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第三章 用制度管人,按制度办事

车水马龙的道路上如果没有红绿灯的规范,就会陷入混乱;公司里如果没有制度的约束,就无法正常运转。身为企业的管理者,要想保持企业的稳定发展和高效运营,就必须建立一套合理的制度,用制度管人,按制度办事,只有这样才能让“坏”人在好的制度约束下不敢做坏事,慢慢地变成好人,而让好人在制度的保护下,能够充分发挥自己的激情和干劲,为企业的发展注入无穷的能量。只有这样,企业才能长久地发展。

1.伟大的企业从伟大的制度开始

管理是树木,制度是滋养万物的土壤。只有土壤肥沃,才能培育出茂盛的植物。怎样的制度才称得上是肥沃的土壤呢?答案是合理完善的制度,这是规范企业、约束员工的有效保障。只有不断完善的制度,才能让管理走向规范化,才能让管理者从繁琐的事务中解放出来,为员工提供舒适的创造空间。

著名的英特尔公司从创立的那一天开始,就十分强调制度的重要性,公司各个方面都有清晰的制度规定。比如,每天早上的上班制度,就是最明显的例证。

在英特尔,员工每天早上8点开始上班,如果谁8:05分才报到,就要上“英雄榜”,背负迟到的“罪名”,即使他前天晚上加班到半夜,第二天仍然要8点钟准时上班。这个规定始于20世纪70年代,当时社会盛行嬉皮士运动、个人享乐主义,英特尔公司为了规范员工,才出台了这种严格的上班制度。

除了上班制度之外,英特尔公司的其他管理制度也很严明,从制造、工程和财务,甚至行销部门,每件事都有清楚的规范,人人都以这些规范为准则。如果谁逾越了这一规则,就将受到制度的惩罚。很多公司强调人性化管理,但英特尔却强调制度胜于一切。

如今的英特尔实力之强大,令众多企业仰视,但是当年它也是从小企业发展而来,只不过它一开始就注重制度,而且有一套完善的制度,这才有了英特尔的今天。因此,与其羡慕那些公司实力有多么强大,不如借鉴他们的制度有多么合理完善。比如,著名的玫琳凯公司,在用制度管理企业方面,也是独树一帜的代表。在直销领域,玫琳凯公司是一个成功的典范,其管理制度、管理方式颇受业内关注。

在玫琳凯公司,有一套合理完善的奖励制度,每年公司用于奖励员工的奖金总额高达3800万美元,极大地激发了员工的积极性。

玫琳凯公司的奖励制度规定:当美容顾问的订单达到一定的数量时,就可以享受公司给予的服务费。比如,如果订单金额在800~1200美元之间,就会给13%左右的服务费;1800美元以上就会得到20%的服务费;如果员工卖出一定的产品就会得到一条缎带;业绩达到一定标准的员工,会得到特别设计的别针,这些别针充满着特殊的意义。

玫琳凯有自己的杂志,专门在公司内部发行,这本杂志每月发行一次,主要刊登受到奖励的优秀员工的相关信息,通过这本杂志,全体员工可以相互分享优秀员工的工作经验。

玫琳凯每年都会给业绩优秀的员工海外旅游的机会,受到奖励的员工可以带着自己的家属一同去旅游。当然,除了这些奖励,公司还奖励员工名车、竞赛奖金等,这很好地激励了员工不断开拓市场。

合理完善的制度是企业管理的法宝,是企业发展的保障,伟大的制度造就伟大的企业。那么,什么样的制度才称得上是伟大的制度呢?伟大的制度有这样几个特点:

首先,伟大的制度是不断完善、不断发展的制度。

所谓伟大的制度,其实并非一成不变的制度,它往往是在某些特定时期非常适合企业的制度,并随着企业的发展,不断地挑战和完善,始终与企业的发展保持协调,这样才能让企业保持生命力。

伟大的制度需要在变化中求和谐,在和谐中求发展,在发展中求完善。大到治理一个国家,小到管理一个企业,制度都需要不断创新,不断创新的制度可以为企业的规范管理提供支持,为企业提供竞争力。而一成不变的制度则会制约企业的发展。

曾经有一家公司有一项滑稽的规定:以发生意外事故的多寡来决定是否表彰员工。可笑的是,这项规定用在几乎没有危险的工作场所。因此,生产车间的管理者几乎年年受到表彰,这让其他部门的管理者很不服气。要知道,这项规定之所以出台,是因为当年生产车间的设备落后,经常发生意外事故。后来,企业的设备不断更新换代,但是这项制度没有废除,所以,才有了如此可笑的情况。

其次,伟大的制度不是完美的制度,而是合理的制度。

很多人以为,伟大的制度是完美的制度,是没有任何缺点的制度,其实不然,就像这个世界上没有一个完美的人一样,这个世界上也没有一个完美的制度。所谓伟大的制度,其实更确切地说,是一个合理制度,趋于完善的制度,符合企业实际情况的制度。所以,有些公司的制度很好,但照搬过来不一定适合你的企业。

