下载掌阅APP，畅读海量书库
立即打开
行政公文是行政机关从事行政管理的书面工具。由于这种工具的使用主体多、使用频率高、绝对数量大，要使其正常发挥功能，就必须对其使用有所规范。
我国行政公文处理规范体系是由规范行政公文处理的各种文件构成的统一体。其中包含的文件，既有规范全局行政公文工作的，也有规范局部行政公文工作的；既有对行政公文工作各环节、各方面的规范，也有对行政公文工作某一方面的规范；既有针对行政公文的规范，也有面对所有公文的规范。
现行行政公文处理的最高规范，是中共中央办公厅与国务院办公厅2012年4月16日发布、同年7月1日生效并实施的《党政机关公文处理工作条例》（简称“新《条例》”），它对中国共产党机关和国家行政机关的公文处理工作统一作了规定。在它之前，为了规范各自机关的公文处理工作，中共中央办公厅先是于1989年制发了《中国共产党各级领导机关文件处理条例》，又于1996年制发了《中国共产党机关公文处理条例》；国务院办公厅则于1981年制发过《国家行政机关公文处理暂行办法》、1987年和1993年先后制发过《国家行政机关公文处理办法》；2000年，国务院发布了规格更高的《国家行政机关公文处理办法》。党政公文处理工作的新《条例》就建立在“文化大革命”结束后党与政这两个系统公文处理的两个《条例》与四个《办法》的基础上，是新中国成立60多年公文处理工作经验的总结，是公文处理规范不断完善的结晶。新《条例》不仅是我国各级党政机关公文处理工作最权威的文件，而且对整个国家机关以及军队、群团等各类机关的公文处理规范建设都有着巨大的影响和指导作用。
直接配合《党政机关公文处理工作条例》规范全国行政公文的权威性文件，还有国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会发布的《党政机关公文格式》国家标准（GB/T9704—2012，以下简称“新《格式》”）、国务院依据《中华人民共和国立法法》制定的《行政法规制定程序条例》和《法规规章备案条例》、国家保密局依据《中华人民共和国保守国家秘密法》制定的《国家秘密保密期限的规定》、《国家秘密文件、资料和其他物品标志的规定》等文件，以及作为国家标准的《出版物上数字用法》（GB/T15835—2011）和《标点符号用法》（GB/T15834—2011）等。
除了上述规范全局行政公文处理的文件外，近年来规范各条块行政公文工作的文件也逐步完善起来。这主要包括国务院各部委和直属机构普遍制定了类似《××部（委、局）公文处理办法》和各省、自治区、直辖市人民政府相继制发的《××省（市）实施〈国家行政机关公文处理办法〉细则》、《××省（自治区）国家行政机关公文处理办法实施细则》等文件。上行下效，各市、县政府及其工作部门乃至其所属单位，也在新《条例》及各部委、省级政府的条块公文处理规范文件基础上，纷纷进行了本单位行政公文处理的制度配套建设。
总之，为实现行政公文处理工作的制度化、规范化，我国各级政府及相关机构都制定了必要规范。由这些规范构成的行政公文处理规范体系也在公文处理工作的发展中不断完善。
“行文”在公文学中是指发文机关向收文机关发送文件，这是公文处理过程的一个重要环节。发文机关行文时如能正确选择行文对象和文种，文件就能被正常传递、顺利办理从而发挥应有效用；如不能正确行文，势必给发文机关与收文机关双方带来不应有的麻烦，影响公务办理。鉴于行文的重要性，《党政机关公文处理工作条例》专设一章阐述“行文规则”，这是行政机关行文的规矩和准绳，在行文时必须遵循，以保证行政公文运行井然有序。
机关之间的工作关系有上下级关系、平级关系、不相隶属关系；机关之间的联系沟通很重要的一个途径就是行文。要使公文顺利运行并正常发挥作用，必须了解和掌握行文关系与行文方向。
行文，必然构成行文关系。行文关系就是发文机关与收文机关之间的关系，是二者之间的工作关系在行文中的体现。反映在行文上，就构成了以下四种行文关系：
（1）领导与被领导关系。处于同一组织系统的上级机关与下级机关之间的领导与被领导关系是上下级关系的一种，如国务院与各省、自治区、直辖市人民政府之间的关系。
（2）指导与被指导关系。处于同一业务系统的上级业务主管部门与下级业务部门之间存在着业务上的指导与被指导关系，这是另一种上下级关系，如国家教育部与各省、自治区的教育厅之间的关系。
（3）同一系统的平行关系。处于同一组织系统或业务系统的同级机关之间的平行关系，如国务院下设的各部委之间、各省级人民政府之间、A省卫生厅与B省卫生厅之间的关系。
（4）非同一系统的不相隶属关系。非同一系统的机关之间（无论各自级别高低）的不相隶属关系，如某省军区与某省公安厅之间、某省财政厅与某县政府之间、某省人社厅与某县委组织部之间的关系。
由于工作关系不同，行文关系也就不同；行文关系不同，又决定了行文方向的不同。行文方向，即公文依据一定的行文关系，由发文机关向收文方运行的方向。机关之间的相互行文主要可以分为三个方向：
（1）上行方向，即下级机关把公文发送给上级机关，该文被称为上行文。
（2）下行方向，即上级机关把公文发送给下级机关，该文被称为下行文。
（3）平行方向，就是不相隶属机关（无论同一系统与否）之间相互发送公文，该文被称为平行文。
上述三个行文方向通常用于机关之间的相互行文。除此之外，还有一种面向整个社会、以公开发布的方式传达社会各方应周知信息的公文，这种行文被称为泛行文。
在前述四种行文关系中，前两种属于上下级关系，可以使用上行文、下行文；后两种属于不相隶属关系，只能使用平行文。
在行文中，即使行文关系、行文方向已经确定，行文方式也可有所不同。所谓行文方式，就是根据行文关系和工作需要而确定并使用的文件发布与传递方式。按照发布与传递层次的不同，行文方式主要有以下几种：
逐级行文，即发文机关向其直接的上一级机关或者下一级机关行文的方式。例如，乡政府向县政府报告工作属于逐级上行；国务院部署一项全局性的、需各省根据本省具体情况再行安排的工作，把文件主送到各省、自治区、直辖市人民政府属于逐级下行。
在逐级行文时要特别注意的是，上行文与下行文在主送机关的数量或范围上是有区别的。对于上行文来说，逐级行文是一种最基本、最普遍、最常用的行文方式，逐级上行一般只能有一个主送机关；而对于下行文来说，逐级行文也较为常用，但主送机关可以是下一级的所有机关，也可以是下一级的部分机关或个别机关。
多级行文，即发文机关根据需要同时向上一级领导机关及更高层上级机关行文，或者同时向几层下级机关行文的方式。例如，市政府向省政府行文并报国务院属多级上行；国务院在行文时若把主送机关列为：“各省、自治区、直辖市人民政府，各行政公署，各市、县人民政府”便属多级下行。
多级行文可省去逐级上报或逐级转发的麻烦，有利于提高办文时效。因此，上级机关下达重要的方针政策、文件精神，经常采用多级下行的行文方式；而多级上行文，只能是下级机关在极特殊的情况下，用于重大紧急情况的报告；“泛行文”也可看作是一种特殊的多级行文。
