怎么进行业主档案管理

业主档案可分为住户档案与商业网点档案两类。

一、住户档案

1. 业主资料

（1）由开发商发出的商品房入住通知单原件。

（2）业主及家庭成员的照片。

（3）业主及家庭成员的情况表。

（4）业主及家庭成员身份证复印件。

（5）入住验房表。

（6）购房合同或租赁合同复印件。

（7）业主临时公约。

（8）管理费用银行托收合同。

（9）入住申请表。

（10）存折复印件。

（11）房屋租赁情况一览表。

（12）入伙会签单。

2. 装修资料

（1）装修申请表。

（2）装修验收表。

（3）室内装修平面示意图。

（4）施工队营业执照复印件。

（5）违章记录（违章通知单、违章处理表）。

3. 其他资料。

二、商业网点档案

1. 业主资料

（1）购房合同或租赁合同复印件。

（2）营业执照。

（3）商业单位基本情况简介。

（4）业主或商业单位法人代表身份证复印件。

（5）业主公约。

2. 装修资料

（1）装修申请表。

（2）消防批文。

（3）特种行业（如：饮食）许可证（如：卫生许可证、环保证明等）复印件。

（4）装修验收表。

（5）装修图纸（如：水、电、空调、通风、装饰、招牌和隐蔽设施等）。

（6）施工队营业执照复印件。

（7）装修许可证。

（8）违章记录（违章通知单、违章处理表）。

3. 其他资料

如临时订立的其他协议等（饮食行业的垃圾清运协议，租用车位、公共场地设施的协议等）。

三、档案管理办法

1. 按《文件与资料的控制程序》中的规定进行编号，并分类管理。

文件编号规定具体如下：

（1）质量手册编号：公司简称-SC。

（2）程序文件编号：公司简称-CX-XX（XX代表程序文件顺序号）。

（3）外来文件的编号：按外来文件本身的编号。

（4）管理性文件的编号：公司简称-XX（注：部门代码）-类别（注：文件不需要分类时，可略）-XX（注：文件序号）。

2. 建立档案目录，并成册。

3. 个别资料业主（住户）有困难或不需提供的，由管理处主任认可，可以不提供。 x9sPDpAw4NDGuuTxXj5dMwnXjAirYQBuCyt6nHdMTFv0NaLkxsUN+SQQRV6tgnGr