再次,伟大的制度可以把管理者从繁琐的事务中解放出来。

作为一个管理者,相信有时你会感到焦头烂额。因为公司的很多问题都要你去解决,大家各行其是,没有一个规范大家的合理制度。如果你碰到了这种情况,那表明你的公司需要一套合理的制度。优秀的制度可以让全体成员在规范下行事,可以把企业管理工作变得简单,一切常规事务的处理,都有章可循,企业内部的一切工作,可以处于一种有序的状态中。

最后,伟大的制度可以让员工充满激情和创造力。

伟大的制度会保护好人,规范坏人,让坏人没办法做坏事,因为一旦他们做坏事,就会受到制度的处罚。这在某种程度上,是对好人的一种保护。在伟大的制度的规范下,只要员工认真对待工作,积极创新,他们都能得到制度的认可,并获得相应的奖赏。

2.没有规矩,不成方圆

俗话说:“国有国法,家有家规。”凡是都要讲个规矩,做人有做人的规矩,做事有做事的规矩,管理企业同样有管理企业的规矩。如果没有规矩,那么企业经营就非常容易变得混乱。如果有规矩不遵行,有章不循,规矩也会成为一纸空文,对企业管理产生不了任何作用。对企业管理而言,“没有规矩,不成方圆”这句话是绝对的真理,它主要会产生以下几种不良的后果:

首先,职责不清造成的无序。

在有些推崇“人治”的企业和制度不规范、不合理的企业,经常会出现这样的情况:某项工作好像两个部门都负责,但其实谁都没有真正负责。一旦出了问题,两个部门就开始相互推诿责任、纠缠不清、整天扯皮,使企业运营陷入无序之中,造成极大的资源浪费。

其次,业务流程的无序。

在很多不讲制度、不按规矩办事的企业,领导者往往采取的是人治的模式,采用直线职能制的纵向部门设置,而忽略横向的业务流程,各个部门大多以本部门为中心,考虑的是一项工作在本部门是否进展顺利,而较少以整个企业为中心,与其他部门协调配合、从而导致流程的混乱,使工作无法顺利完成,需要反复协调,加大了管理成本。

再次,协调不力造成的无序。

一般来说,协调不力表现为商机的指示不明确、信息传递不明确、业务流程不明确等情况。比如,由于制度不规范、不合理或根本没有制度,企业根本没有明确规定某项工作由哪个部门负责,导致权责对应不明确,导致部门间出现断层,相互间的工作缺乏协作精神和交流意识,彼此都在观望,结果工作没人管,小问题也被拖成大问题。协调不力是管理工作最大的弊病,它使整个组织无法产生凝聚力,缺乏团队意识,导致工作效率低下。

最后,有章不循造成的无序。

很多企业虽然制定了规章制度,但是大家并没有把制度当成自我规范的守则,没有自律。尤其是领导者,没有以身作则,不按制度进行管理考核,造成有章不循、有章无序的状况,影响了制度的威严,损害了遵守制度的那些员工的积极性和创造性,影响了整个团队的工作效率和质量。

通过上面的四点分析,我们可以发现:规章制度对企业管理而言,其重要性是不言而喻的。身为企业管理者,一定要想办法用制度来经营和管理企业。在这一点上,老干妈的创始人陶华碧做得很好。

陶华碧从小到大没有读过一天书,但是当她的老干妈公司越办越大时,她意识到只靠自己来管理是不行的,必须制定合理的规章制度,用制度来管理公司。为此,她想到了自己的长子李贵山。

李贵山是一个转业军人,做事非常讲规矩。进入老干妈管理层后,他第一件事就是处理文件,整章建制。他经常把规章制度读给陶华碧听,陶华碧听到重要处时,经常站起来说:“这条很重要,要制定得更具体一些。”当她听到不妥之处时,就会立即口述更正,然后再由李贵山修改……如此反复多次,直到满意,她才会在材料的右上角画个圆圈。在李贵山的协助下,陶华碧的老干妈公司终于制定了规章制度,而且制度宽严并济,奖惩分明。

规章制度制定之后,并不意味着万事大吉。很多管理者认为,规章制度是给普通员工制定的,是用来规范大家的,而把自己置身于规章制度之外。其实,身为管理者,更应该身先士卒,率先垂范,为员工树立一个遵守规章制度的榜样,这样才能带动大家积极遵守规章制度。

在美国IBM公司董事长沃森身上,曾发生过这样一件事:

一天,沃森陪同一个国家的王储来工厂参观,走到厂门口时,两名警卫拦住了他们:“对不起,先生,您不能进去,我们IBM的厂区胸牌是浅蓝色的,行政大楼工作人员的胸牌是粉红色的,你们佩戴的粉红色胸牌是不能进入厂区的。”

沃森的助理彼特见状,马上对警卫叫道:“这是IBM的董事长沃森,难道你不认识吗?现在我们陪重要客人参观,请放行吧!”