越级行文，即在非常情况下，发文机关越过自己直接的上级机关或下级机关，向更高层的上级机关直至中央或更低层的下级机关行文的方式。例如在市管县的体制下，县政府行文直接主送省政府便属越级上行；省政府直接行文给县政府，便属越级下行。越级行文，通常应同时抄送被越过的机关。
应该说明的是，越级行文打破了正常的工作程序和行文方式，是一种非正常的行文方式，一般不轻易采用，只能在非常特殊的情况下使用。
1．越级上行文的“特殊情况”
（1）发生特殊重大紧急的情况，若逐级上报必将延误时机、造成重大损失的事项。如战争前的重大事端、突然而至的大规模水火虫害等自然灾害。
（2）经多次请示直接上级机关，长期未能解决的事项。包括上级机关因某种原因久拖不批或直接上下级机关之间因有争议而无法解决的问题。
（3）上级机关交办并指定将办理结果直接越级上报的事项。如高层上级机关要求某基层机关把查实的情况越级上报，该基层机关就应按照要求越级上行文，而不应逐级上行而致文件内容扩散。
（4）检举、揭发直接上级机关违反政策、违纪违法的有关事项。此时若仍逐级上行文，不仅达不到行文目的，而且容易招来麻烦。
（5）询问与联系不涉及直接上级机关的、但必须由更高层上级机关给予确切答复的个别的具体事项。例如，某法规性文件的解释权属某最高机关，那么基层机关在执行中若有疑惑之处，就可向最高机关直接行文求得解释。
2．越级下行文的“特殊情况”
（1）向非直接下级机关交办不宜扩散的事项。
（2）向非直接下级机关直接布置紧急工作。
（3）向非直接下级机关查询事项。
（4）直接回复非直接下级机关越级上报的公文。
（5）遇到必须直接联系非直接下级机关才能办理的事项。
直接行文，即不相隶属机关之间，不受系统归属与级别层次的制约而直接向对方机关行文的方式。例如省教育厅向省卫生厅行文、市环保局向本市某部队医院行文都属直接行文。直接行文可以使用的文种是函以及平行的意见。
以上四种行文方式，前三种用于上行文和下行文，第四种用于平行文。发文机关在行文时，不仅应明确行文关系、掌握行文方向，还应根据工作需要正确选用行文方式。
行文规则，即发文机关在行文时必须遵守的基本原则。它所涉及的是发文机关在发文前必须明确的是否行文、由谁行文、向谁行文、如何行文等问题。对此，《党政机关公文处理工作条例》做了专门规定。
新《条例》规定：“行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。”“确有必要”解决的是“该不该发文”问题。长期以来，各级行政机关都因文件过多，程度不同地被“文山”所困扰。这既增加了发文机关人力、财力、物力的投入；又增加了收文机关的工作强度，使文件成堆、办文效率低下。要解决“文山”问题，必须切实做到：不该发的文件，坚决不发；可发可不发的文件，尽量不发；上级已有明文规定，本级不再重复发文；可由职能部门行文的，领导机关不可发文；通过电话、面谈或开会等形式可以解决的问题，绝不发文……坚持如此，每一份所发公文就都成了“确有必要”和不可不发之文。
“讲求实效”解决的是“行文效果”问题。首先，行文要简明扼要、切实可行。摒弃空话套话，化冗长为精练，使文稿直述不曲，使阅文者省时易解，一目了然。其次，选准行文对象。尤其是下行文，不可动辄便是普发文件，与文件内容无关的单位坚决不发。最后，简化行文手续。在不影响文件传达、办理效果的前提下，尽量采取能缩短传递时间、减少行文次数、节省人力物力财力的发文形式，诸如公开发布文件、转发翻印文件、通过定期的公报和政报汇集下发文件，尤其是电子公文等形式。
行文关系决定行文方向，行文关系和工作需要又决定了行文方式。那么，行文关系又怎样确定呢？新《条例》规定：“行文关系根据隶属关系和职权范围确定。”这可以理解为，发文机关是否该就某事项、向某机关、发某文种的公文，取决于两者之间的工作关系和两者各自的职权范围（包括发文机关自身的发文权限）等要素。
1．工作关系
工作关系是指两者之间在日常工作中形成的关系，其中最重要的是隶属关系。隶属关系，就是指上级机关与下级机关之间领导与被领导的关系。《中华人民共和国宪法》规定了我国最高的国家行政机关是国务院，国务院由各部、委员会和审计机关等机构组成。国务院既要统一领导各部委等工作机构的工作，又要统一领导全国各省、自治区、直辖市地方国家行政机关的工作。国务院各部委等工作机构和全国各省、自治区、直辖市人民政府必须接受并服从国务院的领导和监督。这就构成了我国行政系统最高层次的上下级之间领导与被领导关系。由此往下，地方各级人民政府都下设若干部门作为工作机构并对其实行领导，同时它还要领导下一级行政机关的工作，由此构成了我国行政系统中各个层次的上下级之间领导与被领导关系。
在这个由不同的层次级别构成的行政系统中，每一个下级机关都可以按照隶属关系向上一级领导机关上报公文，如乡政府报县政府、县政府报地级市政府、地级市政府报省政府、省政府报国务院。为维护正常的工作秩序，一般不得越级请示或报告；每一个上级机关则可以根据文件内容和行文需要，选取逐级下行、多级下行、越级下行等不同方式向下级机关行文。这种上下行文构成的行文关系是领导与被领导的工作关系在行文中的体现。除此之外，其他的工作关系在行文中也都体现为相应的行文关系、行文方向和行文方式。
2．职权范围
职权范围是指某机关在其组织系统的特定位置上所具有的职能和权力的范围。这些职能从根本上来说，是由《宪法》赋予的。《宪法》明确规定了国务院及其各部委，以及县级以上地方各级人民政府的职权，各级政府又将各自职权细化和延伸到自己的工作部门，这些有了职能和权力的部门也被称为政府职能部门，进而形成了各自的职权范围。这个范围就是该机关处理机关公务和公文运行的范围，也是各级行政机关办事行文的依据。考虑行文职权范围时应注意两点：一是行文事项是否属于本机关的职权范围，本机关行文是否妥当。是，则不能推诿拖延；否，则不能越权行文。二是行文事项是否属于收文对象的职权范围，确定的主送机关是否妥当。如果选错主送机关，轻则造成推诿扯皮，重则误事害国。
3．发文权限
发文权限是指发文机关的发文权力。一般有两种情况：一是行使本机关的职权，就自身职权范围内的事项行文，绝大多数行文都如此；二是接受领导机关的授权，按其意见就本不属于本机关职权范围的某事项行文。被领导机关授权行文的机构，通常或是领导机关的办公部门，或是机关的职能部门。
主送机关和抄送机关是性质不同的两种受文机关。主送机关对于公文负有主办、答复之责，抄送机关则只有了解与配合执行之责。发文机关在行文时首先必须正确区分和确定主送与抄送机关。
1．确定主送机关的原则
依照公文内容涉及的部门及其职权范围确定主送受理机关。凡属主管部门职权范围的具体事项，一律直接报送主管部门处理。
2．确定抄送机关的原则
（1）发文机关向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送给直接的上级机关。例如某省政府重要的下行文，就应同时抄送给国务院。这样做，可以让上级机关及时了解发文机关的文件内容及工作情况。
（2）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。这样做可以互通情况，避免工作中的“撞车”现象。
