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企业办公室应当根据企业的实际需要和自身工作的客观要求，制定出一系列合理有效的规章和制度，使企业办公室工作不断科学化、制度化和规范化。企业办公室必须采取以下管理原则：
1．责任管理
在明确办公室总任务的前提下，把责任分解到每个成员，克服工作的随意性和盲目性。
2．规范化管理
办公室的每项工作都要遵循严格规章制度。并不断总结经验，使它更加完善。例如事务处理要按照制定的程序进行。
3．常规化管理
要明确规定周、月、季、年的常规工作，如每周的厂务会议安排，月度的工作总结，年度的生产计划以及固定假日的常规工作等。
4．自动化管理
要提高办公室的工作效率，必须随着现代科学技术的发展，不断引进现代化的办公设备和技术，如计算机、复印机、传真机、传呼机以及缩微技术等。
办公室工作涉及方方面面、上上下下、里里外外，大到辅助决策，小到打水扫地，面对如此繁杂的工作，要想管理有序，提高效能，就必须采取有效的管理方法。
办公物品一般是指本企业办公所需的各种物品。它的种类比较繁多，大致可以分为以下三类：办公用具，包括办公桌、坐椅、沙发、档案柜、书架、杂志架、衣架、台灯和卡片架等；办公设备，属于文书方面的有打字机、印刷机、复印机、照相机、收录机、扩音机等，属于计算方面的有计算尺、计算机等，属于通讯方面的有电报机、电话机、传真机、电视机和对讲机等，另外，还有办公室的钟、装订机等；办公书籍，即办公必备的图书资料，如地图、字典、图表、法规、工作手册等。搞好办公物品的管理，要注意抓好采购、保管、发放使用三个环节，具体可参见第十章相关内容。
□ 办公布局
第一条 办公布局应合理、美观，便于内部公务沟通和住处流转，便于外来人员办事。
第二条 办公布局应注意与外界接触较多部门，如收发室、传达室等，在公司办公区域入口处。
第三条 办公布局应注意行政、综合协调部门，设在办公区域的中心位置。
第四条 办公布局应注意财务、电脑网络中心、机要、档案等部门，设在办公区域的最里处。
第五条 办公布局应注意联系密切的部门，如党、团、工会，应就近安排在一起。
□ 办公空间设置
第六条 办公空间设置应符合公司经营风格最大限度地发挥办公空间效能。
第七条 办公空间设置应营造人性化办公的氛围有利于卫生清扫和消防安全。
第八条 在办公空间设置时，根据公司形象系统（CIS）方案，为办公场所选用相应的标志颜色和主、辅助色。
第九条 在办公空间设置时，办公桌的排列应按直线对称的原则和工作流程线的顺序，其流径以最接近直线为宜，防止逆流与交叉现象。
第十条 在办公空间设置时，各座位间的通道要适当。
第十一条 在办公空间设置时，光线应来自左前方，以保护视力。
第十二条 在办公空间设置时，常用的设备应放在使用者的近处。
第十三条 在办公空间设置时，各部门铭牌在合适位置钉挂。
第十四条 在办公空间设置时，办公桌、柜、箱、橱顶上不得乱堆文件、杂物。
第十五条 在办公空间设置时，总经理等高级人员办公间设于大办公室之一端，用落地玻璃隔间。
第十六条 在办公空间设置时，各部门座位采用同一方向（列），前排为职工、中排为主管、后排为部门经理。
第十七条 在办公空间设置时，接待外来访客频繁的员工，座位靠近总台或入门处。
第十八条 在办公空间设置时，总台附近设长沙发和茶几接待来宾，在总经理套间内或旁边设会议室或洽谈室。
第十九条 在办公空间设置时，办公桌单独排列，如确因场地需要，两桌可并排。
第二十条 在办公空间设置时，大开间中央办公区每一办公桌可用隔板隔成半封闭个人工作间。
第二十一条 在办公空间设置时，财会和行政秘书（打字、档案）应设独立的小办公间。
□ 办公设备
第二十二条 办公设备的置购应把握有助于提高工作效率和效益的原则，符合人机工程原理，减少人员疲劳，不损害健康。
第二十三条 办公设备包括：办公桌、椅电脑台、椅沙发、茶几、电脑（主机、打印机、扫描仪）、网络系统、复印机、装帧（订）机、塑封机、文件破碎机、传真机、电话设备、电话总机、单机、手机、BP机、投影仪、音响、放像、放扩声系统、录音机、照相机、录像机、工作台灯、文件柜、保险箱、冷热饮水器、空气清新机、负离子发生加湿器、抽湿机、吸尘器、干衣机衣架、更衣柜等。
□ 办公环境
第二十四条 确保办公室的光照条件，使之有适量的光度和光质。
第二十五条 确保办公室的通风条件，使之空气流通，不混浊。
第二十六条 办公区域不应有较大噪声，禁止用高音嗽叭广播，保持相对安静。