没想到警卫却说:“我们当然认识沃森董事长,但公司要求我们只认胸牌不认人,所以我们必须按照规定办事。”

面对这一情况,沃森高兴地赞扬了警卫的尽职,并安排助理立即给大家更换了胸牌。

沃森身为公司的董事长,其拥有的权力至高无上,但是在规章制度面前,他和普通员工是平等的。他没有以董事长的身份自居,更没有凌驾于制度之上,这种敬畏制度的表现,值得每一位管理者借鉴。

在中国企业界,联想集团的总裁柳传志也是以身作则、遵守制度的典范。联想集团每周都会召开一次办公例会,有一段时间,经常有参会的领导因为各种原因迟到,会议经常因迟到者而中断,极大地浪费了大家的宝贵时间。

鉴于这种情况,柳传志决定在会议制度里补充一条:迟到者要在门口罚站5分钟,以示警告。纪律颁布后,开会迟到现象有了明显好转。但不久之后,柳传志因电梯出现故障,被困在电梯里导致开会迟到。走进会场之后,他自觉地罚站5分钟。很快,这件事在联想就传开了,全体员工为柳传志的做法喝彩,其榜样的效果不言而喻。

在企业中,管理者是众人瞩目的人物,其一举一动,都会对其他员工产生很大的影响。如果领导者严于律己,遵守公司制度,对员工而言无疑是一种良好的示范。大家会想:领导都遵守制度,我还好意思违反制度吗?这样一来,大家的自觉意识就会提高。

对于不遵守制度的员工,管理者有必要按制度办事,当批评则批评,当惩罚则惩罚,绝不姑息纵容。只有这样,才能维护制度的威严,才能建立按制度办事的企业文化。在这一点上,《孙子兵法》的撰写者孙武的做法,值得每一位管理者参考。

吴王为了考察孙武的练兵能力,特命他训练宫里的一群宫女。孙武自信地接受了这一任务,他将列队操练的要领讲得清清楚楚,但正式喊口令时,这些宫女依然嬉戏打闹、笑作一团。孙武又喊了一遍口令,但宫女们依然我行我素,不听指挥。结果,孙武对带头的两位宠姬处以斩首的处罚。顿时,场上立即肃静下来,宫女们再也不敢有令不遵、有章不循了,结果孙武把这群女人训练成了一只纪律森严、令出必行的军队。

从孙武练兵的故事告诉我们,合理的规章制度一经制定,就必须严格执行。如果有制度,却不按制度办事,当员工违反了制度时,管理者不对违反者予以处罚,那么制度的威严就得不到维护,如此一来,企业就没了规矩。只有严格按制度办事,制度才是有效的,才能对企业管理起到积极的作用。

3.一套好的制度比多几个人管理更有用

一代伟人邓小平同志曾精辟地论述了制度的重要性,他说:“制度好可以使坏人无法任意横行,制度不好可以使好人无法做好事,甚至走向反面。”用制度来管理企业,来解决问题,是一项比用“人治”来管理企业更重要的管理之策,是一项更有稳定性、长期性和根本性的管理之道。

很多企业在创立之初,由于创始者的能力和个人魅力出众,即使没有规范的企业制度,他们也能带领企业走向某一发展高度。然而,当他们卸任之后,如果企业依然没有规范的制度,那么新任的领导者就很难带领团队超越创始者,而且很容易走下坡路。即便企业多聘请几个能力出众的管理者,如果没有一套好的制度,也难以把企业经营和管理好。

相比之下,有些企业在创办之后,有一套好的管理制度,无论企业接班人、管理层如何更替,无论企业经历了怎样的风浪,只要企业按照这套制度去管理,并随着企业的发展,不断完善制度,企业也能一步步发展壮大。所以说,一套好的制度,比多几个人管理企业更有效,好的制度才是真正的老板。

慧聪网董事局主席郭凡生曾表示,“把坏人变好人”的制度能造就伟大的公司,而一个腐朽没落的制度只会把聪明人变笨、把勤劳人变懒。所以,管理企业和员工,靠的是制度。好制度才能激励员工,才能保护员工的积极性,使坏人干不了坏事,不得不做好事。时间长了,坏人就变成了好人,这就是最伟大的制度。

不好的制度会把“活人”变成“死人”,而好的制度能把“死人”变成“活人”。

17至18世纪,英国船只经常押送犯人到澳洲,当时私营船主是按上船的人数收钱的。由于每艘船运送的犯人数量过多,船上生存环境恶劣,加之船主为了多赚钱,克扣犯人的食物,导致很多犯人因饥饿、患病在中途死去。更残忍的是,有些船主还会虐待、毒打犯人,甚至干脆将犯人扔进大海里。