（3）文件内容涉及有关机关的职权范围，需征得其配合支持时，应把其列为抄送机关；文件内容要求主送机关主办，同时要求相关机关依照办理，相关机关也应被列为抄送机关。
（4）抄送机关的范围要适当，应当抄送的机关不可遗漏，凡与文件办理无关的机关一律不予抄送。
行政机关与党委机关分属于不同的组织系统，从上到下各有各的隶属关系，各有各的职权范围，因此两者应该在各自的系统内部行文。也就是说，上下级政府之间可以就行政工作相互行文，上下级党委之间也可以就党务工作相互行文。然而，在现实工作中，特别在基层组织中经常见到一些党政不分、隶属关系混乱的公文。如有些地方的党政机关由于职权范围没有界定清楚，某些事项明明属于政府的行政范畴，却偏偏要以党委机关的名义行文；再如有的行政机关单独以政府的名义向上级党委机关行文请示或报告工作、或者向下级政府布置工作把下级党委也列为主送机关等。这两种情况都是错误的，前者是在行文中以党代政，可以说是“种了别人的地”；而后者则是打乱正常行文关系，造成扯皮误事，也可以说是“荒了自家的田”。
在实际工作中，虽然行文中的党政不分现象必须避免，但这并不意味着党政机关在行文中毫无联系。对于事关方针政策性的重要工作，事涉两方的共同事项，党政机关可以联合行文。联合行文应该确有必要，而且数量不宜过多。再有，行政机关和党委机关是社会公务活动中的两大行文主体，为了互通信息、加强联系，以便于工作的协同配合，两个机关尤其是行政机关，在上报下发本机关的重要文件时，应抄送给同级党委机关。
在行政组织系统，为确保政府与其职能部门各司其职、各负其责，政府与部门各自的发文权限是明确界定的：凡是涉及全局的、带有方针政策性的重大问题，应以政府的名义行文；凡是具体行政事务方面的问题，应以办公部门的名义行文；凡属各职能部门职权范围内的业务问题，都应当以职能部门的名义行文。
部门行文，必须注意以下几点：
1．部门之间可以正常行文
属于上级主管部门职权范围内的具体问题，下级业务部门应当直接报送上级主管部门处理，例如省教育厅可以直接行文给教育部；上级主管部门亦可以直接向下一级政府的相关业务部门行文，如卫生部可直接向省卫生厅下行文件；同一政府的各部门依据部门职权可以相互行文及联合行文，如财政部与国资委既可以互相平行发文，也可以对外联合发文。
2．上级政府部门与下级政府之间有限制行文
上级政府各工作部门与下级政府之间没有隶属关系。根据新《条例》第十六条的规定，政府的办公部门（厅、室）根据本级政府授权，可以向下级政府行文，其他部门和单位不得向下级政府发布指令性公文或在公文中向下级政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意可由政府职能部门行文，文中需注明类似已经政府同意的字样。例如，教育部等六部门所发的一份通知，主送机关是“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”，其正文为：“经国务院同意，现将《关于东西部地区学校对口支援工作的指导意见》印发给你们，请遵照执行。”像这样被本级政府授权后向下一级政府发下行文的事情，在实际工作中是屡见不鲜的。
3．部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文
“部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文”，这是新《条例》第十七条的明确规定。所谓部门内设机构，指的就是政府各部门里设的工作机构，例如省政府办公厅下设的文电处、省财政厅下设的预算处等。它们不可以向外行文；如需对外行文，应以省政府办公厅、省财政厅等的名义。这个规则要解决的是“部门内设机构越权发文现象十分突出”，造成文件过多的问题。一旦发现这种问题，“要立即予以撤销”。
新《条例》第十六条明确规定：“涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。”
行文部门的行文事项，时常涉及其他部门的职权范围。遇此情况，文件的主办部门在行文前必须主动与有关部门就有关问题进行协商，取得一致意见后方可行文；如果协商出现分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调以求意见一致；如仍不能取得一致，主办部门可以如实列出各方理据，提出建设性意见，并与意见分歧的部门会签后上报彼此共同的上级机关，提请上级机关协调或裁定。
如果文件主办部门没有就有关问题与相关部门协商，或虽经协商而双方未取得一致，便不得各自向下行文。因为意见不一而各发其文，既有损于公文的严肃性、权威性，又使得下级无所适从。如擅自行文，上级机关有权责令其自行纠正或以上级机关的名义予以撤销。
从以往的情况来看，“撤销下级机关不适当的决定”曾是命令的一种用法，而能够使用命令的发文机关是很少的，所以“撤销”之事实际上缺乏力度；现在，“撤销下级机关不适当的决定事项”成为决定的用法之一，决定是不受使用权限约束的一个文种。这一改动，表明了国务院解决政令不一、各行其是问题的鲜明态度。
向上级机关行文，要遵循以下规则：
（1）原则上主送一个上级机关，不能多头主送；根据需要可同时抄送其他相关上级机关和同级机关，但不可抄送下级机关。受双重领导的机关向上行文，必须根据公文内容明确标明一个主送机关，如果必要可将另一上级机关列为抄送机关，不可两者一并主送。
（2）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，而应标明主送机关按规定程序办理；也不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。
（3）发文机关一般不得越级上行文，如遇特殊情况需要越级上行文，通常应当把文件抄送给被越过的上级机关。
（4）政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应经本级政府同意或授权；属于部门职权范围内的事项可直接报送上级主管部门。
（5）请示必须一文一事、一个主送；不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项；如收到下级机关的请示后，需以本机关名义转而请示上级机关，应在请示中提出本机关的倾向性意见，不得将下级来件的原文直接转报给上级机关；不相隶属机关之间请求批准事项，不可使用请示，应使用“请批函”。
（6）不符合行文规则的上报公文，上级机关的文秘部门可退回下级呈报机关。
联合行文即以两个或两个以上同级机关的名义共同行文。遇有事涉几个部门的某项工作，这几个部门联合行文，对于共同贯彻有关这项工作的方针、政策，做好这项工作无疑是非常有利的。联合行文必须符合以下条件：
1．联合行文的各个机关必须是同级机关
