存储为文本格式，或者是数字前面有撇号，系统会在单元格的左上角显示错误检查标记，即绿色的小三角。用户也可以将它隐藏起来，操作方法如下。
01 单击“错误检查选项”选项。1 单击选中单元格J2，此时单元格左侧会显示一个带下三角按钮的标记，2 单击标记中的下三角按钮，3 从展开的下拉列表中单击“错误检查选项”选项，如图3-7所示。
图 3-7 单击“错误检查选项”命令
02 设置“错误检查选项”选项。随后弹出“Excel选项”对话框。1 单击“公式”标签，2 在“错误检查规则”区域取消勾选“文本格式的数字或者前面有撇号的数字”复选框，3 然后单击“确定”按钮，如图3-8所示。
图 3-8 设置错误检查规则
03 隐藏错误检查标记。返回工作表中，此时单元格J3左上角的绿色小三角消失了，如图3-9所示。
图 3-9 隐藏错误检查标记
数值类型的数据是Excel工作表中最为重要的数据类型之一。众所周知，Excel最突出的一项特色就是对于数据的运算、分析和处理，而最常见的处理的数据类型就是数字类型的数据，它常参与到各类运算中。数字通常包括整数、小数和分数。它们的输入方法介绍如下。
1.输入整数
单击选择要输入数据的单元格，如单元格J5，直接输入整数，如“24800”，按下【Enter】键后，数据自动靠单元格右侧对齐，如图3-10所示。
图 3-10 输入整数
2.输入小数
在单元格F6中输入数据“42500.5”，按下【Enter】键后，数据自动靠单元格右侧对齐，如图3-11所示。
图 3-11 输入小数
3.输入分数
在单元格中输入整数和小数都非常简单，直接输入即可，但是，却不能直接输入分数。在输入分数时必须掌握一定的技巧才能正确地输入分数。当然，在平常的登记现金日记账时，很少会使用分数进行登记，这里仅仅是为了介绍分数的输入方法而举的特例。
01 直接输入分数。在单元格H8中输入“1/2”，如图3-12所示。
图 3-12 直接输入分数
02 显示为日期值。按下【Enter】键后，输入的数据自动显示为“1月2日”，如图3-13所示。
图 3-13 显示为日期格式
03 正确的分数输入方法。删除刚输入的内容，重新在单元格H8中输入“01/2”，如图3-14所示。
图 3-14 输入分数
04 显示为分数格式。按下【Enter】键后，单元格H8中显示的内容为“1/2”，如图3-15所示。
图 3-15 显示结果
POINT：数值显示为科学记数法格式
当在单元格中输入一个位数较多的数值时，按下【Enter】键后，如果当前单元格的列宽不足以显示所有的数字，它会自动显示为科学计数法格式。如果用户想要显示常规数字格式，只需要调整该单元格所在列的列宽即可。
日期和时间类型的数据也是常见的数据类型之一，在会计工作中，也经常会遇到日期时间类数据的计算与处理。本节先介绍日期和时间类型数据的输入方法。
1.输入日期
在单元格中输入日期时，使用符号“/”或者连字符“-”分隔年、月、日。例如，要在单元格中输入日期“2010-3-18”，可以在单元格中输入“2010-3-18”，如图3-16所示。也可以在单元格中输入“2010/3/18”，按下【Enter】键后，单元格中最后都按默认的日期格式显示，即都显示为“2010/3/18”，如图3-17所示。
图 3-16 输入日期
图 3-17 按默认格式显示日期
2.输入时间
在单元格中输入时间时，时、分、秒之间用冒号（:）分隔。例如，在单元格C38中输入时间“15:30:28”秒，如图3-18所示。如果要输入带有日期的时间，即输入某一天的某个时间，可以先输入日期，然后输入一个空格，再输入具体的时间，如在单元格C39中输入“2010-3-2014:50:07”，如图3-19所示，此时编辑栏中显示输入的日期和时间，但是单元格中却显示“######”。
图 3-18 输入时间
图 3-19 输入日期和时间
3.快速输入系统当前日期和时间
当需要在单元格中输入当前日期和时间时，可以通过快捷键快速输入。选择要输入当前日期的单元格，如单元格C41，按下快捷键Ctrl+;（分号）即可，如图3-20所示。如果要输入当前时间，先选择单元格C42，按下快捷键Ctrl+Shift+:（冒号）即可，如图3-21所示。
图 3-20 输入系统当前日期
图 3-21 输入系统当前时间
POINT：单元格中显示“######”
在单元格中输入长日期格式时，当单元格的列宽不足以显示所有数据时，单元格中会显示为一串“#”，用户只需要适当调整列宽使日期数据完全显示即可，如图3-22所示。
图 3-22 调整列宽使日期完全显示
在实际工作中处理表格时，经常会需要输入各类符号，对于可以使用键盘输入的符号可以按下Shift键，直接按下符号所对应的键，但有一些符号却不能通过键盘直接输入，需要使用“符号”对话框插入。插入符号的具体操作方法如下所示。
01 完善数据。在现金日记账中输入业务发生的日期、凭证号数、摘要以及借贷金额等数据，在单元格J6中输入公式“”，按下【Enter】键后，向下拖动单元格右下角的填充柄至单元格J10，计算出每日的现金余额，如图3-23所示。
图 3-23 完善数据
02 单击“符号”按钮。在“插入”选项卡的“符号”组中单击“符号”按钮，如图3-24所示。
图 3-24 单击“符号”按钮
03 选择符号。随后弹出“符号”对话框，拖动对话框中的滚动条，1 选择要插入的符号“√”，2 然后单击“插入”按钮，如图3-25所示。
图 3-25 “符号”对话框
04 插入符号到单元格中。返回工作表中，插入符号“√”到单元格G6中，如图3-26所示。
图 3-26 插入的符号
POINT：快速插入近期使用过的符号
Excel中的“符号”对话框会自动记录近期使用过的符号，当打开“符号”对话框时，在对话框的底部会显示一栏“近期使用过的符号”，系统会自动记录用户最近使用过的符号，从该栏中选择符号，单击“插入”按钮可快速插入符号，而无须再到“符号”对话框中查找。
最终文件：实例文件\第3章\最终文件\同时在多个单元格或工作表中输入相同数据.xlsx
如果需要在多个单元格中输入相同的数据，可以同时完成输入。1 首先，选择要输入数据的单元格区域，可以是相邻区域，也可以是不相邻区域，如图3-27所示。2 在活动单元格中输入数据，如图3-28所示，3 按下【Ctrl+Enter】键，在所有选中单元格中输入数据，如图3-29所示。
图 3-27 选择单元格区域
图 3-28 输入数据
图 3-29 按下快捷键
还可以同时在多张工作表中输入相同数据。1 请先选择需要输入数据的工作表组（具体方法参见第1章），此时Excel窗口中的工作簿名称后会显示“[工作组]”字样，如图3-30所示。2 在当前工作表中选择单元格区域，如B14:C19，按照上面的方法输入相同数据，如图3-31所示。3 单击工作表标签Sheet4，可以看到在相同的单元格区域B14:C19已输入相同数据，如图3-32所示。切换到其他的工作表中，也会发现在该单元格区域已输入相同数据。
图 3-30 选择工作表组
图 3-31 输入数据
图 3-32 查看其他工作表中的数据