后来英国政府制定了一项新规定:按活着到达澳洲的犯人数付钱给私营船主。这一下,船主们马上绞尽脑汁,千方百计地让犯人活着到达目的地。从那以后,犯人中途死亡率大大降低,最低死亡率只有1%,而原来最高死亡率竟高达94%。

不好的制度会使企业遭遇发展瓶颈,走向山穷水尽,好的制度可以使企业迎来柳暗花明,走向充满希望的春天。

有一家降落伞制造厂,其产品的不合格率一直高居2%,公司换了好几任总经理,也无法降低产品的不合格率。后来,一位新上任的总经理颁布了一道命令:从今天开始,全体员工立即停工,从管理者到普通员工,全体赶赴跳伞训练场,使用我们厂生产的降落伞接受跳伞训练。此外,公司进一步规定:从今以后,凡是我们生产的降落伞,在出厂之前,都要抽样由工人轮流试跳。这项规定一经颁布,该厂降落伞的不合格率马上下降为零。

不好的制度会让人产生事不关己、高高挂起的心态,好的制度会使人尽职尽责、荣辱与共。

16岁时,狄克·狄维士酷爱开车,父亲见他那么爱跑车,就借给他一辆豪华的汽车。由于这辆车不是自己的,狄克·狄维士用起来毫无顾忌,一点也不爱惜。没过几天,车子上便沾满了烂泥,伤痕累累,惨不忍睹。父亲非常心疼,可是狄克·狄维士却不以为然。

两年后,父亲将一辆新车过户给狄克,这时狄克非常疼爱自己的汽车。几年过去了,汽车依然崭新如初。这件事让狄克意识到:切身利益与责任心之间有密切的关系。

后来,狄克从父亲手中接手公司之后,他确立了营销员的分销商地位,使公司成为每个营销员自己的事业。这种制度充分调动了每一位营销员的积极性和创造性,为公司的发展带来了经久不衰的生机。如今,这家公司营销员多达300多万人,其产品行销全世界80多个国家和地区。这家公司就是有名的美国安利公司。

不好的制度使人随意浪费,不懂珍惜,好的制度使人懂得珍惜,为企业节省运营成本。

在很多事业单位,办公用品随便领、随便用,办公电话随便打、随便使的现象普遍存在,针对这一问题,天津市河东区建委用科学的管理制度加以规范,采取“办公用品货币化”“办公电话限额划卡”的管理办法。自从采用这个制度之后,据统计,河东区建委每月的办公经费支出从原来的2万元猛降到5000元。

不好的制度会使英雄失去用武之地,使人才没有展现自己的舞台,好的制度能使人八仙过海,各显神通。

有舞台,才会有人才涌现。近些年,很多青年歌手大奖赛如雨后春笋,不断涌现出来,这些歌唱比赛为歌坛输送了一批批优秀的人才。据统计,目前活跃在歌坛上的,被广大群众所喜闻乐见的歌手,百分之八九十是从各种歌唱比赛中脱颖而出的。可以说,正是这种“赛马”制度取代了“相马”制度之后,才有人才的不断涌现。

当然,好的制度虽然对企业管理,对激发被管理者的积极性,提高企业的经营效益有很多好处。但是不可否认的是,好的制度也有局限性,也不是十全十美的。而且随着企业的发展,随着市场大环境的不断变化,好的制度也不是一劳永逸的,而需要与时俱进、不断调整和完善。只有这样,才能保证制度符合企业发展的实际情况,才能为企业发展带来更大的推动力。

4.制度要抓重点,要简洁、明确

不少公司的制度文本拿出来一大叠,厚厚的像一本书,翻开内文,细细一看,你会发现,里面罗罗唆唆的内容一大堆。原本一句话可以说清楚的内容,他们硬生生地扩展成一段话,好像写得“丰满”就意味着制度完善一样,好像上面的字越多,显得制度考虑的问题越全面一样。

其实,真正好的制度,并不是越复杂、条款越多越好,而是针对一定的问题,把该考虑到的方面考虑到,避免有些“坏”员工钻了制度的空子。与此同时,制度的表述应简洁、明确、言简意赅,让大家看得明白,容易执行。

说到容易执行,我们就不得不提制度的另一个极端,那就是过于简单,过于模糊笼统,没有具体的执行标准。举个例子:

某公司员工上班迟到现象屡见不鲜,有时候甚至过了上班时间9:00,只有两三个员工准时坐在电脑前办公,多数员工没到公司。9:10之后,那些迟到的员工手里提着早餐,三三两两、陆陆续续地来到公司,然后大家打开电脑、聊着天、吃着早餐、看着新闻,这么一折腾,时间差不多到了10:00,原本只有3个小时的上班时间,仅剩两个小时。