联合行文的各个机关必须是同级机关，无论它们处于同一组织系统还是非同一系统。根据新《条例》的规定，同级政府可以联合行文，如A县政府与B县政府；某级政府各部门可以联合行文，如某省政府下设的财政厅与教育厅；上级政府部门与下一级政府可以联合行文，如某省财政厅与该省某地级市政府；政府与同级党委和军队机关可以联合行文，如某省政府与中共该省委、该省军区；政府部门与相应的党委、军队机关的部门可以联合行文，如某省人社厅与中共该省委组织部、该省军区政治部；政府部门与同级人民团体、具有行政职能的其他单位可以联合行文，如民政部与全国总工会、团中央与全国妇联，教育部与国家语言文字工作委员会。
2．联合行文各机关的职权都必须与行文事项密切相关
发文事由与拟联合行文机关的职权范围关联密切，且确有联合行文的必要，就应联合行文。但同时应注意联合行文的机关不宜过多；若行文事项关联部门较多，牵扯面很广，牵头的主办机关应提请以政府名义发文。若事属党委、政府各自职权范围内的工作，党政机关不得联合行文。
3．联合行文应当明确主办部门
联合行文中的牵头部门就是主办部门，它应当承担起联合行文过程中各个环节的组织协调工作。排列发文机关时，主办机关应排列在前。联合行文的审签程序通常是：主办机关先行审核文稿，然后送联合行文各个机关的领导人签发。联合行文，只标主办机关一个发文字号。
4．联合行文的主送机关通常应上下对应
几个同级部门联合行文，尤其是下行文，其主送机关通常应是与发文部门一一对应的部门。例如《财政部文化部关于印发〈中央补助地方美术馆、公共图书馆、文化馆（站）免费开放专项资金管理暂行办法〉的通知》，其主送机关就列为：“各省、自治区、直辖市、计划单列市财政厅（局）、文化厅（局），新疆生产建设兵团财务局、文化广播电视局”。这样标注主送机关，有利于收、发文双方的相互沟通以及文件的贯彻执行。
语言是文章的第一要素。文章是人类把感知客观世界的思维成果外化出来的产品，这种产品全赖书面语言得以表现。离开书面语言，文章的主旨、材料、结构、表达、修辞和风格等都无从谈起。公文语言是能否正确表达公文意图的决定因素，各类主体撰写公文运用语言的要求大致相同，本章即立足于整体公文语言运用的平台来展示行政公文语言的使用要求。
公文语言是行文目的能否达到的决定因素，公文语言运用得好，则能准确表达公文意图，使之发挥应有的作用；运用得不好，则必然影响公文意图的表达，甚至误导收文机关。公文与文学作品不同，文学作品若有问题，讲究的是“文责自负”，受损的只是作者个人的名声；公文质量若出问题，败坏的则是发文机关的声誉。公文语言之重要，犹如古人所说“一字入公文，九牛拔不出”。使用公文语言，一定要慎之又慎，以免造成无法挽回的损失。
公文语言与文学语言不同，文学语言讲求清新活泼，公文语言讲究准确严谨。与一般的书面语言比较，它具有以下几个方面的特点：
（1）体现在受文对象和发送范围上。公文的行文关系一经确定，受文对象及发送范围通常便以主送机关、抄送机关及附注等形式标注出来。而文学作品是不会明确规定读者范围的。
（2）体现在公文的内容上。每篇公文的事由必须非常明确清楚，比如转发什么文件、部署什么工作、请示什么事项、解决什么问题等，必须使人一目了然。而文学作品就没有这么严格的要求，它追求的主要还是作品的艺术效果。
（3）体现在公文的用语上。公文的遣词造句必须字斟句酌、明白无误，不能模棱两可、含混不清。而文学作品的语言要求是丰富多变，富有感染力。
公文语言的客观性是由公文内容的客观性决定的。公文是用来解决现实工作中存在的实际问题的，具有现行的指导性和效用性。因此，公文的内容不可以包含虚假成分，用来表述这些内容的公文语言也必须真实客观、实事求是，不能违背客观、歪曲事实甚至杜撰虚构，而其他语言则不然。例如，文学作品虽然“源于生活”，但又“高于生活”，其语言可以合理适度地夸张、想象和虚构；广告语言是为了吸引受众、刺激人们的欲望冲动，其中不乏故弄玄虚的渲染成分；科技语言单调呆板，但又不排斥科学的推理和预测。公文语言与它们都有着明显的不同。
公文本身就是模式化的作品。公文语言的模式性主要表现在三方面：
（1）具有一整套适用于不同情况和位置的专门用语。如“收悉”、“原则同意”、“遵照执行”、“请予审批”、“特此通知”、“此令”等。
（2）具有若干比较固定常用的句式。如“为……特作如下通知（决定、通告）”、“现转发你们，望……”、“经研究，现……如下”、“以上报告，如有不当请指正”、“以上报告，如无不妥请批转……”等。
（3）每个文种都有相对固定的结构层次及写法。如请示一般包括请示的缘由、请示的事项和尾语三部分；通告则由通告的根据及目的、通告的事项和要求三部分组成。
模式性是公文语言的显著标志之一，而文学语言、广告语言最忌讳的就是相似雷同、没有差异。公文语言与结构的模式化是由公文作为办理公务的书面工具这一性质决定的。公文与文学作品的性质、社会作用不同，语言特点及要求自然也不相同。
公文尤其是行政公文反映发文机关的意志、承担社会管理的职能，尤其是下行文，要规范下级及公众的行为，这需要公文具有鲜明的权威性。这种权威性离不开公文内在的严肃性与庄重性。
在语言方面，公文的严肃性与庄重性由以下几方面体现出来：
（1）使用严谨的现代汉语书面语言，摒弃词语儿化、叠音后缀、拟声词、感叹词，基本上不用方言。如用“会同”来表示“与有关方面一起”、用“无视”取代“不认真对待”、变“到时候”为“届时”。像“麦穗儿”、“米粒儿”、“热乎乎”、“绿油油”、“嘎吱”、“稀里哗啦”、“哈哈”、“哎呀”、“旮旯”、“差池”、“玉米粑粑”这样的词汇，在公文中基本上是不使用的。
（2）适当使用文言词语及简洁凝练、寓意深刻的成语。例如有时用“业已”代替“已经”，用“拟于”代替“打算在”，用“收悉”表示“收到并了解了”。还常使用诸如“发人深省”、“责无旁贷”、“身体力行”、“行之有效”、“廉洁自律”、“徇私舞弊”、“因循守旧”、“推波助澜”、“欲盖弥彰”、“对症下药”、“以观后效”等成语。
（3）语气坚定严肃、不容置疑。如国务院在批复许多城市的总体规划时，都强调指出“任何单位和个人不得随意改变”，以此表明城市总体规划的严肃性，同时也表现了批复语言的庄重性。
为使公文更好地体现其语言特点，在公文写作过程中必须注意语言运用的基本要求，确保公文用语的规范化。一般而言，公文语言运用的基本要求包括如下几个方面：
语言准确，就是使用的公文语言完全符合客观实际情况或发文机关的意图。公文语言只有准确，才有可能把事情说清楚。不准确的语言必然带来理解上的错误，也就达不到行文的目的。要做到语言准确，需要注意以下几点：
1．辨明词义、用词准确
汉语词汇非常丰富，其中同义词、近义词颇多。同一个意思，可用多种词汇表达，但其中最准确的只有一个，写作时应当仔细斟酌。例如国务院办公厅在转发文件的通知中，有时提出“请认真贯彻执行”，有时则是“请参照执行”。“贯彻执行”与“参照执行”二者之间就有着一定程度的差别，前者意味着必须照此执行、不可走样；后者则允许收文机关结合本地实际情况，在执行的范围和程度上较为灵活地掌握。不同的情况应使用不同的词汇、提出不同的要求，二者不能混用。再如“逐步”与“深入”、“进一步”之间，“工作”与“活动”、“斗争”之间都存在着程度不同的差别，选用时必须认真推敲。