第二十七条 办公场所谢绝以员工个人为目标的各类商品的上门推销。
第二十八条 办公区域在工间和午休时，可播放以轻音乐为主的背景音乐。
第二十九条 搞好办公场所的卫生保洁工作。
第三十条 在办公室风外广植花草，见缝插绿、种绿，美化环境。
第三十一条 与毗邻企事业单位和睦相处、团结互助，建立良好社区关系。
第一条 本公司办公用品、办公设备、低值易耗品、通信设备的采购、保管与发放，由公司行政部全权负责。
第二条 办公物品的申请及购置遵循以下程序：各部门将所需办公用品提前10个工作日报至行政部，行政部根据实际用量和库存情况制定购置计划，经总裁批准后购置。
第三条 通信设备、特需办公用品和低值易耗品，须经主管总裁批准，由行政部负责购置，然后记入备用品保管账目。
第四条 备用品发放采取定期发放制度，每月的5日和20日办理，其他时间不予办理。
第五条 本公司的备用品保管实行“三清、两齐、三一致”，即材料清、账目清、数量清，摆放整齐、库房整齐，账、卡、物一致，做到日清月结。
第六条 本公司的备用品仓库有行政部负责，备用品入库需根据《入库单》严格检查品种、数量、质量、规格、单价是否与进货相符，按手续验收入库，登记入账。
第七条 在日清月结的条件下，月末必须对所有单据按部门统计，及时转到财务部结算。
第八条 各部门设立耐用办公用品档案卡，由行政部定期检查使用情况，如非正常损坏或丢失，由当事人赔偿。
第九条 行政部负责收回公司调离人员的办公用品和物品。
第十条 行政部建立公司固定资产总账，对每件物品要进行编号，每年进行一次普查。
第一条 为规范本公司办公用品的发放，减少办公用品损耗量，特制定本规定。
第二条 公司各部门在领取、使用办公用品时，应严格遵守节约、高效利用的原则。
第三条 各部门办公用品应指定专人管理。
第四条 各部门应于每月25日前将下月所需办公用品计划报办公室。办公室于每月5日前一次性发放各部门所需办公用品。
第五条 采购人员须根据计划需要采购，保证供应。
第六条 办公用品入库和发放应及时记账，做到账物相符。
第七条 任何人未经允许不得进入办公用品库房，不得挪用办公用品及其他物资。库房要做到类别清楚、码放整齐。
第八条 加强库房管理和消防工作，防止失盗、失火。
第一条 为使本公司办公文具用品管理规范化，特制定本制度。
第二条 本制度所称办公文具分为消耗品、管理消耗品及管理品三种，具体定义如下：
1．消耗品：铅笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、笔记本、复写纸、卷宗、标签、便条纸、信纸、橡皮、夹子等。
2．管理消耗品：签字笔、荧光笔、修正液、电池、直线纸等。
3．管理品：剪刀、美工刀、订书机、打孔机、钢笔、打码机、姓名章、日期章、日期戳、计算机、印泥等。
第三条 本公司的文具用品分为个人领用与部门领用两种。个人领用指个人使用保管的用品，如圆珠笔、橡皮、直尺等。部门领用指本部门共同使用的用品，如打孔机、订书机、打码机等。
第四条 本公司的消耗品可依据历史记录（如以过去半年耗用平均数）、经验法则（估计消耗时间）设定领用管理基准（如圆珠笔每月每人发放一支），并可随部门或人员的工作状况调整发放时间。
第五条 本公司的消耗品应限定人员使用，自第三次发放起，必须以旧品替换新品，但纯消耗品（如直线纸）不在此限。
第六条 本公司的管理品移交时如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿、自购。
第七条 本公司的文具的申请应于每月25日由各部门提出“文具用品申请单”，交管理部统一采购，并于次月一日发放，但管理性文具的申请不受上述时间限制。
第八条 本公司各部门设立“文具用品领用记录卡”，由管理部统一保管，在文具领用时作登录使用，并控制文具领用状况。
第九条 文具用品一般由管理部向文具批发商采购，其中必需品、采购不易或耗用量大的物品，应酌量库存，管理部无法采购的特殊文具，可以经管理部同意并授权各部门自行采购。
第十条 新进人员到职时由各部门提出文具申请单向管理部领取文具，并列入领用卡，人员离职时，应将剩余文具一并交管理部。
文具用品一览表如表10-1所示：
表10-1 文具用品一览表
续表
办公用品需求计划表如表10-2所示：
表10-2 办公用品需求计划表
办公用品请购单如表10-3所示：
表10-3 办公用品请购单
办公用品登记卡如表10-4所示：
表10-4 办公用品登记卡
办公用品领用卡如表10-5所示：
表10-5 办公用品领用卡