有几次,公司领导来到公司,发现很多员工没来,于是意识到要解决这个问题。一天,他开会时宣布:“大家注意了,为了提高工作效率,以后上班不要迟到了。”就这么一句话管用吗?当然不管用,这句话说出来等于没说。因为这项规定没有监管的负责人,没有任何惩处措施。

果然,那些习惯了迟到的员工,除了在会议的第二天做了做样子早到之外,过后又和往常一样了,他们继续发扬着上班迟到的“工作作风”……

在这个案例中,领导者针对具体的问题——员工上班迟到频繁的现象,做了一个规定:“以后上班不要迟到了。”这个规定抓住了迟到问题,但是没有提出具体、明确的要求和处理措施,也没有指定具体的监管人,因此,这项规定流于形式,如风中的一团烟雾很快就烟消云散了。如果该规定明确指出,上班以后迟到多少分钟,要扣发多少钱;考勤制度由谁来具体负责监督实施等,那么效果就会大不一样了。

现实中,公司在制定制度的时候,发生这种舍本逐末、表述繁冗或过于笼统、不够明确的现象是非常普遍的。作为管理者,在制定制度时,应注意什么呢?

(1)抓住重点问题,避免舍本逐末

有些制度条文中,列举了很多无关紧要或关系不大的内容,这会严重削弱制度中重点内容的分量,是典型的喧宾夺主。比如,有一项制度是针对员工上班聊QQ的,但制度条文中,却大篇幅地说员工上班聊QQ的不良影响,这有必要吗?管理者只需规定上班除工作不准闲聊QQ即可,闲聊者一经发现如何处理等,无需在制度中讲大道理。

(2)制度表述要简明扼要,避免罗唆

制度的出台,是为了让公司全体成员执行,如果制度条文太罗唆,絮絮叨叨,就会削弱制度的威信。比如,有一家纺织厂的《安全守则》中,有这样一条:“公司厂区内不得燃放可燃性或容易导致燃烧的器具。”这句话就不够简明,不易被人理解,其实这句话的意思就是——厂区之内,严禁烟火。

(3)内容具体,避免误解

内容具体的制度,不容易让人产生误解,可以减少执行过程中的偏差。所谓具体,指的是公司希望员工怎样做,如果员工不怎样做,将会受到怎样的处罚。因此,制度包含了两方面的内容,一方面是不允许员工做什么,另一方面是如果员工违反了规定,将受到怎样的处罚。可是很多公司在制定制度时,只有前一个方面,却没有后一个方面,违背了制度应该承担什么责任,没有事先的约定。

比如,公园的草坪上有“请勿践踏草坪”的标语,但是草坪照样被人践踏。厂房里有“禁止吸烟”的字样,但是员工照样在厂区吸烟,为什么会这样呢?因为这些禁止的内容,根本没有惩罚性,如果把那句标语改成“禁止吸烟,违者罚款”,甚至更具体一些“禁止吸烟,违者罚款100元”,那么这项规定就更有约束力了。

因此,管理者一定要搞清楚:制度是干什么的?制度是规范人们的行为的,让人们按照一定的标准去行事,如果员工没有做到,要承担什么责任?是扣奖金、扣工资、降级,还是辞退员工?当然,具体怎样处罚,还需管理者自己思考清楚。

5.把制度细化为可以有效执行的流程

曾有一位从事体育科研的专家对世界上夺得110米栏的冠军进行过分析,对他们跑步和跨栏的动作进行了细致的分析,并将他们连续复杂的动作分解为简单的步骤。最后整理出简明的、可参照的训练流程,然后指导110米栏的运动员按照这个流程训练,结果成绩提高很快。这就是按流程办事带来的高效率。

一位来自于全球管理咨询公司麦肯锡的一位顾问曾说:“你所要做的事,如果以前有人做过,你最好把这个人找出来。如果你能把这个人的成功经验流程化,然后按流程去执行,你就一定可以提高绩效。”这句话充分肯定了按流程办事的价值。

很多企业管理者羡慕世界500强、跨国公司的员工,因为他们执行力超强,管理者丝毫不用担心员工执行出问题。可是,有多少人思考过:为什么那些公司的员工执行力强呢?是因为他们的职业化、素质高?还是因为他们天生就有主动做事的意识?