2．讲究语法、合乎逻辑
语法和逻辑上出现问题，必然影响语言的准确表达。为避免此类错误，必须做到以下四点：
（1）保证句子结构完整。汉语句子有主、谓、宾、定、补、状六种句子成分。句子成分可以适当省略，但必要的成分不能欠缺，否则句子结构就不完整。例如“医药集团解决了原料供应不足的问题，超额完成了第三季度计划，比去年同期增长了20％”，其第一个分句的主语“医药集团”管不到第三个分句，造成第三个分句缺少主语，应补出其主语“产量”；再如“大会提出情况变了怎么办”，又缺少宾语，应补上“的问题”。
（2）保证句中词语搭配适当。写作每一个句子，都要考虑词语之间在意义上、逻辑上以及习惯上是否搭配得当的问题。例如“有待解决的任务很多，我们要努力工作”，句中的“有待解决”和“任务”在使用习惯上就不搭配，只能说“有待解决的问题”或“有待完成的任务”；又如“这个建议提出的问题很重要，很及时，应当引起有关部门的重视”，句中主语“……的问题”与谓语中的“很重要”可以搭配，但与“很及时”不能搭配。应把“很及时”改为“问题提得很及时”。
（3）避免句式杂糅。一般来说，一个完整的句子只用一种句式。如果一个句子同时使用两种不同的句式，便会造成句子结构上的混乱，这就是句式杂糅。例如“科技人员本着保证质量、降低成本、便于服用为原则，改革了这种药品的处方、工艺和剂型”。句子前面用“本着”，后面的“为”字就应改为“的”字；如果保留“为”字，前面的“本着”就应改为“以”字；否则，句子结构便有错误。
（4）避免句子出现逻辑错误。句子一旦出现逻辑错误，往往在事理上就讲不通。例如“党委一班人再也坐不住了，立即召开了党委会，互相做了深刻的自我批评”，句子的问题在于自相矛盾。“自我批评”只限于自己检查缺点错误，“互相自我批评”就说不通，应把“互相”改为“各自”。又如“青年人正是世界观形成的时期”，句中的“青年人”不是“时期”，二者不能组成一个判断。此句的错误属于判断不恰当。应把“青年人”改为“青年时期”。再如“没有一个人不认为改革开放以来农村形势这么好，不是落实了党的富民政策，调动了广大农民生产积极性的结果”，此句本意是要说“大家都认为现在农村形势这么好，是落实了党的富民政策，调动了农民积极性的结果”，但由于句中多次使用否定词，最后的意思与本意正相反：“没有一个人不认为”就是“大家都认为”，在“是落实……结果”之前加上一个“不”，三重否定使句子最终变成了否定句。此句的问题是由多重否定引起句意混乱。
3．表达准确、避免歧义
公文中的一些内容，在表达上容易出现歧义，应该引起重视。
（1）“以上”、“以下”范围的表示。如“处级以上”、“18岁以下”，其含义一般都包括所提到的级别、基数。但为准确无误，在公文写作中可以写作“处级及处级以上”、“18岁以下（含18岁）”等形式。
（2）增减及倍数的表示。在写作中，“增加了”与“减少了”的数目不包括原有数目，是指另外增加或减少的数目；“增加到”与“减少到”的数目则包括原有数目，是在原有数目基础上的增加与减少。例如，产量从日产100吨上升到400吨，可以表示为“比原产量提高了三倍”或“提高到原产量的四倍”。而且，倍数通常只用于增加而不用于减少。
（3）公文上时间、地域及解释权的表示。一般来说，法规性文件都应明确标注施行日期和解释权的归属；涉及行政区划方面的文件，要有相应地域名称的说明。
4．用词规范、合乎要求
用汉语的书面语言进行写作和阅读，不可避免地会遇到异体字与异形词问题。公文是运用书面语言形成的产品，异体字与异形词使用不当，就会使书面语言赘疣累累，写出的公文也会遍体疖痈，难以充分发挥应起的作用。
“异体字”即与规定的正体字同音、同义而写法不同的字。例如并（並）、冢（塚）、游（遊）、咏（詠）这样写法不同的字；“异形词”就是普通话书面语中并存并用的同音、同义而书写形式不同的词语。如“笔画-笔划”、“嘉宾-佳宾”、“订婚-定婚”、“糊涂-胡涂”、“直截了当-直接了当”、“发人深省-发人深醒”这样书写形式不同的词，往往让人莫衷一是、难以定夺。
出现这种现象的一个重要原因，就是伴随着中华民族源远流长的历史发展，汉字形成及使用的时间也很漫长、空间范围也很广阔。在年深日久的大范围传播使用中，汉字及其组成的词语难免会乱生枝蔓、衍生赘疣。确如一些学者所说，异体字与异形词“是汉语书面语言的赘疣”。就连以解惑答疑为己任的某些词典也收有大量诸如“交代也作交待”、“疲塌也作疲沓”、“飘泊即漂泊”、“无宁也作毋宁”的异形词，造成汉语书面语言表达的严重混乱。
为解决异体字问题，国家先后发布了《异体字整理表》、《简化字总表》、《现代汉语常用字表》、《现代汉语通用字表》。2013年6月，国务院又公布了教育部和国家语言文字工作委员会组织人力在整合上述几个表的基础上制定的《通用规范汉字表》，对现代汉字的使用加以规范；为解决异形词问题，国家有关部门还先后公布了第一批、第二批《异形词整理表》。行政公文撰写者对此应该了解、熟悉，以便在行政公文写作中用字用词准确无误。
语句简明即语句简单明白、言简意赅，对公文来说就是用最精练的书面语言表述清楚行文事项。简明的前提是准确明白，在明白的基础上愈简单愈好。言简而事明，可以提高收文机关的办事效率，从而减轻“文山”给予机关工作的压力。要做到语句简明，应注意以下几点：
1．叙事“直述不曲”
“直述不曲”的意思，就是直截了当地表述公文内容。“曲”即曲折、曲笔，“文似看山不喜平”，说的是文学创作追求文学作品情节的复杂，乐于写出曲折、波澜和高潮；而公文属于应用文，贵在直笔，不需要悬念，重在让人一目了然，阅文省时又方便。而要做到“直述不曲”，应当把握如下三点：
（1）要戒除套话。时常有人在文件的开头部分写上一长串类似“根据……的部署，按照……的安排，在……的领导下，在……的支持下，取得了……成绩”的话。这些话实属套话，只是在礼节上显示全面周到，在公文中对于行文事项没有什么实际作用。在公文写作中、尤其在法定行政公文写作中要力求戒除。
（2）要戒除文学笔法。文学创作中时常用到的倒叙、插叙、描写、抒情等表达方式，在公文写作中一般是不使用的。
（3）要戒除怪辟生涩的词汇。公文语言应该明白浅显，不应生僻难懂。如“踯躅”、“魑魅魍魉”之类的词汇不宜用在公文中。
2．篇幅力求简短
在保证行文事项明白的前提下，应尽量压缩文字，缩短文件的篇幅。切忌短话长说、拉长篇幅。这样才能适应机关工作快节奏、高效率的需要。
3．句式长短适宜
古人曾说“章中不可有冗句，句中不可有冗字”，意在主张句子精练。公文中最常用的句子，是结构比较简单的陈述句。这种句子，可以多用短句，少用长句、复句，以求简洁明快之效。如果需要长句、复句，应恰当使用标点符号表示停顿，以免语句拖沓、让人费解。
4．词汇精练准确
为求行文简洁，公文中可使用其他语体很少使用的单音词、文言词，诸如“现”、“速”、“盼”、“均”、“悉”等；还可大量使用四字格词组，如“关停并转”、“一国两制”、“军民共建”、“逢进必考”，把复杂的内容简洁化，不仅寓意丰富，而且紧凑精练，但绝不可为精损意。