其实,没有人天生就是自发自动的工作狂,那不过是管理者理想化的奢望。正如巨人集团的创始人史玉柱在一次电视节目上所说的那样:“永远不要期望员工像老板一样工作,那不现实。”事实上,在这个世界上,能够自发工作的员工,真的是寥寥无几。

那么,世界500强公司、跨国公司的员工为什么那么有执行力呢?其实,真正的原因是那些公司能够把制度细化为可以有效执行的流程,简单地说,他们推崇按流程办事、按流程执行。所谓流程,就是做事的步骤和程序,有了清晰的流程,员工就明确了岗位职责和执行标准,执行起来就可以少走弯路,执行效率也会大大提高。

流程就是执行的工具,如果你的员工都能按流程执行,那么他们的执行力就会体现出来。这就是为什么越是优秀的企业,越重视流程化办事。因为他们尝到了按流程办事的甜头,发现了流程化对企业发展带来的作用。

丰田汽车公司就十分强调流程。当一件事出现问题时,团队的领导一定会问下属:“你有没有按照标准化工作执行?”在解决问题的过程中,领导者往往会对照操作人员的执行流程,一步一步地检查,看员工是否按流程执行了。如果员工完全按流程操作仍然出现了问题,那么领导者会考虑对这些标准步骤加以修正。

由于这套流程的推行,世界上只要有丰田车的制造厂,那里就有全球统一的高品质丰田汽车。这是丰田能够在全球获得成功的重要原因之一。

按流程、按标准执行看似烦琐,实际上保证了工作质量。也许有人觉得按流程执行太过死板,太过教条,太过循规蹈矩,于是他们自作聪明地省掉某些看似不必要的流程,以为这样可以加快执行进度,却不知,执行少了一个环节,就多了一分安全隐患。

2009年4月10日上午,山西太原火车站附近发生了一起汽车爆炸事件,造成一死一伤的悲剧。这起悲剧发生在一家汽车维修部内,原因是一位工人在修理汽车时,违规操作,导致油箱爆炸。

这位工人到底怎样违规操作了呢?原来,这名工人在给卡车焊接油箱时,没有对油箱进行抽气(含氧空气),就迫不及待地进行焊接,结果引起了爆炸。正确的操作流程应该是,先把油箱内的汽油放干,并对油箱进行抽气,让汽油全部挥发,然后才能进行焊接。

有人说,中国人脑子特别灵活,擅长变通,而且把变通的智慧发挥到各行各业的各个环节。无论是在为人处世方面,还是在工作上,变通无处不在。变通无可厚非,但要看什么事情。在为人处事上,多一点变通未尝不可,但是如果在执行中随意变通,并以走捷径为骄傲,那就不值得提倡了。

因为在很多时候,变通并不能给执行带来效率,反而会出现一些意料不到的问题,从而降低工作效率。更重要的是,很多工作涉及到团队协作,你在这一环节上变通,节省了某些环节,导致工作出现问题,就会影响到别人的工作环节,最终影响团队的工作质量。

有一位中国学生在美国一家饭店里打零工,他的工作就是洗盘子。饭店规定,每个盘子必须冲洗7遍,学生忙活了半天,也挣不了多少钱。后来他觉得,盘子没必要冲洗7遍,冲洗5遍就可以。于是,他偷偷省掉了两遍,这样一来,他的工作效率大大提高,工钱也增加了。

可是这家饭店的老板特别重视洗盘子这件简单的事情,有时候他会到厨房去抽查盘子的清洗情况。一次,老板用专用的试纸检测出盘子的清洁程度未达标准,就找来中国学生询问情况。

中国学生感到很委屈,就说:“洗5遍和洗7遍效果差不多,何必浪费水、浪费时间,多洗两遍呢?”

饭店老板淡淡地说:“洗7遍是标准,你没有达到这个标准,不按流程做事,请你离开。”

把制度细化为可以有效执行的流程,严格按流程办事,不仅是一种工作要求,更是一种工作精神或者说是一种企业文化。这家饭店的老板为我们做出了榜样。

波音(中国)公司总裁王建民曾被记者询问:“对稳定的追求和对流程的要求是否会导致公司反应迟缓、执行力不足?”王建民的回答是:“按照流程执行是我们不变的方针,虽然这样可能导致反应慢些,但是对流程的严格遵守,正是执行力的体现。”

把制度细化为可以有效执行的流程,并按流程执行,不仅关系到个人的执行力,还关系到团队的执行力。有了流程化的执行标准和制度规范,员工才会明确各自的职责,才不会越位、错位、缺位,这样的团队才有执行力和战斗力。

6.不要让陈腐的制度浇灭了工作激情

每一项制度的出台,都与当时的现实情况有关。制度往往都是针对企业的某一时期的某些现实问题,但随着制度的实行,随着企业的发展,这些问题可能逐渐被解决掉了。因此,原来的制度就没有存在的必要了。如果企业不懂得与时俱进,废除意义不大的制度,那么陈腐的、脱离实际的制度就很容易浇灭员工的激情。

很多年以前,德克福图书公司曾出台了一项制度,规定每个员工上班的第一件事是看报纸,而且必须看45分钟。看完报纸之后,才能开始工作。在这45分钟内,员工如果不看报纸,而是做别的事情,将被视为违反制度,轻则被领导批评,重则会被罚款、降职。