5．简称合理使用
为使公文语言简练，可在文中适当使用简称。简称有两种情况：
（1）约定俗成的规范化简称。人们对这种简称耳熟能详，使用时不必解释。如“国家发改委”、“国家民委”、“奥运会”、“常委会”、“武警”、“妇联”、“提速”等。
（2）不规范简称。这种简称，是因为某一事项或文件名称较长、并在此件公文中屡次提到，为了表述方便，人们将其全称缩略而成的简称。这种简称在公文中第二次出现以后方可使用，而首次出现时必须使用全称并在全称后加注简称说明。例如“《中华人民共和国立法法》（以下简称《立法法》）”、“国家外汇管理局或其分支局（以下简称外汇局）”等。
在公文中使用简称应当避免“苟简”，即表意不明或有损于公文庄重性的不规范简略。如将“五讲四美三热爱办公室”简称“五四三办”，将“继续教育学院”简称“继院”，将“人才市场”简称“人市”。
6．句式避免口语化
公文不同于讲话稿，属于书面文字材料，理应使用书面语言。即使是函，也不是普通的信件而是公函，是公文的一个文种，同样不能使用口头语言来行文。类似“你们说的这个问题很普遍，等我们抽时间研究一下，再集中大家开个会。开会的时间定下来就告诉你们”这样的语言，是不可以出现在正式文件上的。
公文语言是否得体，取决于用词是否得当，也就是遣词造句要与公文的语体风格、行文关系、行文目的及语言环境和谐一致。要做到得体，必须注意以下方面：
1．要符合公文的语体风格
语言的使用是与语体密切相关的，公文不是文学作品，它不需要华丽的辞藻标新立异，而需要准确简明的语句。
2．要符合行文关系和方向的需要
符合行文关系和方向的需要，实际上就是行文语气问题。上行文时，要适时使用谦词、敬辞，以表示对上级机关的尊重；平行文时，要多用谦虚、商量口气，以示客气礼貌；下行文用语一般多用严厉的、不容置疑的口气，要体现出严肃郑重的特征。
3．要符合行文内容和目的的需要
公文的内容、行文目的不同，使用的语言也应不同。同样是下行文，命令具有强制性，用语就要坚定严肃；批转下级机关文件，用语就平缓慎重一些；发布公告，语气就较平和谨慎。
4．要有时代色彩
伴随时代的发展，语言中的词汇在不断地更新，即便仍保持原貌的词汇，其内涵及社会评价也在发生着变化。公文语言必须与时俱进、迅速适应和反映这种变化。在公文写作中，“文化大革命”以前的、期间的及改革开放以前的很多词汇都是应该摒弃的，如“大办”、“大搞”、“大上”、“打倒”、“运动”、“走资派”、“黑五类”、“阶级斗争”、“为纲”、“投机倒把”、“划清界限”等。这些词汇因带有时代色彩，已经过时不再使用。而一些带有新时代色彩的新词汇或在新形势下已经赋有新意的历史延续的老词汇，应该站在不同于以往的角度去选用，如“私营企业”、“雇工”、“炒股”、“住房私有化”、“包产到户”、“自留地”等；还应大量吸纳产生于新时代的新词汇，如“低保”、“公示”、“网购”、“双规”、“严打”、“小产权房”、“扫黄打非”、“反腐倡廉”、“泡沫经济”等。总之，公文主要针对的是当前事项和现实问题，这就决定了公文不能使用过时的语言，而要具有时代色彩。
5．可以使用婉曲等艺术形式
公文写作虽然倡导“直述不曲”，但不等于不讲求语言艺术。“婉曲”是语法上的一种修辞方式，在公文中体现的就是语言艺术。它所指的是不把要表达的意思直截了当地说出来，而是用委婉曲折的方式暗示给对方。在公文中，必要而妥帖的婉曲既得体地表达了发文机关的观点看法，又避免了可能带来的某种刺激，使所表述的内容更易于让受文方接受。在有些情况下，婉曲表达和“直述不曲”相辅相成、互相补充的公文，可以收到事半功倍的效果。使用婉曲修辞方式主要有两种情况：
（1）不宜直白的情况。写作公文遇到因某种原因不宜直接表述的词句，这时采用含蓄、委婉的词语就比直叙直白好得多。例如“低收入者”（贫困者）、“民营企业”（私营企业）、“鼓励留学人员以适当方式为祖国服务”（指难以过细分类及表述的方式）、“实行按劳分配为主体、多种分配方式并存的制度……鼓励资本、技术等生产要素参与收益分配”（以按劳分配为主体，同时实行按资分配、技术入股参与分配等分配方式的婉曲表达）（《中共中央关于制定国民经济和社会发展第十个五年计划的建议》）。
（2）对外交往的公文。外交公文经常使用婉曲词汇，主要表达一些众所周知、不言自明，不便或无须再述的情况。如“发展中国家”（经济发展相对落后的国家）、“由于历史的原因”（指不便于再提的原因）、“众所周知的原因”（指不便于直说的原因）、“缩小南北差距”（缩小穷国与富国之间的差距）、“对……深表遗憾”（实际是表示不满）、“双方坦率地交换了意思”（暗示双方意见严重分歧，没有达成一致意见）等。
使用公文语言，不仅应从总体上把握基本要求，而且还要了解使用名称、引语、数字、计量单位等方面书面语言的专项要求。
公文通常都包含着大量的名称，如人名、地名、机关名和除此以外的各种事物名称，如表述不当必然影响公文内容的准确性，甚至给工作带来不应有的损失。若要在公文写作中避免这种失误，必须了解公文使用名称的有关要求。通常应注意以下几点：
（1）不该使用的名称坚决不用。例如新中国成立以后政务院及此后的国务院数次行文，明确规定不得使用“歧视或侮辱少数民族”的名称，1956年2月18日就曾专门发出通知，要求“今后在行文中和书报杂志里一律不用‘满清’的称谓”。对于此类规定，必须认真遵守。还有，一些已落后于时代的名称如“最高指示”、“生产大队”、“社会帝国主义”等，在行文中也不应再用。
（2）已有变化的名称要用“新”不用“旧”。伴随着社会历史的发展，有些事物的名称会发生变化。比如机构名称，国家教委更名为国家教育部、国家体委更名为国家体育总局……再如地名，国务院批准辽宁省抚顺市露天区更名为东洲区、浙江省嘉兴市郊区更名为秀洲区……至于个人职务，更是经常升降迁移。行文遇有这种情况，必须采用变化后的新名称。如需提及变化前的名称，应在其前面加一“原”字。同时，发文机关还应关注了解相关机构的机构改革和名称更替情况。
（3）不常用、待明确的名称必须加以解释、界定。比如“‘东突’恐怖分子，指的是一批想通过暴力恐怖手段把新疆从中国分裂出去，建立所谓‘东突厥斯坦’的民族分裂分子”。这种解释和界定对于出现在法律法规性文件中的一些概念名称尤其必要。例如2007年11月1日开始施行的《突发事件应对法》首先界定了“突发事件”——“本法所称突发事件，是指突然发生，造成或者可能造成严重社会危害，需要采取应急处置措施予以应对的自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件”。
（4）使用地名必须符合规定。国务院曾就地名的命名、更名和管理数次行文规定：一般不以人名作地名；禁用国家领导人的名字命名地名（因此我国没有类似列宁格勒、胡志明市的地名）；纪念革命先烈一般也不更改地名，已更改且履行了审批手续、群众也已习惯的，可以沿用，如志丹县、尚志市等。公务活动及变更地名的公文必须依照这一规定。再有，公文中的机构名称至少要在首次出现时标明所在地区或隶属关系，如哈尔滨市人民政府不能只标“市政府”、中华人民共和国驻美国大使馆也不能只标“驻美使馆”。
（5）使用译名要以新华社译名为准。公文中时常会出现外国的国名、地名、人名、政府、党派等机构及报刊等事物名称。这些名称有些是音译的，如“英格兰”、“塔利班”、“艾滋”病；有些是意译的，如“白宫”、“黑海”、“联合国”。公文使用译名必须规范化，就是采用新华社统一的译名。不可使用任何不规范的译名，以免造成理解上的混乱。
（6）同一名称在同一文件中重复出现要保持一致。例如建设部发布的《城市生活垃圾管理办法》把城市生活垃圾管理工作的主体确定为各级政府的“建设主管部门”，并在全文屡屡提到。由于说法统一，所以没有歧义。倘若文件中一会儿用“城市建设行政部门”、一会儿用“建设行政管理部门”，随意使用各种名称，势必给阅文、办文带来麻烦。
（7）若干人名并列必须有所遵循。国内公文常有若干人名并列的情况，此时切不可随意无序罗列，一定要了解以往的习惯与当前的规定，按照一定规律，或以姓氏笔画之多少、或以姓氏字母之先后、或以相关职务之高低有序排列，以免无端造成矛盾。
“引语”就是指公文写作常引用一些现成的语言文字材料。这些材料主要来自各种有关的文件及领导人的批示意见、古今中外的论著等文字材料以及社会各阶层的言论等。使用引语的目的，是起到佐证作用，以增强行文的说服力。
1．公文中引语使用的方法
使用引语可有两种方法：
（1）明引，就是丝毫不差地直接引用原文，前后加上引号。
（2）暗引，就是准确概括、间接引用原文大意，不用加引号。间接引用方式常用于较长或者较生涩难懂的引语。
2．公文中引语使用特点
使用引语通常要把握以下五点：
（1）要连接自然，融会贯通，恰到好处。那种为引用而引用，断章取义拿过来，再牵强附会镶上去的做法，不仅不能为公文增色，反而会影响公文的整体质量。
（2）要认真负责地核对引语，避免误引。直接引用应该忠实于原文，不能有错；间接引用应该概括精当，不能走样。
（3）要规范得体地标注出处。一般印刷品使用引语标注出处，多采用或行注、或脚注、或尾注的形式。公文中使用引语，经常是在引语之前说明出处。
（4）引用公文，应当先引标题，随后引发文字号。例如《国务院办公厅关于金融支持经济结构调整和转型升级的指导意见》（国办发〔2013〕67号）。
（5）引用外文，应当注明中文含义；使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在首次出现时注明其准确的中文译名。
我国加入世贸组织后，中外交流越来越多。为避免因计量单位不同而给交流带来的麻烦，我国大力开展了在计量单位上与国际接轨的工作。行政机关公文作为具有特定效力的文书，通常是依法行政的依据，所以其计量单位的使用更需规范。
新《条例》明确要求，公文中“计量单位”的用法要“按照有关国家标准和规定执行”，即按照《国际单位制及其应用》（GB3100—93）、《有关量、单位和符号的一般原则》（GB3101—93）和GB3102—93（全部）等标准的规定来使用。例如，质量单位应使用千克，而不用市斤；长度单位应使用米，而不用尺等。
如果公文正文的内容较多，需要划分结构层次并标注序数，那么按照新《格式》7.3.3的规定，文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；标注时第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字。也就是说，前两层要用汉字，后两层用阿拉伯数字。
公文写作经常要用到数字，所以了解数字的使用要求就十分必要。我们日常使用的数字有汉字大写、汉字小写与阿拉伯数字三种形式，新《条例》要求公文写作使用何种数字形式要“符合规定”，这个规定主要是《出版物上数字用法》（GB/T15835—2011）。依此规定，可知公文数字形式的选用要求。
1．公文中须用汉字数字的
（1）前两层结构层次序数。
（2）以汉字数字为词素的词语。如一律、一旦、星期二、三叶虫、八国联军、五四运动、半斤八两、三六九等、三下五除二、不管三七二十一、四氧化三铁、春打六九头。
（3）由相邻两个数字并列连用表示概数，此时两数之间不用顿号隔开。如一两个小时、三四个月、五六十年前、七八个人、三千八九百元、略知一二、十之八九。
（4）用带有“几”字的数字表示约数。如几十天、几千年、几万分之一。
（5）中国干支纪年、农历月日、历史朝代纪年及其他传统上采用汉字形式的非公历纪年等，如甲子年九月八日、正月初五、清道光二十年（公元1840年）。
（6）含有月日的专名。用汉字数字表示含有月日的专名，如果月份是一月、十一月、十二月，应该用间隔号“·”将表示月与日的数字隔开，并外加引号，以免产生歧义。其他词组，知名度高的不必在月日之外加引号；不然则需使用引号。如五一国际劳动节、五四运动、七七事变、“一二·九”运动、“九一三”事件。
2．公文中须用阿拉伯数字的
（1）成文日期与印发日期中的数字。
（2）用于编号的数字。使用数字进行编号，为达到醒目、易于辨识的效果，应采用阿拉伯数字。例如发文字号中的数字、电话号码、邮政编码。
（3）以阿拉伯数字为词素的词语。如3G手机、B2轰炸机、G8峰会、H7N9流感病毒、维生素B12、辅酶Q10、AK—47步枪、97号汽油。
（4）正文中表示公历纪年的年、月、日及表示时间的时、分、秒。如2014年1月6日，22时58分。
（5）多位整数与小数。
（6）其余应使用阿拉伯数字的地方。
3．公文中使用阿拉伯数字与汉字数字均可的
如在计量或编号时所用的数字个数不多，无论何种数字形式在印制简洁性和辨识清晰性两方面都无明显差异，则两种数字形式均可使用。如第1季度（第一季度）、4个月（四个月）、上午8时20分（上午八时二十分）、3号楼（三号楼）、第9页（第九页）、82岁（八十二岁）、约200人（约二百人）。
如要突出简洁醒目的表达效果，应使用阿拉伯数字的形式，例如，北京时间2014年1月1日14时30分；如要突出庄重典雅的表达效果，应使用汉字数字的形式，例如十一届全国人大一次会议（不写为“11届全国人大1次会议”）、六方会谈（不写为“6方会谈”）、八大民主党派（不写作“8大民主党派”）。
此种情况下选用数字形式还要注意以下三点：
（1）同一场合出现的数字应该“同类别即同形式”。例如，2014年1月1日不写作“二〇一四年1月1日”；第一章第二章……第八章不写作“第一章第二章……第8章”。
（2）应避免出现相邻的两个数字造成歧义的情况。例如高三3班或写作高三（3）班，不可写作“高33班”，也不宜写作“高三三班”；大二20人，不可写作“大220人”，也不宜写作“大二二十人”。
（3）公文标题中的数字标注形式，可根据标题字数的多少及版面美观大方的需要来决定。
公文中的模糊语言，即根据公文表述对象的需要和表述者思维的客观情况，为达到表述上的准确性而有意识选用的自然语言中带有模糊性的语言。模糊语言的模糊性，源于这种语言的伸缩性、灵活性、概括性与委婉性。公文写作中的模糊语言与语言表达上的模糊不清有着根本的区别：前者的模糊出于客观事物自身以及表述者思维的客观需要，模糊语言表达的事项是正确、清楚的；而后者的模糊则是对客观事物真正的认识不清、表述不明。