为什么德克福图书公司要出台这样的制度呢?这是因为那时候报纸是人们了解信息的重要载体,那时候还没有网络,员工想策划出好的图书,就必须通过报纸来关注时事动态。通过看报纸,能够了解社会动态、关注民生民情,有助于开拓员工们的写作思路、激发员工的创作灵感。可以说,这项制度在当时非常有意义,员工由于执行了这项制度,确实策划出不少畅销图书。

然而,随着网络时代的到来,公司这项制度依然在推行,渐渐地,员工们开始抱怨,他们认为这项制度已经落伍了,必须废除,原因是如今人们了解社会动态靠的是网络,上网看新闻比在报纸上看新闻更方便,了解的信息更多。而且如果大家都上网看新闻,还能为公司节省订阅报纸的费用,对公司是有益的。

然而,公司领导年纪较大,他们对网络认识不够,不太接受网络,因此,他不听大家的意见,置员工的抱怨于不顾,并设立监督机制,监督员工的执行情况。这种举措激起了民愤,员工的工作激情被打击了,大家充满了怨言。

谁也不否定读书看报的益处,但是随着时代的变迁,员工更愿意上网了解社会动态,如果公司强制要求员工看报纸,这显然是不合时宜的。案例中的看报制度显然已经过时,但是公司的领导者却不与时俱进,导致陈腐的制度引起了员工强烈的不满,这势必会影响员工的工作态度和工作效率。

很多人打开电脑时,都会习惯性地点开杀毒软件查杀一下电脑,看电脑是否有病毒,是否有软件需要更新。如果杀毒软件不能及时更新,那么出现新的病毒之后,旧版的杀毒软件可能无法查杀病毒,于是电脑就存在瘫痪的隐患。

其实,公司制度就像杀毒软件一样,需要不断地更新换代,不断地升级。当一项制度无法解决现实问题时,管理者就要想办法完善它;当一项制度的存在,对解决现实问题没有意义或意义不大时,管理者就要摒弃、废除这项制度。要知道,条条框框的制度太多,并不一定是好事。毕竟,制度的存在是着眼于解决问题的。如果不能解决问题,还留着干嘛呢?

某家大电器制造厂有一则规定:员工如果延迟交货,单位就向他们征收违约金。这项制度的出台在当时确实有必要,因为当时有几名员工时间观念不强,经常拖延交货,公司针对这种情况才出台了这项规定。规定出台之后,也确实对这些员工起到了约束作用。

然而,多年之后,员工主观上的延迟交货情况已经大有改善,这时候虽然也会发生延迟交货现象,但多半事出有因,比如:生产过程中遭遇不可抗拒的天灾、人祸,或机器出了故障、厂方本身的原因等等。故此项规定有名无实,应马上改正,可是领导者没有改变,而是依然执行这项制度。这样一来,员工延迟交货被公司罚款后,内心就特别不痛快,因为错并不在于他们。

规章制度的建立应该随企业的发展、进步而不断改变,千万不能一成不变。在过去的生产规模、生产条件下,某项规章制度可能很完善,但由于新的形势及新的经营方式出现,旧的规章制度会因此出现各种各样的漏洞,变得不合时宜,这时就要求领导者要及早废止,另行出台新的制度,只有这样才能保证制度的合理性,保护员工的积极性。

社会经济在不断发展,企业所面临的市场环境也在不断发生变化,再加上员工队伍、组织自身的发展变化,企业实时更新制度是一种必然要求。当然,这种更新不是天天变、月月变,而是当制度不能促进企业发展时,才有必要变。否则,随意乱变的制度也会让企业人心不稳。

7.制度的生命力在于不折不扣地执行

建立一套合理的规章制度是经营和管理好企业的前提,但是有了制度不等于高枕无忧,如果有合理的制度,却没有有效执行,那么会出现什么情况呢?有这样一个案例:

一天晚上,某家公司的财务室被撬开,墙边的保险柜也被打开,柜内的20万元现金被盗。这笔钱是公司第二天急用的购料款,但这笔钱突然丢失了,严重影响了公司的正常业务。

然而,令人不解的是,这个保险柜是国内最先进的一款,柜子上面有报警器、电击系统和密码装置,而且密码系统由电脑控制。既然保险措施如此齐备,那保险柜为什么还会被盗贼轻而易举地打开呢?

事后经过调查发现,使用保险柜的出纳是个马虎大意的人。虽然公司制定了一整套财务保卫的规章制度,但是出纳根本没有按制度执行。在他看来,这个保险柜确实不错,但是他觉得公司很安全,没必要小题大做,因此他把钱放进保险柜之后,并没有将其锁上,而是虚掩着保险柜的门,这样便于他取钱时方便……

有保险柜不用,有制度不执行,这样的保险柜还有何用?这样的制度还有何用?这个案例告诉我们,企业的规章制度再好,如果没有不折不扣的执行,制度也会沦为一纸空文,无法发挥应有的作用。

很多企业制定了成套的管理制度、工作标准,大到厂纪厂规,小到领物规定、作息规定等,不可谓不完善。如果这些制度真的能贯彻执行下去,对企业绝对有很大的帮助。但遗憾的是,很多企业把制度当做花瓶和摆设,导致制度流于形式——做出来只是为了给别人看,却没有体现在执行中。

看看那些破产或倒闭的企业,它们破产或倒闭的原因在哪呢?很多人可能会说,管理者的决策失误,领导不力。也许有这方面的原因,但在管理者没有失误、公司制度没有问题的情况下,有些企业依然会破产,这是什么原因呢?其实,出现这种问题的根源在于制度没有得到有效执行。

东北某地有一家工厂倒闭了,之后该工厂被一家日本公司收购。日本总部只派来一位日籍管理者,他上任之后,没有风风火火地搞改革,而是遵照工厂原来的规章制度搞生产。结果不到一年,工厂就起死回生了。这是怎么回事呢?原来这位日本管理者上任之后,只做了一件事:强化制度落实。

这个案例告诉我们,企业倒闭的原因是多方面的,但根源可能不在别处,而在于制度没有得到不折不扣地落实。由此可见,制度再合理完善,如果没有强有力的执行,也没有意义。只有付诸实践,不折不扣地执行,制度才能发挥作用,企业发展才有保障。

把眼光放到那些发展势头良好、生命力强大的企业身上,你就会发现它们成功的原因所在。在这些企业,管理者一定是强化制度执行的人,决不会无视制度的权威。当他们发现有不遵守制度的情况时,肯定会严肃处理,绝不姑息纵容。

康佳是国内彩电行业知名度颇高的企业,也是一家十分强调制度执行的公司。在康佳公司,有这样一条规定:在工作场合不准吸烟!然而,这个看似简单的规定,并不是每个员工都做得到。公司里有一个20多岁的年轻技术员,非常受公司领导的器重。由于他的能力突出,进入公司不久便晋升为车间的副主任。在走向领导岗位之后,他工作更加积极,表现更加优秀。

可是,该年轻人有一个不好的习惯——特别爱抽烟,而且烟瘾极大。由于公司明文规定不准在工作场合吸烟,因此,他只好每天上班之前猛吸几口烟,到了中午吃完饭,再猛吸几口烟,然后强忍着烟瘾熬到下班。

一天,年轻人发现楼梯的拐角处比较隐蔽,他个人觉得这个地方不能算是工作场合。于是,他抱着侥幸的心理,在上班的间隙在这个地方抽烟。非常不幸的事情发生了,正当他享受吞云吐雾的快感时,公司的副总经理恰好路过此处。

虽然当时副总经理没有过多地批评他,但是公司的人力资源部很快就做出了处理决定:第一,免去了他车间副主任的职务;第二,罚款;第三,全厂通报批评。

这事件被公之于众后,在康佳公司的整个生产车间引起了巨大的反响。很多员工认为公司的管理方式太苛刻,惩罚力度太大。但是自从这件事之后,再也没有人在工作场所吸烟了。

如果你是那位年轻人,也许你会觉得自己很冤,心想:我不就是抽了一支烟吗?至于大动干戈吗?给我一个口头警告不就可以了吗,或者让我私下写个检讨书,再不然罚我一两百块钱也行,为什么要撤我的职呢?这不是存心让我难堪吗?

但是,如果你能站在公司管理者的角度考虑问题,也许就不这么认为了。因为公司已经明确规定,不能在工作场合抽烟,你却明知故犯,公然违反制度。如果管理者不按制度的规定严惩你,制度的威严何在?今天管理者对你网开一面,明天别人违反了制度,管理者是否也要对他网开一面呢?如此一来,制度还有约束力吗?

所以说,康佳的副总经理的处理方法是明智的,他让公司的制度成了万伏高压电,让员工害怕触碰,这对全体员工都充满威慑力。对不遵守公司制度,不按制度办事,不按制度执行的员工,若不下几剂“猛药”,他们是不知道疼痛的。只有让他们痛过,才能深刻地记住教训,才能乖乖地执行制度。

三国时期,诸葛亮挥泪斩马谡,在军中树立了不折不扣地执行制度的楷模。今天的康佳公司,严肃地处理了违反制度的员工,也为现代企业管理者树立了榜样。如果你想管好企业,想让企业不断发展壮大,一定要让公司的制度不折不扣地执行。 XH3Yq9rvotTGSWTAzUQJ2fIzrivgW/RAdAAhmU7gu52jMqR4J+Y3XyGFEyuUevQd

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