我们曾经说过，准确是公文语言的一个基本要求。既然如此，“模糊”二字似与公文沾不上边。其实不然，在许多情况下，为达到公文表述的准确性，必须使用模糊语言。公文的模糊语言主要适用于以下情况：
在公务活动中，客观事物始终处于发展变化之中，人们只能表述其现实情况，而对其未来发展难以进行准确表述，这时有必要使用模糊语言。例如，国家广播电影电视总局发布的《信息网络传播广播电影电视类节目监督管理暂行办法》中，把禁止通过信息网络传播的节目归纳为十种。其中前九种都是内容明确的，如“危害国家的统一、主权和领土完整的”、“煽动民族分裂、破坏民族团结的”等，唯有第十种为“法律、法规规定禁止的其他内容”。之所以这样写，是因为未来还会出现哪种禁播节目目前尚未可知。这时使用模糊语言“其他内容”，把尚未可知的内容都容纳进来，可见作者考虑之全面、表述之准确。
有些时候，表述者对现实事物有所了解但不够精确，或者行文本身就不要求精确，这时也有必要使用模糊语言。例如，“近年来，党中央、国务院三令五申，要求精简会议和文件，并采取了一些措施，取得了一定成效。但是……”，这段话中，“近年”、“三令五申”、“一些”、“一定”都是模糊语言。要把它们精确化、具体化不是不可能，但是没有必要。作为一篇公文的开头，这段话使用模糊语言进行表述，反而更显准确、凝练和全面。
有的时候，需要表述的对象数目较多，如果一一提及，必有冗长拖沓之嫌，且易出挂一漏万之错。这时，使用模糊语言就有必要。例如，新闻出版署《关于规范涉外版权合作期刊封面标识的通知》的结尾“各地、各部门接到本通知后，请立即传达到各有关期刊社（编辑部）”，这里如果一一列出有关期刊社的名称，似乎精确具体，其实啰唆拖沓。使用了模糊语言“有关”，既精练又全面。
公文是公务活动的书面工具，公文的撰拟必须有利于公务活动而不能使公务活动陷于被动。在某些情况下，如果精确的表述只能起到束缚发文机关的作用，就不如使用模糊语言。例如某一高层机关发文宣布即将召开全国代表大会，使用的说法是“将在××××年的适当时候召开××次全国代表大会”。这时如果过早地宣布一个具体日期，发文机关的压力就会很大；用了模糊语言“适当时候”，发文机关就掌握了准备充分之后随时宣布开会时间的主动权。再如“按照国际惯例给予适当优惠”、“各单位要给予大力支持和配合”句中的“适当”、“大力”都是很有伸缩度、灵活度的词汇，这种灵活度非常有利于发文机关和执行机关的工作。
有些时候，用模糊词语表述客观事物的某种程度更为得体，如“长足的进步”、“较大的提高”、“高度的评价”、“难以估量的损失”等，那么就应当使用模糊语言。对若干特殊文件来说，使用模糊语言进行委婉表述更是必不可少，例如《中美联合公报》有“由于众所周知的原因，中美关系曾经一度处于紧张状态”一句，用了“众所周知”，就成功回避了彼此心照不宣的往事，以免令人尴尬。
公文常用的模糊语言有哪些呢？概括起来，大致有以下五类：
（1）表示时间的主要有：最近、近日、近期、近来、目前、当前、以前、从前、过去、将来、将要、正在、一度、一直、一贯、许久、良久、长期、偶尔、有时、临时、前后、前几天、前些年、一段时间、适当时候、一个时期以来、今后几年、大部分时间等。
（2）表示范围的主要有：每、各、数、个别、特殊、有的、一些、有些、某种、主要、基本、总的、部分、一部分、方面、某方面、少数、多数、大多数、绝大多数、许多、不少、几个、广大、广泛、任何、有关、相关、相应、将近、其他、其余、适当、以内、以外、以上、以下、大于、小于、左右等。
（3）表示程度的主要有：略、略微、很、最、极、极其、一定、十分、非常、异常、特别、显著、充分、足够、重大、特大、普遍、一段、几乎、逐步、有所、比较、更加、深入、差不多、长足的、大力的、高度的、难以估量的、大体上、基本上、原则上、进一步、程度不同等。
（4）表示频率的主要有：一再、再度、再三、多次、屡次、屡屡、频频、连连、次次、回回、往往、经常、不断、陆续、接近、反复、接二连三、连续不断、三令五申、三番五次、隔三岔五等。
（5）表示语气的主要有：大约、大概、可能、也许、或许、预计、估计等。
在公文写作中恰当地运用模糊语言，可收到非常积极的表达效果。主要表现在：
（1）对某些自身带有模糊性或不便用准确性语言表述的客观对象，运用模糊语言可达到表述上的相对准确性。
（2）对文稿中涉及范围较广、又不宜一一提及的客观对象，运用模糊语言可进行高度凝练的概括，以避免文字的冗长。
（3）对文稿中带有特殊性的或不适于用准确词语加以限定的对象，运用模糊语言就留有了回旋余地。
总之，模糊语言只要运用得恰到好处，就能起到准确语言不可替代的作用。
模糊语言在公文写作中固然必不可少，但也不可滥用，否则必然适得其反。公文使用模糊语言，应注意以下三点：
1．根据文稿特定的语境，决定是否使用模糊语言
模糊语言只能用在前述的几种情况、用在不得不用之处。在公文写作中，不可无原则、无条件地随意使用模糊语言——不能利用模糊语言回避文稿中应有的准确；不能利用模糊语言推卸撰稿中过细的工作；不能借模糊语言减轻工作的压力；不能用模糊语言掩饰工作中的问题。应当做到，该使用精确语言的就不用模糊语言。例如农业部等五部门在给国务院的一份报告中写道：“检查中，省、地、县、乡共组织干部培训班67822期，培训各级干部625万人次，召开各种座谈会43.7万次，走访了692万农户。各地普遍反映，这次大检查是近几年减轻农民负担工作中涉及面最广、影响最大的一次活动。”这段话中的数字如果用模糊语言写成“共组织干部培训班6万多期，培训各级干部大约600万人次，召开各种座谈会40万次以上，走访了将近700万农户”，就显得工作做得不是很细、数字统计不是很准，语句也不如前面得体。
2．根据文稿需要，必须使用模糊语言的就不要强用准确词语
在实际工作中，撰写公文时经常遇到不便使用准确词语和使用准确词语无法表达的情况，此时就必须使用模糊语言。例如国务院办公厅在给云南省人民政府的一份复函中写道：“有关部门和单位正在研究拟定21世纪初中国扶贫开发纲要，将充分考虑你省7个特困少数民族的实际情况，继续予以扶持。其他少数民族的扶贫问题也将统筹考虑。”如果把其中的模糊语言都去掉，把拟定“扶贫纲要”的部门、单位的名称以及7个甚至其他所有少数民族的名称都一一写入，这份文件必会给人以琐细冗长的感觉。再比如国家税务总局所发的一份通知，开头便是“近来各地屡有询问”，用模糊语言概括得很精练。如将其换用准确词语来说，效果肯定要大打折扣。
3．根据词义内涵，应该仔细推敲、恰到好处地使用模糊语言
模糊语言的每一类都有许多近义词，若不仔细区分其间的细微差别，把握每一词语的伸缩程度、适用范围，就不能恰当使用。例如“近日、近期、近来”三个词的含义就有由近渐远的区别，再如“原则上、大体上、基本上”三个词的含义也有着由轻到重的不同。因此，选用模糊语言一定要确实把握其含义，力求做到准确使用。